El promotor te pide la factura del último hito de arquitectura. La documentación que vas a entregar incorpora cambios respecto del proyecto inicial. ¿Qué referencia conviene poner en la factura? Describe el servicio efectivamente prestado e identifica el hito y la versión entregada. Guarda aparte la relación de los documentos que permitan seguir los cambios. Si alguno sigue pendiente de aprobación, deja esa circunstancia clara en la entrega.
La factura tiene que permitir reconocer qué trabajo cobras. La documentación técnica explica qué se entregó, qué se aprobó y qué sigue abierto. El número de versión sirve para unir esos documentos sin trasladar a la factura todo el expediente.
Identifica la entrega que activa el hito
Recupera el presupuesto o contrato y lee cómo describe el último hito. Puede hablar de entregar planos finales, de un documento de cierre o de una fase de dirección de obra. Compara la descripción con lo que has enviado y con la fecha de entrega que puedes acreditar.
Si el encargo se amplió, comprueba si hubo una aceptación separada. Una referencia a la ampliación ayuda a quien reciba la factura a distinguir el trabajo original de los cambios. Si aún se está aclarando el alcance del extra, deja visible esa duda antes de incluirlo en el mismo concepto.
Relaciona la descripción y la fecha con los documentos
El artículo 6.1 del Reglamento de facturación exige describir las operaciones e indicar la fecha de su realización cuando sea distinta de la fecha de expedición, con la regla específica para pagos anticipados. La referencia al hito y a la versión ayuda a concretar la descripción. Añade los datos que correspondan según el trabajo y sus documentos.
| Qué tienes delante | Cómo relacionarlo con la factura |
|---|---|
| Proyecto inicial y una entrega final identificada | Usa la referencia del hito y de la versión que entregaste. |
| Un encargo adicional aceptado | Identifica su documento y qué trabajo distinto recoge. |
| Un cambio pendiente de confirmar | Identifica la versión y deja el cambio abierto en el seguimiento técnico. |
En el cierre de una obra, el artículo 7 de la Ley de Ordenación de la Edificación prevé que el director de obra facilite al promotor el proyecto con las modificaciones que se hayan aprobado, cuando proceda. Esa entrega permite relacionar la versión técnica con el hito, pero requiere comprobar qué cambios estaban aprobados.
Dos PDF con el mismo nombre de archivo
En un caso ilustrativo, un estudio envía primero unos planos de cierre para observaciones y, días después, una versión con las modificaciones aceptadas. El promotor tiene dos archivos llamados «planos finales» y pide que la factura haga referencia al trabajo entregado.
El estudio comprueba el mensaje de envío y los documentos del encargo. Identifica la fecha y el código de la segunda versión y los utiliza para concretar el hito. Conserva el envío anterior en la carpeta del proyecto, con su estado diferenciado.
Así el promotor puede relacionar el último hito con la entrega correcta aunque los nombres de los archivos coincidan. Si queda una modificación por aprobar, el estudio puede señalarla en la relación de entrega sin presentarla como parte ya cerrada.
Conserva lo necesario para explicar el cobro
Junto a la factura, guarda el encargo, el justificante de entrega y la versión utilizada. Comprueba que la fecha y la referencia que has escrito se entienden también fuera del correo original. Si interviene otra persona del equipo, dale una ubicación clara para encontrar la entrega y los cambios aceptados. Cuando el portal del cliente asigna su propio número de expediente, guarda también la relación entre ese número y el que usas en el estudio. Si la factura vuelve con una pregunta, podrás saber qué entrega está leyendo el promotor sin depender de que alguien recuerde qué archivo envió. Revisa ese vínculo antes de dar por cerrado el hito.
Si la duda se refiere a un pago antes de terminar, consulta cómo documentar los anticipos y las certificaciones. Si ya tienes el hito y las dos versiones, pide a Taxea ayuda para vincular la factura con la versión entregada. Para revisar otros hitos del encargo, consulta las opciones de asesoría para la facturación de tu estudio.