¿Quieres saber si otro despacho puede encargarse de conciliar las cuentas bancarias de una parte de tu cartera? Pídele que resuelva un mes ficticio y devuelva dos cosas: los movimientos que ha podido casar y las diferencias que necesitan una decisión de tu equipo. Una prueba así permite comprobar si podrás revisar su trabajo antes de abrir accesos a una cartera real.
La colaboración entre despachos requiere acordar alcance, capacidad, responsabilidades y presupuesto antes del encargo. El ejercicio que sigue sirve para preparar esa conversación. Puedes adaptarlo al tipo de cuentas que lleváis y al modo en que vuestro programa exporta los movimientos.
Elige un mes que contenga las dudas que os quitan tiempo
Prepara un extracto bancario ficticio y una copia inventada del mayor para el mismo mes. Añade una referencia corta a cada línea. Incluye suficientes cobros y pagos claros para que se vea cómo se enlazan y reserva unos pocos movimientos para probar qué hace el otro equipo cuando falta una pieza.
Si la cartera cobra mucho por tarjeta, interesa saber cómo se documenta la diferencia entre un abono agrupado y las ventas que lo componen. Si hay varias cuentas, prueba una transferencia interna de la que falte el extracto de destino. Para una cartera sencilla quizá baste con un recibo devuelto y un pago repetido. Elige diferencias que vuestro equipo vea de verdad, con importes y referencias inventados para este ejercicio.
Entrega junto a los archivos una nota corta que explique el período y qué saldos sirven de punto de partida. Pide que se identifique cualquier dato que falte. Si ya tenéis un formato de entrega que os funciona, facilita un ejemplo vacío. Eso ayuda a distinguir un problema de conciliación de una simple diferencia en los nombres de las columnas.
Pide un resultado que puedas revisar línea a línea
Para las coincidencias, basta una relación que permita localizar el apunte del banco y el registro del mayor. Para cada diferencia, pide el importe, la fecha y la pregunta que permitiría resolverla. Así, quien revise puede volver al origen y comprobar qué se ha hecho sin repetir el trabajo desde el principio.
| Movimiento de prueba | Resultado que puedes revisar |
|---|---|
| Dos pagos del mismo importe | El informe distingue fechas y referencias antes de dar cada pago por conciliado. |
| Abono de tarjeta inferior a las ventas agrupadas | Se localiza la liquidación necesaria para comprobar cómo se forma el importe neto. |
| Transferencia que solo aparece en una cuenta | Queda identificado el extracto que falta para confirmar el movimiento correspondiente. |
| Recibo con un cargo y una devolución | Se muestran ambos movimientos y se señala qué queda por aclarar sobre el cobro original. |
Si quieres ensayar este reparto de trabajo, puedes plantear a Alexis qué diferencias debería resolver el despacho de apoyo. Describe el flujo que utilizáis y lo que queréis poder comprobar al recibirlo.
El abono cuadra por importe y todavía falta una pieza
Supuesto ilustrativo. Una tienda ficticia tiene un abono por tarjeta que coincide con la suma de dos ventas de un día. En el archivo del banco aparece la fecha del ingreso, pero el ejercicio se ha preparado sin la liquidación que identifica las ventas de ese abono.
El equipo de apoyo encuentra una coincidencia que parece razonable. La fecha y el importe ayudan a buscar, pero hay otras ventas del mismo importe en el fichero. La forma de resolverlo es pedir la liquidación, que permite comparar las referencias del cobro con las ventas concretas.
Mientras llega ese dato, el resultado del ejercicio deja el abono pendiente y propone qué información lo cerraría. La persona que revisa puede validar ese tratamiento aunque el saldo todavía no quede conciliado. El valor de la prueba está en descubrir cómo se maneja esa duda, que es precisamente la situación que quedaría oculta si solo se pidiera el saldo final.
Decide qué cuentas podrían pasar al encargo
Dedica la revisión a los puntos donde una decisión cambia el trabajo. Si las cuentas con transferencias están bien identificadas y las liquidaciones de tarjeta requieren aclaraciones frecuentes, puedes plantear un encargo inicial para el primer bloque. Para el segundo, podéis acordar que tu despacho aporte las liquidaciones antes de cada entrega y valorar después si compensa incorporarlo.
Anota qué información pondrá tu equipo, quién responderá las preguntas sobre cada diferencia y qué revisará la persona que acepte la entrega. Ese acuerdo ayuda a presupuestar el encargo concreto. Si más adelante se va a acceder a datos personales, la organización del tratamiento se acuerda antes de abrir los accesos. Cuando un proveedor trata datos personales por cuenta del responsable como encargado, debe existir un contrato u otro acto jurídico que regule ese tratamiento.
Si antes necesitas aclarar qué resultado podría revisar tu equipo, puedes consultar a Alexis por WhatsApp.
En Colabora con Taxea puedes consultar las vías disponibles. Para plantear este tipo de apoyo, cuenta qué mes de prueba prepararías y qué entrega tendría que revisar tu equipo. Con ese punto de partida podéis concretar el trabajo antes de valorar capacidad y presupuesto.
Fuentes oficiales
El encargo de tratamiento se contrasta con el artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos. El diseño del ejercicio de conciliación es una propuesta de trabajo para que ambos despachos puedan valorar el encargo.