¿Quieres seguir tus presentaciones y comisiones sin dar a todo el equipo acceso a los cobros de los clientes? Separa la información necesaria para presentar y seguir una oportunidad de la que sirve para comprobar la liquidación. Un colaborador puede preguntar por su propia atribución y por el período correspondiente sin abrir los documentos bancarios o contractuales del cliente.
Si una misma hoja empieza recogiendo contactos y termina incluyendo justificantes, cada fila acaba mezclando tareas de personas distintas. Antes de añadir otra columna, pregunta qué decisión permite tomar y quién necesita verla. Las respuestas te ayudarán a distinguir una actualización útil de un dato que solo debe circular por el canal de liquidación.
Identifica qué decisiones toma cada persona
Quien presenta una oportunidad necesita poder identificar su presentación, saber si debe aportar alguna aclaración y evitar abrir una segunda ficha por error. Para eso puede bastar una referencia, la fecha y un estado que se entienda. Quien comprueba una comisión necesita además saber qué período se está liquidando y a qué atribución corresponde el movimiento.
El RGPD exige que los datos personales se traten con una seguridad adecuada, incluida la protección frente al tratamiento no autorizado. Si varios colaboradores participan en un equipo, eso no implica que todos necesiten el detalle de cada caso. Decide qué necesita cada función y comprueba quién tiene permiso para consultarlo antes de compartir una relación de oportunidades.
Usa una referencia común y separa el detalle
Piensa en una referencia que se conserve durante el recorrido. Si cambia el nombre con el que identificaste la oportunidad o la persona que habla con el despacho, esa referencia permite preguntar por el caso sin volver a enviar toda la información. Si hace falta un detalle, intercámbialo con quien resuelva esa pregunta.
| Pregunta que tienes | Información que permite resolverla |
|---|---|
| ¿Recibisteis mi presentación? | Referencia de la oportunidad y fecha en que se remitió |
| ¿Este caso figura en mi liquidación? | Referencia de atribución y período que se está revisando |
| ¿Por qué el movimiento aparece como pendiente? | Una aclaración sobre el estado, por el canal de liquidación |
| ¿Puede otra persona seguir mi conversación? | Lo necesario para continuar la presentación y saber cuál fue el último paso |
La mensualidad impagada se registra como pendiente de comisión y se regulariza al cobrarse, respetando el régimen de devengo y pago aplicable. Preguntar por ese estado puede ser necesario para comprobar la liquidación. Para una primera consulta basta señalar el período y el movimiento que genera la duda. El colaborador no tiene que solicitar al cliente que le envíe su extracto para explicar una diferencia.
El equipo de captación no necesita ver el extracto
En un supuesto ilustrativo, dos personas colaboran en la presentación de una empresa. Quien llevó la primera conversación registra la fecha y una referencia. La segunda se incorpora para ayudar con futuras oportunidades y pregunta qué ocurrió con ese caso. En paralelo hay una duda sobre la comisión de un mes.
El equipo puede comprobar la presentación sin mostrar el justificante de cobro. La persona a quien corresponda revisar la liquidación plantea esa otra consulta por separado e identifica el movimiento con la misma referencia. La respuesta sobre el período queda vinculada al caso, pero no aparece junto con el listado de oportunidades que consulta el resto del equipo.
Así cada persona puede resolver su duda y detectar un posible error de atribución sin tener acceso a toda la documentación. El mismo criterio sirve si el registro que usas se lleva por correo en vez de en una hoja compartida.
Antes de compartir un fichero que has preparado por tu cuenta, comprueba con una fila de prueba qué puede abrir cada persona: también los adjuntos, comentarios y enlaces a otras pestañas. Un filtro que oculta registros en pantalla no basta para controlar su acceso. Si no puedes verificar los permisos, conserva por separado tu seguimiento y pide al despacho que confirme la diferencia con la referencia del caso.
Pregunta cómo se comprueba tu liquidación
El registro puede ser manual hasta disponer de herramientas verificadas; no se anuncia una app exclusiva como si ya estuviera disponible. Si vas a organizar tu seguimiento, puedes consultar cómo se registran y comprueban las presentaciones comerciales con Taxea. Aclara qué información recibirás para identificar tus casos y a quién puedes dirigir una duda sobre el período.
Las opciones generales están en Colabora con Taxea. Si tienes que trasladar una diferencia concreta, indica a Alexis la referencia y el período que quieres cotejar en tu seguimiento. Si el motivo puede resolverse con esos dos datos, evita adjuntar copias de documentos del cliente.
Fuentes oficiales
BOE: Reglamento (UE) 2016/679, artículo 5.1.f, con las correcciones de 2018 y de 2021 comprobadas.