Un gasto no se vuelve deducible por pagarlo desde la cuenta del negocio ni por disponer de una factura. Hay que comprobar su relación con la actividad, la justificación, el registro, el ejercicio al que corresponde y las reglas específicas aplicables. Además, deducir un gasto en IRPF y deducir una cuota de IVA son decisiones diferentes.
Esta guía se refiere a actividades de personas físicas en estimación directa dentro del territorio común. Las actividades en estimación objetiva, los regímenes forales y el IGIC requieren sus propias comprobaciones. El objetivo es preparar un expediente que permita revisar cada partida, sin convertir una lista general de conceptos en una autorización automática.
Qué se comprueba antes de admitir un gasto
La Ley del IRPF regula la determinación del rendimiento neto de las actividades económicas y sus especialidades. La documentación debe permitir explicar qué se adquirió, para qué se utilizó y cómo se relaciona con el trabajo. Una compra puede ser real y estar pagada, pero corresponder total o parcialmente a necesidades particulares.
En operaciones realizadas por empresarios o profesionales, la Ley General Tributaria establece la factura como medio prioritario de justificación en los términos de su artículo 106.4. La factura no es una prueba privilegiada que cierre por sí sola cualquier discusión sobre la realidad de la operación. Conserva, cuando resulte necesario, contratos, entregas, presupuestos y otras evidencias del trabajo.
El registro y la imputación temporal también importan. No todos los gastos se imputan por la fecha de pago y no todas las compras se deducen íntegramente en el momento de adquirirlas. Identifica el criterio aplicable a tu actividad antes de utilizar la conciliación bancaria como base del cálculo fiscal.
| Pregunta | Documento o dato útil | Qué hacer si falta |
|---|---|---|
| ¿Qué se compró? | Factura y descripción identificable | Pedir aclaración al proveedor |
| ¿Para qué actividad se utiliza? | Proyecto, contrato, agenda o uso profesional | Dejar el criterio pendiente |
| ¿Hay uso particular? | Condiciones y prueba de utilización | Revisar las reglas específicas de afectación |
| ¿Cuándo corresponde? | Periodo del servicio, entrega y criterio de imputación | Separar pago y gasto fiscal |
| ¿Es un consumo o una inversión? | Naturaleza del bien y duración prevista | Analizar amortización o régimen aplicable |
IRPF e IVA: dos revisiones separadas
El gasto en IRPF afecta a la determinación del rendimiento. La deducción de IVA afecta a las cuotas soportadas que puedan deducirse conforme a la Ley del IVA. La afectación, las limitaciones, los documentos y los periodos de ejercicio del derecho deben analizarse para cada impuesto.
No copies automáticamente un porcentaje del IRPF al IVA. Tampoco calcules una cuota deducible cuando el proveedor no ha repercutido ese impuesto. Una actividad con limitaciones en el derecho a deducir puede necesitar una revisión adicional aunque la compra esté claramente vinculada al negocio.
Si el proveedor está en otro territorio, revisa qué operación se ha realizado y cómo se ha facturado. Un cargo de una plataforma extranjera no se clasifica por el idioma de la factura ni por la moneda utilizada. Identifica la entidad que presta el servicio y conserva la documentación contractual correspondiente.
Gastos habituales y precauciones por categoría
| Categoría | Qué revisar | Qué conviene evitar |
|---|---|---|
| Local y oficina | Uso profesional, contrato y obligaciones relacionadas | Incluir espacios particulares sin analizar su tratamiento |
| Material y consumibles | Destino, cantidad y relación con el trabajo | Mezclar compras domésticas en el mismo registro |
| Software | Licencia, usuarios, periodo y proveedor real | Confundir un justificante de pago con la factura |
| Formación | Contenido y relación con la actividad ejercida | Presumir que cualquier curso mejora el negocio |
| Publicidad | Campaña, anunciante, factura y finalidad comercial | Registrar únicamente el cargo de la tarjeta |
| Asesoría y seguros | Servicio o cobertura contratada y reglas específicas | Tratar todas las pólizas con el mismo criterio |
| Equipos y mobiliario | Naturaleza de inversión, puesta en funcionamiento y amortización | Deducir todo por el mero hecho de haberlo pagado |
La tabla no asigna porcentajes universales. Sirve para identificar el expediente necesario antes de decidir. Dos gastos con el mismo proveedor pueden tener distinta finalidad, periodo o utilización, y una factura que reúne varios conceptos puede requerir separarlos.
Vivienda utilizada parcialmente para trabajar
En IRPF, la Ley contempla una regla específica para los suministros de una vivienda parcialmente afecta a la actividad. El artículo 30.2.5.ª.b establece el resultado de aplicar el 30 por ciento a la proporción entre los metros cuadrados destinados a la actividad y la superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior. No es una deducción general del 30 por ciento de toda la factura.
Antes de calcular, comprueba que la vivienda está parcialmente afecta y que la superficie declarada representa el uso real. Conserva información suficiente para explicar qué espacio se utiliza y de qué manera. El alquiler, la titularidad, los suministros y otras partidas no tienen por qué seguir exactamente la misma regla.
La regla de suministros del IRPF no se traslada automáticamente a la deducción de IVA. Revisa este impuesto por separado. Si cambia el uso del espacio o la organización del trabajo, comprueba también las comunicaciones censales y el criterio que se venía aplicando; no mantengas un porcentaje únicamente porque aparecía en una declaración anterior.
Teléfono, internet y otros usos mixtos
La utilización profesional y particular debe analizarse conforme a la naturaleza del gasto y las reglas de afectación. No existe un porcentaje universal que permita deducir una parte de cualquier teléfono personal solo por estimar cuántas llamadas se hacen a clientes.
Una línea o contrato dedicado a la actividad puede facilitar la identificación del gasto, pero no sustituye el resto de requisitos. Conserva el contrato, la factura y la evidencia del uso. Si el servicio forma parte de un paquete familiar, distingue sus componentes antes de asignar una cantidad al negocio.
Cuando el criterio no esté resuelto, utiliza un estado de revisión pendiente. Es preferible separar la partida para analizarla que incorporar un porcentaje arbitrario y tratar de justificarlo después. La decisión debe poder explicarse con hechos, norma y documentación.
Vehículos y desplazamientos
Los vehículos exigen distinguir IRPF e IVA y comprobar el uso y las reglas aplicables. La Ley del IVA contempla presunciones y supuestos específicos en su artículo 95. El Reglamento del IRPF regula los elementos patrimoniales afectos en su artículo 22. Una conclusión válida para un impuesto no determina por sí sola el resultado del otro.
Conserva contrato o factura de adquisición, financiación cuando exista, justificantes de utilización y relación de desplazamientos profesionales. Una agenda puede ayudar a reconstruir el uso, pero no garantiza automáticamente un porcentaje ni sustituye las condiciones legales.
Combustible, aparcamiento, reparación y adquisición tampoco deben agruparse sin revisión. Explica a qué vehículo corresponde cada coste y cómo se relaciona con la actividad. No confundas el gasto de desplazamiento propio con un importe que se cobra al cliente o con cantidades satisfechas a trabajadores.
Manutención y seguro de enfermedad
La Ley del IRPF contiene una regla específica para los gastos de manutención del propio contribuyente vinculados a la actividad. Exige que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando medios electrónicos, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de trabajadores. El pago electrónico no convierte por sí solo una comida personal en gasto profesional.
Para comprobar una comida, documenta fecha, lugar y motivo relacionado con la actividad, además de la factura. Separa comidas propias, atenciones a clientes y gastos de personal: no son categorías idénticas. Comprueba los límites y el supuesto concreto antes de introducir cantidades en la declaración.
Las primas de seguro de enfermedad tienen una regulación específica en el artículo 30.2.5.ª.a de la Ley del IRPF, que contempla al contribuyente, su cónyuge y los hijos menores de veinticinco años que convivan con él, con límites por persona y un límite distinto en caso de discapacidad. Revisa la póliza y las personas cubiertas; no extiendas esa regla a cualquier familiar o a cualquier tipo de seguro.
Compras que deben analizarse como inversión
Un ordenador, equipo de trabajo o instalación puede producir efectos durante varios ejercicios. Su tratamiento exige analizar si procede amortización y qué reglas resultan aplicables. La cifra pagada, por sí sola, no resuelve si corresponde gasto inmediato, amortización ordinaria o algún régimen especial.
Registra adquisición, fecha de puesta en funcionamiento, valor y criterio utilizado. Conserva el historial para que una sustitución, venta o baja pueda revisarse correctamente. No utilices porcentajes aproximados extraídos de una guía genérica cuando exista una tabla o regla que deba aplicarse a tu régimen.
Si hay uso particular, subvenciones o una compra financiada, separa las cuestiones. El pago de una cuota de financiación no equivale sin más al gasto fiscal del equipo, y la amortización del bien no describe necesariamente todos los componentes financieros de la operación.
Ejemplo hipotético: curso y equipo para un nuevo servicio
Una profesional contrata formación técnica y compra un equipo para prestar un servicio que está incorporando a su actividad. Prepara dos expedientes: uno describe el contenido del curso y su relación con el trabajo; el otro identifica el equipo, su destino y su puesta en funcionamiento.
Al revisar el cierre no aplica una deducción conjunta al total pagado. Comprueba por separado la formación, la inversión, su imputación y las cuotas de IVA cuando existan. Si una parte del curso responde a un interés particular o el equipo tiene uso mixto, deja constancia y analiza esas circunstancias. El ejemplo explica el método, sin garantizar la deducción de una compra concreta.
Cómo cerrar el expediente mensual
Recopila las facturas, relaciona cada una con su operación y concilia los pagos. Un gasto pendiente de pago y un pago pendiente de identificar son incidencias distintas. La conciliación ayuda a localizar diferencias; no permite decidir por sí sola qué periodo fiscal corresponde.
Marca las partidas pendientes con un motivo concreto: falta factura, destinatario incorrecto, uso mixto, periodo dudoso o inversión por revisar. Así la persona que prepara la declaración puede resolverlas sin reconstruir todo el mes. Conserva también las rectificaciones y evita sobrescribir documentos de origen.
Cuando el criterio vaya a repetirse, documenta la conclusión y la fuente utilizada. Revisa su vigencia si cambia la actividad o la norma. Si necesitas ordenar los gastos antes del cierre, prepara con Taxea una revisión de tus partidas y justificantes.
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