Vas a cambiar de operador de facturación electrónica y aún puedes entrar al servicio anterior. ¿Qué archivos necesitas conservar para poder consultar tus facturas emitidas después del cambio? Recupera los documentos en el formato en que se enviaron o recibieron y la información asociada que necesitas para comprobarlos. Abre una muestra fuera de la plataforma antigua. Contrasta qué números y períodos contiene la exportación antes de cerrar el acceso.
Identifica qué guarda la aplicación anterior
Mira qué formatos ofrece el proveedor y qué relación exporta con ellos. Puedes encontrar una lista de números e importes y, por separado, los archivos correspondientes. Empieza por localizar algunas facturas de distintos períodos y comprueba qué descarga corresponde a cada una. Si la aplicación muestra archivos vinculados o información de verificación, pregunta cómo se conserva fuera del servicio.
El Reglamento de facturación exige asegurar la legibilidad en el formato original en la conservación electrónica, incluida, en su caso, la de los datos asociados y los mecanismos de verificación. Al preparar el cambio, revisa qué material necesitas para que el documento pueda abrirse e interpretarse fuera del operador. Una exportación que contiene solo una lista de referencias puede servir como índice.
Comprueba qué puedes abrir y qué solo puedes localizar
Guarda los archivos en una ubicación a la que puedan acceder las personas que necesiten consultarlos. Abre algunos documentos con los medios que vaya a utilizar el equipo después del cambio. Revisa si puedes leer cada factura completa y localizar el registro que la identifica. Si algún enlace depende de iniciar sesión en el proveedor antiguo, consulta qué alternativa ofrece antes de cerrar el contrato.
| Qué trae la exportación | Qué conviene comprobar fuera del servicio | |
|---|---|
| Una hoja con la relación de facturas | Si existe un archivo correspondiente a cada referencia | |
| Un conjunto de documentos descargados | Si puedes leer el formato original y reconocer los períodos | |
| Datos de verificación por separado | Si puedes vincularlos con el archivo al que corresponden | |
| Una factura rectificativa o una copia | Qué relación conserva con la operación y su documento original | |
Si la exportación solo te muestra una lista de números, explica a Alexis qué documentos sí puedes abrir fuera del operador. Esa diferencia permite pedir la descarga que falta antes de perder el acceso.
El histórico se podía buscar, pero faltaban los archivos
Caso ilustrativo. Una pequeña empresa cambia de programa y descarga el listado de facturas del año. Busca una factura antigua por su número y la encuentra en la tabla. Al intentar abrirla desde un equipo que no tiene sesión iniciada, el enlace lleva a una pantalla de acceso del proveedor anterior.
La empresa conserva el listado como índice y pide una exportación que incluya los archivos que pueda consultar fuera del servicio. Cuando la recibe, comprueba varias facturas de diferentes fechas y revisa que las referencias coincidan con las de la hoja.
Ahora puede recuperar el documento a partir de su número y del archivo correspondiente. Si falta un período, queda identificado antes de dar por cerrada la migración. El ejemplo no presupone que todos los operadores ofrezcan el mismo formato de exportación.
Prepara el cierre después de verificar el acceso
Antes de terminar, comprueba que quienes llevan la facturación saben dónde está el histórico. Documenta los períodos exportados y las incidencias que siguen abiertas. Si mantienes otro soporte necesario para comprobar una factura, deja una referencia que permita localizarlo al abrir el documento. El momento útil para comprobarlo es mientras todavía tienes acceso al servicio anterior.
Prueba también con una factura que tenga una rectificación posterior o con una que se entregó en un formato distinto del habitual. Esas dos comprobaciones pueden revelar un enlace roto que no aparece si eliges solo las últimas facturas. Anota qué muestra comprobaste, con qué herramienta la abriste y qué falta revisar. Si el proveedor confirma una segunda exportación, guarda su fecha y revisa si completa el histórico anterior o repite parte de él.
La guía de facturación recoge el contexto de los documentos que estás revisando. Para organizar el traslado, indica a Alexis qué períodos has exportado, qué formatos se abren y qué archivos siguen dependiendo del operador anterior.