Una asistente virtual entra en correo, agenda, CRM y herramientas de pago del cliente. Al terminar, no basta con emitir la última factura: hay que entregar archivos, cerrar permisos y conciliar compras realizadas por cuenta del proyecto. ¿Qué accesos siguen activos y qué evidencia demuestra que el encargo quedó realmente cerrado?
El servicio gana claridad cuando el alcance, las autorizaciones y el cierre se documentan desde el inicio. Esto evita mezclar honorarios, gastos del cliente y recursos propios de la profesional.
Cierre operativo de una asistencia virtual
| Área | Entrega | Confirmación |
|---|---|---|
| Accesos | Lista de usuarios | Revocación |
| Tareas | Estado y archivos | Recepción |
| Gastos | Facturas y reembolsos | Conciliación |
| Factura | Periodo final | Saldo |
El inventario de accesos acompaña a la hoja de encargo
Lista herramienta, nivel de permiso, persona responsable y fecha de alta. Evita compartir contraseñas por canales inseguros y utiliza usuarios individuales cuando el sistema lo permita. La lista demuestra qué podía hacer la asistente sin atribuirle decisiones que siguieron en manos del cliente.
Si este punto no coincide con tus documentos, puedes Revisar con Taxea los gastos y la factura final del encargo. Taxea comprobará el encargo, los movimientos y la pieza que falta antes de proponer el siguiente paso.
Las tareas necesitan una unidad reconocible
Define si se factura por horas, bolsa, periodo o entregable. Conserva partes breves, solicitudes y resultados. No conviertas cada correo en evidencia; selecciona los hitos que permiten relacionar tiempo, trabajo y factura sin revelar datos innecesarios.
Los gastos autorizados se separan de los honorarios
Si la asistente compra una licencia o mensajería, guarda autorización, factura y reembolso. Comprueba a nombre de quién se emitió. No llames suplido a cualquier cantidad adelantada ni la incorpores al honorario sin revisar el circuito documental.
La salida devuelve control al cliente
Entrega archivos, estado de tareas, incidencias y próximos vencimientos. Revoca accesos y conserva confirmación. La factura final debe describir el periodo o hito y no prometer tareas futuras que quedaron fuera.
Para cerrar el caso con sus importes y fechas, puedes Preparar con Taxea un cierre documentado de la asistencia virtual. Prepara los documentos citados y una cronología breve; Taxea revisará su coherencia y la obligación concreta que corresponda.
La guía fiscal del autónomo permite situar esta operación dentro de las obligaciones generales sin mezclarla con otros trámites.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, artículo 2: Los empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad cuando lo exige el Reglamento de facturación.
- Ley 35/2006, artículo 27: La Ley del IRPF considera actividad económica la ordenación por cuenta propia de medios de producción o de recursos humanos para intervenir en bienes o servicios.