El proveedor te envía en noviembre el duplicado de una factura que ya estaba contabilizada en el trimestre anterior. ¿La registras otra vez? Busca primero el número, la fecha y el proveedor en tu archivo. Si el documento corresponde a la misma operación que ya registraste, vincúlalo a ese asiento y conserva el rastro de cuándo llegó. Si cambia algún dato de la factura, pide que te expliquen la diferencia antes de incorporarla.
Busca la factura por sus datos, no por la fecha del correo
El mensaje del proveedor puede llegar semanas después del cierre y el fichero puede llevar la fecha del envío en su nombre. Abre el documento y localiza la serie, el número, el proveedor y la fecha que identifica la factura. Busca esos datos en el registro que preparaste al cerrar el trimestre.
Si solo encuentras el pago, comprueba si existe un asiento de la factura o un movimiento bancario pendiente de relacionar. Si el asiento aparece, abre sus anexos para saber qué documento había guardado la gestoría. Así podrás decidir si el duplicado completa el archivo o si hay una diferencia pendiente de revisar.
Si el programa agrupa varias operaciones en un asiento, busca también en el registro auxiliar. Revisa qué referencia vincula el asiento con el proveedor y qué documento explica su importe. A veces la referencia que necesitas está en la ficha del gasto aunque el asiento muestre el total del lote de facturas.
Distingue un duplicado de una factura cuyos datos han cambiado
El Reglamento de facturación permite expedir un duplicado cuando se pierde el original. Los duplicados previstos en el artículo 14 tienen la misma eficacia que los documentos originales. En cada ejemplar duplicado debe figurar la palabra «duplicado». Esos datos permiten relacionar lo que acabas de recibir con la operación que ya estaba registrada.
| Qué encuentras al compararlo | Qué revisar antes de registrar |
|---|---|
| El duplicado coincide con la factura registrada | Adjúntalo al asiento de la operación e identifica cuándo se recibió. |
| El documento muestra otro importe o destinatario | Pide al proveedor que aclare el cambio y qué documento corresponde. |
| Solo tienes el pago, sin asiento identificado | Comprueba en qué período y con qué documentación se trató la operación. |
El mismo número de factura vuelve en otro archivo
En un caso ilustrativo, una empresa registró una factura de reparación y pagó al proveedor antes del cierre. Cuando ordenó sus documentos, descubrió que había perdido el original. El proveedor envió un duplicado el mes siguiente.
La persona que lleva la contabilidad busca el número y localiza el asiento de la reparación. Coteja el proveedor, la descripción y el importe con el nuevo PDF. Comprueba también que el pago está asociado a la misma factura.
Como el documento corresponde a la misma operación, lo incorpora a su expediente, donde deja anotada la fecha de recepción. El archivo queda completo y el gasto sigue vinculado al asiento ya registrado. Si hubiera aparecido otro importe, habría pedido al proveedor que aclarara el documento antes de modificar el registro.
Si el proveedor añadió al nombre del PDF la fecha en que lo remitió, conserva ese dato sin usarlo como fecha de la operación. Comprueba que el número que figura dentro del documento es el mismo que tenías anotado. Si el justificante bancario solo menciona un presupuesto, confirma cómo se relaciona con la factura antes de dar por comprobado el pago.
Deja la relación visible para el próximo cierre
El artículo 19 del Reglamento incluye las facturas recibidas entre los documentos que debe conservar un empresario o profesional. Si usas un buzón compartido o trabajas con una gestoría, indica en qué asiento has guardado el duplicado para que quien reciba el mismo correo pueda localizarlo sin volver a procesarlo.
En un buzón compartido, puede haber una copia enviada al cliente y otra a la gestoría. Indica a ambos dónde quedó incorporado el duplicado. Si el programa deja varias versiones en la misma ficha, pon una descripción que permita reconocer el documento recibido después del cierre.
Para recuperar el documento, tienes la guía sobre cómo pedir un duplicado de una factura perdida. Si al abrir el registro aparecen dos anotaciones, consulta con Taxea qué documento respalda cada asiento. Si falta comprobar el cierre, consulta la asesoría para revisar cómo quedó registrada la factura.