El cliente aprobó el informe y pidió la factura, pero su portal exige una orden de compra que nadie creó. La fecha de cierre se acerca y el profesional no puede cargar el documento. ¿Cómo se gestiona un servicio sin orden de compra para facturar sin alterar cuándo ni para quién se prestó?
El trabajo y el trámite administrativo se documentan en pistas paralelas. Propuesta, autorización, entrega y aceptación sostienen la operación; la solicitud de pedido explica el bloqueo. La orden tardía debe enlazarse sin reescribir la historia.
El encargo necesita una autorización identificable
Reúne propuesta, correo, contrato o acta que permitió comenzar. Identifica entidad, alcance y precio. Si solo existe una conversación ambigua, pide confirmación antes de emitir; no inventes un pedido retroactivo para llenar el hueco.
La entrega y aceptación prueban el resultado
Conserva versión enviada, fecha y respuesta del cliente. Distingue aprobación técnica de autorización de pago. Una aceptación sólida no elimina los requisitos del portal, pero evita que la incidencia administrativa borre la prestación realizada.
Esta incidencia se relaciona con el itinerario de facturación e impuestos de Taxea sin convertir el pedido interno en prueba única del servicio.
El pedido tardío debe reflejar la misma operación
Cuando llegue, compara entidad, importe, alcance y fechas. Si introduce cambios, acláralos antes de usarlo. Añade la referencia necesaria a la factura o presentación de acuerdo con su estado, sin emitir documentos duplicados.
Si la orden tardía cambia importe o entidad, puedes pedir a Taxea que compare pedido y servicio entregado. Taxea revisará la divergencia antes de presentar la factura.
Dos pistas para un servicio bloqueado
| Pista | Documento | Qué acredita |
|---|---|---|
| Operación | Propuesta y autorización | Por qué se trabajó |
| Resultado | Entrega y aceptación | Qué recibió el cliente |
| Administración | Solicitud de pedido | Por qué no se carga |
| Cierre | Orden y portal | Cómo se procesa |
El expediente del portal cierra el trámite
Guarda solicitud, escalado, número de pedido, carga y aceptación. La factura debe identificar correctamente a las partes y la operación. No cambies la fecha del servicio para coincidir con el momento en que compras regulariza su circuito.
Cuando compras emita la referencia, puedes encargar a Taxea la revisión del expediente bloqueado. Taxea comprobará autorización, entrega, factura y aceptación en el portal.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, artículo 2: Los empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad cuando lo exige el Reglamento de facturación.
- AEAT, contenido de las facturas: La AEAT incluye entre el contenido de una factura el número y serie, fecha, identificación de expedidor y destinatario y descripción de la operación.