¿Quieres pedir apoyo contable a otro despacho y solo sabes decir cuántas facturas tiene la cartera? Ese número ayuda, pero no describe todo el trabajo. Antes de pedir una propuesta, explica también cómo llegan los documentos, cuántos movimientos necesitan conciliación y qué parte de la revisión conservará tu equipo. Dos carteras con las mismas facturas pueden requerir tareas muy distintas.
Taxea puede valorar un encargo concreto de una pequeña cartera de autónomos o SL. La colaboración entre despachos requiere acordar alcance, capacidad, responsabilidades y presupuesto antes del encargo. El objetivo de esta preparación es facilitar esa valoración, sin anunciar disponibilidad, precio o plazo de ejecución antes de conocer el trabajo.
Cuenta unidades de trabajo que puedas explicar
Empieza por un período representativo y señala qué has contado. Cien documentos recibidos no equivalen necesariamente a cien facturas contabilizables. Puede haber duplicados, presupuestos, tickets pendientes de completar o liquidaciones que agrupan muchas operaciones. Si todavía no has clasificado la entrada, presenta la cifra como aproximación.
Separa documentos de compra y venta, apuntes bancarios y liquidaciones de cobros. Añade qué información se obtiene del programa y qué requiere intervención. Una integración que importa datos puede reducir una tarea de entrada y dejar intacta la necesidad de comprobar su correspondencia con las operaciones.
Explica también las situaciones poco frecuentes que cambian el trabajo: una cuenta bancaria adicional, cobros por plataformas o documentos en varias monedas. Identificarlas sirve para preguntar si el encargo encaja; no permite dar por incluido su tratamiento técnico ni valorar automáticamente su complejidad.
La forma de recibir los documentos cambia el punto de partida
Un archivo exportado con referencias y un conjunto de imágenes sin identificar no ofrecen el mismo comienzo. Indica qué recibe el despacho de apoyo, con qué frecuencia y quién puede conseguir una aclaración del cliente. Esa descripción evita que una propuesta de registro se entienda después como recuperación documental completa.
El período de muestra también importa. Si eliges un mes especialmente tranquilo, dilo. Si estás describiendo un pico de trabajo, distingue ese exceso de la actividad ordinaria. No presentes una media como si todos los meses tuvieran exactamente la misma carga.
Comentar con Alexis la carga concreta que mi despacho necesita cubrir
Ejemplo ilustrativo: mismo recuento, distinta preparación
Ejemplo ilustrativo. Un despacho compara dos carteras hipotéticas de doscientas facturas mensuales cada una. En la primera, recibe los documentos identificados y los extractos completos. En la segunda, parte de las imágenes está repetida, faltan referencias y hay liquidaciones de una plataforma sin su detalle.
El número de facturas es igual, pero el segundo encargo añade una fase de identificación y petición de información antes del registro. Si se solicita presupuesto únicamente por las doscientas facturas, esa fase queda sin describir y puede confundirse con una tarea ya incluida.
El despacho decide presentar por separado el registro recurrente y la preparación pendiente. La propuesta puede valorar qué parte asumiría cada equipo y cuándo estaría disponible la información. El resultado del ejemplo es un alcance comprensible; no un precio, una estimación de horas ni la aceptación del trabajo por Taxea.
| Dato de partida | Pregunta para la propuesta | Tarea que permite distinguir |
|---|---|---|
| Facturas recibidas | ¿Están identificadas y completas? | Registro frente a preparación documental |
| Movimientos bancarios | ¿Con qué detalle pueden relacionarse? | Importación frente a conciliación |
| Incidencias abiertas | ¿Quién pide y obtiene la aclaración? | Detección frente a gestión con el cliente |
| Información ya revisada | ¿Qué debe volver a comprobar el apoyo? | Ejecución frente a revisión acordada |
Ofrece una muestra que no exponga la cartera
Para describir el volumen puedes empezar con recuentos, tipos de documento y una muestra preparada sin datos identificativos. Quitar el nombre visible no basta si permanecen números de cuenta, referencias de facturas o detalles que permiten reconocer al negocio. No reutilices un expediente real como demostración comercial improvisada.
El RGPD exige que los datos sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad del tratamiento. En esta fase, la finalidad es comprender el encargo propuesto. Si hacen falta datos personales para una evaluación posterior, primero habrá que concretar su necesidad, el canal y el papel de cada parte.
Una maqueta ficticia puede mostrar cómo llega la información sin atribuirla a un cliente. Señala expresamente que es una muestra ilustrativa y qué características representa. No inventes con ella una experiencia real de Taxea ni la presentes como prueba de un trabajo ya realizado.
Pide una respuesta sobre tareas, no solo sobre una cifra
Al recibir la propuesta, comprueba si responde al trabajo que has descrito. ¿Incluye preparar documentos o solo registrarlos? ¿La conciliación se entrega terminada o con diferencias pendientes? ¿Quién revisa una incidencia antes de enviar información al cliente? Esas respuestas permiten entender el presupuesto.
Si cambia el volumen o la forma de entrega, comunícalo antes de tratar el encargo como equivalente. Un acuerdo útil permite saber qué se ha añadido y qué necesita nueva valoración. Tampoco convierte al despacho de apoyo en responsable de todos los servicios de la cartera por recibir una parte de su información.
La página Colabora con Taxea distingue el apoyo entre despachos de las recomendaciones y de la captación comercial. Si buscas capacidad contable, utiliza ese recorrido y describe el trabajo, no una promesa de clientes que Taxea todavía no ha aceptado.
Presentar un bloque de trabajo con volumen, formato y revisión definidos
Fuentes oficiales
Para la minimización de datos se ha consultado el RGPD, artículo 5.1.c. El método de descripción de carga es una propuesta operativa; el alcance y el presupuesto se acuerdan con Taxea antes de cualquier encargo.