¿El cierre del festival inicia el plazo para justificar la ayuda del ICAA que recibió tu película? Para justificar el gasto, la fecha que cuenta es la del pago. Abre el movimiento del banco y comprueba que corresponde a ese expediente, sobre todo si has recibido más de una subvención en la misma cuenta.
Si todavía no puedes identificar la transferencia, pide que te indiquen el expediente antes de fijar la fecha de cierre. Con ese dato podrás preparar la relación de gastos y los documentos de la participación.
Busca el abono del expediente antes de contar el plazo
Las bases de la ayuda para participar en festivales fijan un plazo de tres meses desde la fecha de pago de la ayuda para acreditar la actividad y justificar el gasto subvencionado. Coteja el importe y la referencia del abono con el expediente. Si el banco muestra dos fechas para el mismo movimiento o una transferencia agrupa importes que no consigues identificar, aclara primero qué fecha de pago consta para esa ayuda.
La fecha de cierre del festival sigue sirviendo para situar la participación y el período de solicitud. El extracto de la convocatoria de marzo de 2026 usa la finalización del certamen para contar el plazo de solicitud de los festivales del segundo período. Cuando ya eres beneficiaria, separa esa fecha de la que necesitas para preparar la justificación.
| Documento | Para qué sirve al cerrar la ayuda |
|---|---|
| Programa o comunicación del festival | Identifica el certamen y la participación de la película. |
| Resolución de concesión | Identifica el expediente, la película y el importe concedido. |
| Movimiento del abono de la ayuda | Localiza la fecha de pago desde la que se cuenta la justificación. |
Prepara la relación antes de que te pidan las facturas
Las bases prevén la justificación mediante cuenta justificativa simplificada y la comprobación de justificantes por muestreo. Anota cada gasto de la participación con su proveedor, importe, fecha y documento de pago. Si una agencia gestionó varios viajes o trabajos de promoción, revisa que puedas enlazar el gasto de esta película con lo que aparece en el pedido y con el pago realizado.
Guarda los justificantes aunque aún no te los hayan pedido individualmente. Los necesitas para responder si el gasto se incluye en el muestreo. Para la actividad, conserva el programa, la invitación o la comunicación de selección junto a los documentos que permitan acreditar lo que se realizó. Si hubo más de una proyección o la promoción se hizo en varios días, identifica cuáles corresponden al certamen de la ayuda.
El certamen termina y el abono llega más tarde
En un caso ilustrativo, una productora lleva un corto a un festival de septiembre. La resolución llega semanas después y la transferencia se recibe más tarde. En la hoja del proyecto solo estaba anotada la fecha de la última proyección.
La productora busca el abono de la ayuda y lo coteja con el importe de la concesión. Con la fecha de pago identificada, fija su fecha de preparación y comprueba qué necesita para acreditar el viaje y la promoción de la película.
Al revisar los documentos, detecta que un recibo de la agencia de viajes corresponde a otra película. Lo deja fuera de la relación y recupera el justificante que sí identifica el desplazamiento de su equipo al festival. Así puede explicar tanto la fecha desde la que contó el plazo como la relación de cada pago con la actividad.
Guarda juntos el envío y la documentación que lo respalda
Antes de enviar, comprueba que el formulario corresponde al expediente de participación de la película. Guarda el justificante de entrega con la relación que se presentó, porque una hoja de trabajo que sigas editando después puede contener otros importes. Si el ICAA pide una factura, podrás recuperar cuál se incluyó y qué pago le corresponde.
La guía sobre la ayuda para organizar festivales cubre el caso de la entidad organizadora. Si tu productora recibió el abono y tienes dudas sobre qué expediente es, consulta con Alexis cómo cotejar la concesión y el movimiento. Cuando tengas preparada la relación de gastos, pide a Alexis que revise el cierre de la ayuda de tu película.