Dos productoras han pagado gastos de la misma película y cada una lleva su contabilidad. ¿Necesitáis dos informes para acreditar el coste? Si corresponde el informe especial de auditoría del ICAA, la orden dispone que sea único cuando la película se hizo entre varias productoras. Antes de entregarle los archivos al auditor, separad quién conserva cada registro y revisad si una partida aparece en más de una relación.
Aclara desde el encargo qué productoras cubre el informe
Si la película fue realizada por varias empresas productoras, la Orden ECD/2784/2015 establece que el informe de auditoría será único. La regla figura en el artículo 6.1 de la orden sobre el reconocimiento del coste. Esta guía parte de un expediente en el que se acredita el coste con ese informe especial.
Al preparar el encargo, identifica a las empresas que han intervenido y a la persona que puede facilitar el registro de cada una. El informe abarca la película. Para preparar su soporte, el auditor necesita saber de qué contabilidad y de qué documentos sale cada partida que se le presenta.
Si ya se han intercambiado hojas de presupuesto durante la producción, averigua cuál se está usando para preparar el estado de coste. El presupuesto que servía para decidir si se contrataba un servicio puede tener una cifra diferente de la registrada después.
Conserva el origen de cada partida
La orden prevé que el auditor estudie los registros contables de la empresa o de las empresas productoras. Organiza las partidas de modo que se pueda llegar desde la relación de coste hasta el registro del que proceden. Para las líneas que necesiten aclaración, señala qué factura y qué justificante puede recuperar cada empresa.
Añade una referencia que se pueda reconocer aunque el concepto interno cambie de nombre. Si en una hoja aparece «mezcla» y en otra «posproducción de sonido», el nombre por sí solo no aclara si describen servicios distintos. Revisa las referencias de factura, la empresa y el alcance del servicio.
Decidid cómo identificar los registros de cada productora antes de mezclar las hojas. Podéis conservar la referencia de origen junto a cada línea y asignar a una persona el seguimiento de las dudas. Si una empresa modifica un archivo, indicad qué líneas cambiaron y guardad la versión que se envió al auditor.
Resuelve las coincidencias antes de enviar los registros
Supuesto ilustrativo. Una productora conserva la factura del estudio de sonido. La otra incluye en su hoja de seguimiento una partida con el mismo importe porque la añadió al presupuesto compartido para seguir el compromiso.
Al cruzar las referencias, el equipo identifica que los dos apuntes describen el mismo encargo. Consulta con cada productora qué registro respalda la operación y si hubo un reparto documentado de la partida.
Con esa aclaración pueden explicar por qué aparecían dos líneas antes de pasar la información al auditor. Si cada una corresponde a un tramo distinto del encargo, dejan constancia de la distinción y de qué documento permite comprobarla.
| Qué aparece al cruzar las hojas | Qué conviene revisar antes del envío |
|---|---|
| Misma factura en ambas relaciones | Qué registro corresponde a la operación y por qué aparece dos veces |
| Importes distintos para el mismo encargo | Qué parte documentó cada empresa y si hay un reparto escrito |
| Una línea de presupuesto sin soporte localizado | Qué documento falta y quién puede recuperarlo |
Si no puedes reconocer el origen de una línea, contrasta con Alexis qué registro conserva cada empresa para esa partida.
Comprueba que la declaración y el informe hablan de la misma película
La ficha del Ministerio de Cultura incluye una declaración del coste detallada por capítulos y partidas. Consulta las instrucciones del trámite de reconocimiento de costes y conserva la versión final de la relación que el equipo ha preparado.
Si una partida se aclaró después de la primera entrega de archivos, marca en qué versión se incorporó la aclaración. Así podéis revisar si la declaración que se presenta se refiere al mismo conjunto que el informe. La guía de Taxea ayuda a organizar las obligaciones y documentos de la producción. Comenta con Alexis cómo estás reuniendo el coste de las productoras antes de entregarlo al auditor.