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Categoría: Autónomos

  • Servicio subcontratado y actividad propia en el IAE


    Un servicio subcontratado y la actividad propia en el IAE deben analizarse desde lo que el autónomo ofrece, organiza, entrega y factura al cliente. La especialidad del proveedor externo es una evidencia del proceso, pero no asigna automáticamente el epígrafe del contratante. Reconstruye el encargo completo, separa responsabilidades y compara la descripción censal con la actividad materialmente realizada antes de proponer cambios.

    Mapa de actividad propia y apoyo subcontratado
    Elemento Autónomo Proveedor externo Evidencia
    Oferta al cliente Alcance y resultado prometido No necesariamente interviene Presupuesto y contrato
    Dirección Decisiones y coordinación Ejecuta una tarea acordada Brief y comunicaciones
    Entrega Responde ante el cliente Entrega su parte Versiones y aceptación
    Facturación Factura el servicio vendido Factura su prestación Dos documentos relacionados

    Empieza por el compromiso con el cliente

    Lee el contrato o presupuesto del autónomo. Identifica el resultado, las tareas incluidas, quién toma decisiones y quién responde por los defectos. No te limites al nombre comercial del servicio. Dos ofertas llamadas “consultoría” pueden contener actividades distintas, mientras que una tarea técnica subcontratada puede ser solo un componente de una prestación más amplia.

    Guarda versiones, anexos y cambios de alcance. Si el cliente contrata directamente al especialista externo, el mapa será diferente de aquel en el que el autónomo lo selecciona y coordina. Describe los hechos sin usar etiquetas convenientes a posteriori. La actividad del autónomo con proveedor externo se acredita con su propia relación contractual y operativa.

    Separa la factura del proveedor de la actividad vendida

    La factura del colaborador documenta la prestación que este realiza al autónomo. No demuestra por sí sola qué servicio vendió el autónomo al cliente. Enlaza ambas facturas mediante proyecto y periodo, pero conserva emisores, destinatarios y conceptos distintos. Si el proveedor facturó una tarea ajena al encargo, no la mezcles para justificar una actividad diferente.

    La subcontratación y epígrafe IAE no se resuelven copiando el epígrafe del proveedor. Revisa quién aporta medios, asume el encargo, fija el alcance, integra el resultado y mantiene la relación con el cliente. Documenta también si la colaboración es ocasional o forma parte estable del modelo de prestación.

    Describe el resultado y el proceso

    Redacta una descripción factual en dos capas. La primera explica el resultado que recibe el cliente; la segunda enumera las tareas que realiza el autónomo y las que delega. Evita expresiones como “servicios varios”. Incluye entregables, límites, periodicidad y responsabilidad. Esa ficha permite comparar la actividad real con los datos censales sin inventar una clasificación automática.

    El Real Decreto Legislativo 1175/1990, de 28 de septiembre, aprueba las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas. La identificación concreta requiere consultar el contenido vigente y los hechos del caso. Este artículo no propone un número de epígrafe: prepara la información necesaria para que la elección se fundamente y pueda revisarse.

    Revisa cambios materiales

    Compara proyectos a lo largo del tiempo. Si el autónomo antes vendía una tarea aislada y ahora ofrece un resultado integral con coordinación permanente, puede existir un cambio que merece análisis. Si solo contrata apoyo puntual para cumplir el mismo servicio, no asumas automáticamente una nueva actividad. Registra frecuencia, peso económico conocido y responsabilidades, sin inventar demanda ni porcentajes.

    Cuando el proveedor utiliza una denominación profesional reservada o se transfieren derechos complejos, detén la automatización y pide una revisión específica. No extrapoles la respuesta de un proyecto a todos los clientes. Mantén los casos de riesgo elevado pendientes cuando la clasificación dependa de hechos o normas que no estén verificados.

    Ejemplo hipotético

    Una consultora de comunicación vende al cliente una campaña completa y subcontrata una sesión fotográfica. Ella define estrategia, coordina piezas, integra las imágenes y entrega la campaña; el fotógrafo factura la sesión a la consultora. El expediente distingue ambos servicios. No concluye que la consultora sea fotógrafa ni ignora la fotografía: documenta su papel real antes de revisar el IAE.

    Expediente mínimo

    Conserva oferta, aceptación, contrato del proveedor, facturas, brief, entregables, aprobaciones y comunicaciones sobre responsabilidades. Añade una ficha con actividad propia, tarea externa, frecuencia y motivo de contratación. Si la descripción censal no representa el trabajo vendido, prepara la diferencia para revisión; no cambies el alta solo para que coincida con una factura aislada.

    Comprobación final

    Pregunta quién contrata con el cliente, quién dirige, quién entrega y quién asume correcciones. Verifica que los documentos responden de forma coherente. Consulta las tarifas e instrucción vigentes y el procedimiento censal oficial antes de decidir. La utilidad del mapa está en evitar dos errores opuestos: ignorar una actividad real o crear otra únicamente por encontrar una tarea subcontratada.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre venta de materiales junto a un servicio y alta en IAE.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la descripción de mi actividad.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Dos compras del mismo proveedor en una sola factura de gasto


    Dos compras del mismo proveedor en una sola factura de gasto pueden documentarse sin crear dos facturas ficticias. Conserva el documento recibido como unidad y construye debajo un desglose por pedido, entrega y concepto. Solo registra el total cuando las partes sumen exactamente, el destinatario sea correcto y cada compra pueda relacionarse con la actividad. Si falta una entrega o hay un concepto desconocido, deja la diferencia pendiente.

    Conciliación de una factura con dos compras
    Control Compra A Compra B Factura
    Referencia Pedido y albarán A Pedido y albarán B Número único
    Concepto Producto o servicio recibido Producto o servicio recibido Líneas descritas
    Importe Subtotal comprobado Subtotal comprobado Total y cuota
    Estado Verificado o pendiente Verificado o pendiente No registrar hasta cuadrar

    Divide la factura por operaciones, no por intuición

    Empieza por copiar cada línea de la factura agrupada de varias compras. Asigna referencia, cantidad, precio, descuento y entrega a uno de los pedidos. No repartas el total al cincuenta por ciento si los documentos no lo justifican. Cuando una línea sea común, como transporte, conserva una regla de reparto explícita y comprueba que la suma reproduce el documento.

    Una sola factura puede incluir varios conceptos, pero eso no elimina la necesidad de entenderlos. Revisa número, fecha, emisor, destinatario y descripción. Si el proveedor usó un nombre abreviado, enlaza la línea con el pedido correspondiente. Si no puedes identificarla, solicita aclaración o documento corregido antes de cerrar el expediente.

    Concilia pedidos con factura de proveedor

    Para conciliar pedidos con factura de proveedor, trabaja desde las fuentes originales: pedido confirmado, albarán o evidencia de entrega, factura y pago. Marca qué documento acredita cada hecho. Un correo comercial puede explicar una sustitución, pero no debe usarse para borrar la línea facturada. Guarda la explicación junto al expediente y conserva la versión recibida.

    Comprueba también devoluciones, abonos y anticipos. Una compra puede haber sido pagada antes y otra después; el extracto bancario no tiene por qué coincidir con cada subtotal. No crees dos gastos por ver dos cargos si ambos forman parte de la misma factura. Relaciona movimientos y documento mediante referencias estables.

    Revisa importes e impuestos por separado

    Reproduce las sumas con una hoja o cálculo verificable. Para cada línea anota base, descuento, tipo y cuota que figuran en la factura, sin recalcularlos con reglas supuestas. Después compara subtotales y total. Si la aritmética no cuadra, documenta la diferencia y pide al proveedor que la explique; no ajustes silenciosamente una línea para igualar el banco.

    No concluyas que todo el documento es deducible por estar emitido a nombre del autónomo. La Agencia Tributaria explica que, para considerar fiscalmente deducible un gasto, debe estar vinculado a la actividad, registrado, correctamente imputado y convenientemente justificado. Esa comprobación se realiza por los hechos de cada compra, de modo que una línea acreditada no sanea automáticamente otra ajena o no explicada.

    Registra una sola factura con trazabilidad interna

    Cuando el documento sea correcto, conserva un único registro de factura y usa el detalle interno para relacionar pedidos, entregas, categorías o proyectos. La clave es que el total registrado coincida con el original y que cada asignación pueda reconstruirse. Evita duplicar la misma factura en dos carpetas contables con identificadores distintos.

    Si una parte sigue pendiente, el sistema debe mostrarla. Puedes conservar el documento sin convertir toda la factura en un gasto definitivo hasta resolver la incidencia. Registra quién revisó cada línea, cuándo se pidió aclaración y qué respuesta se recibió. No atribuyas una validación humana que no haya ocurrido.

    Ejemplo hipotético

    Una fotógrafa compra una batería y, días después, un soporte al mismo proveedor. Recibe una factura única con dos líneas y un transporte. Enlaza cada línea con su pedido, reparte el transporte según una regla documentada y confirma ambas entregas. El pago único se vincula a la factura completa. Si el soporte no llegó, mantiene esa línea pendiente en lugar de inventar una segunda factura.

    Lista de cierre

    Antes de contabilizar, confirma identidad del emisor y destinatario, número, fecha, conceptos, entregas, sumas, impuestos, pagos y uso profesional documentado. Si hay bienes duraderos, afectación mixta o discrepancias relevantes, amplía la revisión con la norma y los hechos aplicables. Este procedimiento organiza evidencias; no sustituye el análisis fiscal individual.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre factura y justificante de pago del gasto.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la documentación del gasto.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Presupuesto aceptado antes del alta censal del autónomo


    Un presupuesto aceptado antes del alta censal del autónomo no debe convertirse automáticamente en la fecha fiscal de comienzo. Acredita que existía una propuesta y que el cliente manifestó su conformidad, pero por sí solo no explica cuándo empezaron los trabajos, cuándo estaban disponibles los medios ni qué actividad se realizó. Conserva el presupuesto, su aceptación y los hechos posteriores; después compara esa secuencia con la declaración censal presentada o prevista.

    Pruebas para reconstruir la cronología
    Documento o hecho Qué permite comprobar Qué no demuestra por sí solo
    Presupuesto Alcance, precio y fecha de la propuesta Que el servicio ya comenzó
    Aceptación Conformidad del cliente y condiciones La fecha exacta de ejecución
    Primer entregable Trabajo materialmente realizado Todo el periodo de preparación
    Declaración censal Datos comunicados a la Administración Que la cronología documental sea correcta

    Qué acredita realmente la aceptación

    Lee el presupuesto completo. Identifica versión, destinatario, servicio, vigencia, forma de aceptación, anticipo y condición de inicio. Una firma, un correo o una aceptación dentro de una plataforma pueden probar el acuerdo comercial, pero su alcance depende del texto. Si el documento dice que el trabajo empieza tras recibir materiales o un anticipo, registra también cuándo ocurrió esa condición.

    La fecha del presupuesto y alta de autónomo son datos relacionados, no equivalentes. Evita elegir una fecha solo porque sea la primera que aparece en la carpeta. La pregunta útil es qué sucedió cada día: negociación, compra de medios, acceso a sistemas, realización del servicio, entrega y cobro. Mantén separados hechos y conclusiones para poder revisar el caso sin alterar los documentos.

    Construye una cronología verificable

    Crea una línea temporal con una fila por acontecimiento. Incluye fecha, zona horaria cuando sea relevante, documento, responsable y enlace al original. Registra la propuesta enviada, la aceptación, las condiciones pendientes, el primer trabajo ejecutado, los entregables, la primera factura y los cobros. No completes huecos con recuerdos imprecisos; marca como desconocido lo que aún no está acreditado.

    La aceptación de encargo antes de la declaración censal merece una revisión específica cuando entre ambas fechas hubo trabajo, compras, anticipos o acceso del cliente. Conserva correos íntegros y versiones, no capturas aisladas sin contexto. Si el cliente modificó el alcance, añade la modificación como un hecho nuevo en vez de sobrescribir el presupuesto inicial.

    Separa preparación, disponibilidad y ejecución

    Preparar una oferta, disponer de herramientas y ejecutar un encargo son momentos distintos. Describe qué actividad se realizó y para quién, sin usar fórmulas genéricas. La compra de un dominio, una licencia o un equipo puede ser relevante, pero no determina por sí sola la respuesta. Del mismo modo, la primera factura es una evidencia importante, aunque puede emitirse en un momento diferente del trabajo.

    Si existió un anticipo, documenta quién lo pagó, qué obligación cubría y a qué presupuesto se vincula. No lo trates como una nota sin relación con el expediente. Si no hubo prestación porque el cliente canceló, conserva la cancelación y cualquier devolución. La cronología debe poder explicar tanto lo que ocurrió como lo que finalmente no llegó a ejecutarse.

    Contrasta la declaración censal

    Quienes hayan de formar parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores deberán presentar una declaración de alta en dicho censo. Esa regla enmarca el trámite, pero no permite resolver un caso concreto mirando solo el encabezado de un presupuesto. Compara actividad, fecha y demás datos comunicados con los hechos documentados.

    Si la declaración ya fue presentada y la cronología no coincide, no cambies archivos ni fabriques una aceptación nueva. Prepara una nota de diferencias con documento, fecha y efecto, y sométela a revisión antes de decidir una modificación. Si todavía no se presentó, usa el mismo expediente para evitar que el alta se base en una fecha recordada de forma aproximada.

    Ejemplo hipotético

    Una consultora envía un presupuesto el lunes; el cliente lo acepta el martes, pero condiciona el inicio a entregar accesos. Los accesos llegan la semana siguiente y el primer informe se produce después. El expediente conserva las tres fechas. No afirma que la aceptación sea irrelevante ni que determine sola el comienzo: permite comparar acuerdo, condición e inicio material antes de revisar el alta censal.

    Comprobación antes de cerrar

    Verifica que el presupuesto corresponde al servicio real, que la aceptación puede atribuirse al cliente y que no falta una versión posterior. Comprueba anticipos, entregables y comunicaciones. Si hay pluriactividad, actividad regulada, trabajo en otro territorio o dudas sobre la naturaleza de la relación, mantén el asunto pendiente de revisión individual y no extraigas una regla universal de este procedimiento documental.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre fecha efectiva de alta y comienzo de actividad.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la cronología de mi alta.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Licencias de tipografía en un proyecto de diseño gráfico autónomo


    Las licencias de tipografía en un proyecto de diseño gráfico autónomo requieren dos expedientes conectados: el de uso de la fuente y el económico del encargo. Antes de facturar o entregar, identifica quién adquirió la licencia, qué versión se descargó, qué usos describe el proveedor y qué recibe el cliente. No prometas una cesión, instalación o reutilización que no esté expresamente documentada.

    Expediente de una tipografía usada en diseño
    Pieza Pregunta de control Evidencia a conservar
    Licencia ¿Quién puede usarla y en qué contexto? Texto y versión de condiciones
    Compra ¿Quién figura como adquirente? Factura y justificante de pago
    Proyecto ¿Para qué entregable se utilizó? Brief, versiones y aceptación
    Cliente ¿Recibe archivos, imagen final o acceso? Contrato y acta de entrega
    Facturación ¿Cómo se describe el servicio y el coste? Presupuesto y factura emitida

    Identifica el activo que realmente se utilizó

    Registra nombre de la familia, variante, proveedor, fecha de adquisición y cuenta desde la que se obtuvo. Conserva el archivo de condiciones aplicable en esa fecha o una referencia verificable. No te apoyes únicamente en la página comercial actual: puede cambiar. Anota también si el proyecto usa una fuente local, web, de aplicación, de servidor u otra modalidad tal como la denomine el proveedor, sin reinterpretarla.

    Una licencia tipográfica para diseñador autónomo no debe resumirse como “fuente comprada”. El expediente necesita explicar quién la usa, en cuántos puestos o entornos documentados y qué producto se entrega. Si el texto no es claro, marca la duda; no completes el permiso mediante una suposición basada en otra plataforma.

    Relaciona la compra con el proyecto

    Vincula la factura de fuentes tipográficas con el pedido, el pago y el proyecto. Comprueba que el adquirente coincide con quien pretende justificar el coste. Conserva la fecha y el concepto original. Si una misma licencia se usa en varios proyectos, no dupliques la factura ni atribuyas el importe íntegro a cada uno; registra el criterio interno de seguimiento y somételo a revisión cuando tenga efecto fiscal.

    La Agencia Tributaria explica que, para considerar fiscalmente deducible un gasto, debe estar vinculado a la actividad, registrado, correctamente imputado y convenientemente justificado. La factura no prueba por sí sola todos esos elementos. El brief, las versiones y la entrega ayudan a documentar la relación profesional, pero la conclusión depende de los hechos y del régimen aplicable.

    Define el entregable con precisión

    Distingue entre una composición gráfica convertida en curvas o imagen, un documento editable, archivos de fuente, una hoja de estilos web y acceso a una cuenta. Son entregables distintos. Escribe en el presupuesto qué se proporciona y qué no. No uses “incluye tipografía” si esa frase puede interpretarse como entrega del archivo o como derecho de uso independiente.

    Cuando el cliente necesita seguir editando, instalar o publicar la fuente en su propio entorno, detén la entrega hasta comprobar cómo debe obtener el permiso. Puede ser necesario que el cliente contrate directamente la licencia adecuada. Evita convertir esa posibilidad en una regla general: registra la condición concreta del proveedor y la decisión acordada.

    Separa trabajo creativo y coste externo

    El servicio de diseño comprende investigación, selección, composición, pruebas, adaptación y entrega según el contrato. La licencia es un recurso externo con su propio documento. En el presupuesto puedes diferenciar ambos elementos si ayuda a comprender el precio, pero no llames suplido a cualquier compra ni atribuyas al cliente una adquisición que figura a nombre del diseñador. Conserva quién contrata y quién paga.

    En la factura emitida, describe el servicio de forma suficiente para enlazarlo al proyecto. Si se repercute un coste, mantén el criterio acordado y su soporte. No copies el texto del proveedor como si fuera una prestación del diseñador. Comprueba que descuentos, anticipos y revisiones quedan conciliados con el importe final.

    Controla cambios durante el proyecto

    Una marca puede aprobar una fuente y pedir otra después. Guarda cada aprobación, el motivo del cambio y los nuevos costes. No sobrescribas el primer brief. Si la segunda opción exige otra licencia, crea una incidencia antes de entregar. Evita reutilizar automáticamente archivos de un proyecto anterior solo porque ya existen en el ordenador.

    Revisa también colaboradores. Si otro diseñador, maquetador o desarrollador necesita utilizar la fuente, documenta su papel y comprueba el alcance aplicable. No compartas archivos por comodidad sin haber revisado las condiciones. El objetivo del expediente es que cada acceso y entrega pueda explicarse sin inventar permisos.

    Archivo mínimo y seguridad

    Conserva factura, justificante, licencia, hash o versión del archivo cuando sea útil, brief, contrato, versiones del diseño, aceptación y entrega. Guarda referencias, no credenciales de cuentas. Limita accesos internos y evita incluir claves o enlaces privados en la factura. Si una condición cambia, registra la fecha y no presentes el documento nuevo como si hubiera regido desde el inicio.

    Ejemplo hipotético

    Una diseñadora prepara la identidad de una cafetería. Compra una licencia a su nombre, usa la fuente en archivos de trabajo y entrega logotipos finales y un manual en PDF. El cliente pide después una plantilla editable. Antes de enviarla, ambos revisan si el cliente necesita una licencia propia y documentan el nuevo entregable. La diseñadora no promete derechos que no ha comprobado ni duplica el coste en su registro.

    Revisión conjunta con el cliente

    Antes de la entrega final, prepara una ficha breve que el cliente pueda entender sin acceder a cuentas privadas. Indica qué archivos recibe, cuáles son solo herramientas de trabajo, qué elementos debe adquirir por su cuenta y a quién debe consultar las condiciones de uso. Pide confirmación sobre el entorno previsto y conserva la respuesta. Si el uso cambia después, abre una revisión nueva en vez de reutilizar la aprobación anterior.

    Comprueba también la coherencia comercial. El presupuesto, la factura y el acta de entrega deben hablar del mismo proyecto y del mismo alcance. Una licencia adquirida para preparar bocetos no debe aparecer como producto transmitido si el contrato no lo respalda. Del mismo modo, no ocultes un coste pactado dentro de una línea genérica que impida reconstruirlo. La claridad reduce disputas y facilita relacionar el recurso con el trabajo efectivamente prestado.

    Comprobación antes de facturar y entregar

    Confirma titular, modalidad, versión, proyecto, usuarios, entornos, entregables y factura del proveedor. Revisa que el presupuesto y la factura al cliente describen el servicio real. Si existen cesiones amplias, software embebido, distribución masiva o conflicto sobre derechos, clasifica el caso para revisión especializada y mantén el riesgo elevado pendiente. Este control documental no sustituye la lectura de la licencia ni el análisis fiscal individual.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre licencias de software en proyectos profesionales.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la documentación del proyecto.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Factura con la dirección antigua del cliente: qué corregir


    Una factura con la dirección antigua del cliente exige comprobar la fecha del cambio y el dato que era correcto cuando se expidió. No reemplaces el PDF y no envíes una nueva versión con el mismo número sin conservar la anterior. Recupera la ficha del destinatario, su comunicación de cambio, el documento enviado y el registro contable. Así podrás distinguir un domicilio ya erróneo de una dirección que cambió después.

    Documentos y comprobaciones para esta decisión
    Elemento Función Evidencia
    Factura original Dato y versión enviados PDF y registro de entrega
    Ficha del cliente Dirección usada al expedir Historial o alta
    Cambio comunicado Nueva dirección y fecha Correo o documento
    Corrección Documento y enlace entre versiones Serie, referencia y justificante

    Congela la versión que realmente se envió

    Guarda el PDF, el número, la fecha, el destinatario y el canal de entrega. Calcula su hash o usa un control de versión si el sistema lo permite. No edites el archivo descargado ni sustituyas el adjunto en una carpeta compartida, porque perderías la evidencia necesaria para explicar la incidencia.

    Comprueba si existen copias con el mismo número pero datos distintos. Si las hay, identifica cuál recibió el cliente y cuál quedó registrada. Una corrección debe partir del documento real, no de la plantilla que ahora muestra la dirección nueva.

    Construye la cronología del domicilio

    Pide o recupera la comunicación en la que el cliente indicó el cambio y anota su fecha de efecto. Compara esa fecha con la operación y la expedición. Distingue domicilio del destinatario, dirección de entrega, correo y sede operativa; no son campos intercambiables.

    Si el cliente comunicó el cambio después, documenta ese hecho antes de tratar la factura como errónea. Si la dirección correcta ya constaba en la ficha, averigua por qué se cargó una versión antigua. La causa ayuda a corregir el proceso y evita repetir el fallo.

    Revisa el alcance de la corrección

    Compara nombre, identificación, domicilio, concepto, fechas, importes e impuestos. Confirma que el problema se limita a la dirección. Si también cambia el destinatario o la operación, no lo trates como una actualización menor. Prepara una lista de diferencias y conserva la aprobación interna. Revisa además si el documento fue contabilizado, enviado a una plataforma o usado en una declaración, porque cada destino necesita conservar la misma referencia de incidencia.

    Utiliza el mecanismo documental que corresponda al caso y enlaza la versión nueva con la anterior. Este artículo no impone una solución universal: la cronología y el alcance determinan la revisión. No alteres numeración o fechas para hacer desaparecer el error. Anota quién validó el dato nuevo y qué sistemas recibieron la corrección para detectar copias rezagadas.

    Actualiza la ficha maestra y comunica el resultado

    Una vez verificado el dato, corrige la ficha del cliente con fecha de vigencia y fuente. Revisa plantillas, CRM y software de facturación para que no vuelvan a importar la dirección anterior. Mantén el historial; una ficha sin versiones dificulta explicar documentos legítimos del pasado.

    Envía al cliente una comunicación clara que identifique el documento, el dato corregido y la versión que debe conservar. No adjuntes información de otros clientes ni expongas datos innecesarios. Guarda la entrega y, cuando proceda, la confirmación de recepción.

    Ejemplo hipotético y control final

    Imagina que un cliente cambia de oficina en marzo y lo comunica en abril. Una factura de febrero conserva la dirección anterior y otra de mayo se emite desde una plantilla desactualizada. Son cronologías distintas: la segunda requiere revisar el error de datos; la primera no se juzga copiando la información posterior.

    Antes de cerrar, confirma qué versión se envió, cuándo cambió el domicilio, qué campos difieren y cómo se enlazan los documentos. Si hay cambio de identidad, operación intracomunitaria o disputa con el cliente, solicita una revisión específica.

    Qué acredita la fuente oficial

    El Reglamento de facturación exige que la factura completa incluya el domicilio del expedidor y del destinatario.

    La fuente sitúa el marco general, pero no sustituye el contraste de las circunstancias ni convierte este contenido en asesoramiento individual.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre factura emitida a nombre del cliente equivocado.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la corrección de la factura.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Cargo bancario sin factura del proveedor: cómo documentarlo


    Un cargo bancario sin factura del proveedor no debe cerrarse como gasto definitivo mirando solo el extracto. El banco acredita una salida de dinero, pero no identifica necesariamente el destinatario fiscal, la operación completa ni su relación con la actividad. Abre una incidencia, enlaza pedido, entrega y comunicación con el proveedor, y solicita el documento que falta. Mientras tanto, conserva el cargo sin fabricar conceptos ni editar capturas para que parezcan una factura.

    Documentos y comprobaciones para esta decisión
    Elemento Función Evidencia
    Movimiento bancario Fecha, importe y comercio Extracto original
    Pedido Producto, servicio y comprador Confirmación o contrato
    Entrega Prestación realmente recibida Correo, acceso o albarán
    Factura pendiente Identificación y operación Documento del proveedor

    Clasifica el movimiento antes de registrarlo

    Comprueba fecha, importe, moneda, comercio, tarjeta o cuenta y referencia bancaria. Busca devoluciones, preautorizaciones y cargos agrupados. Un nombre abreviado puede corresponder a una plataforma distinta del proveedor real. No completes la descripción por memoria; conserva el literal original y añade una nota separada con la hipótesis.

    Revisa si el cargo ya aparece conciliado con otra factura o si forma parte de una suscripción. La primera tarea es evitar duplicados. Marca el estado como pendiente de documento y asigna un responsable y una referencia. El sistema debe mostrar que existe una incidencia, no ocultarla bajo una categoría contable genérica.

    Reconstruye pedido, entrega y uso profesional

    Localiza el correo de compra, el panel del proveedor, la propuesta, el albarán o la activación del servicio. Comprueba quién hizo el pedido y a qué proyecto se destinó. Si el pago agrupa elementos personales y profesionales, separa los hechos y no atribuyas todo el total a la actividad.

    Describe el uso con evidencia contemporánea: proyecto, equipo, periodo o persona usuaria. Una nota interna ayuda a localizar soportes, pero no sustituye el documento del emisor. Si no puedes demostrar qué se recibió, la prioridad es aclarar la operación antes de discutir su tratamiento fiscal.

    Solicita la factura con datos comprobados

    Envía al proveedor fecha, importe, referencia de pedido y datos correctos del destinatario. Pide un documento descargable y conserva la solicitud. No envíes más datos de los necesarios ni aceptes un archivo que pertenezca a otro pedido. Cuando llegue, compara importe, concepto, fecha e identificación con el banco.

    Si el proveedor remite un recibo, una captura o un correo, clasifica qué acredita cada pieza sin llamarla factura por conveniencia. Cuando el documento contiene un error, solicita una corrección y conserva ambas versiones. No escribas a mano sobre el PDF ni sustituyas silenciosamente el archivo recibido.

    Mantén una conciliación reversible

    Registra la incidencia con estados claros: cargo detectado, proveedor identificado, factura solicitada, documento recibido y revisión cerrada. Enlaza cada transición a una evidencia y una fecha. Si el cargo se devuelve, incorpora el abono al mismo expediente en lugar de borrar el movimiento original.

    Cuando la factura llegue, comprueba que no se registró ya mediante otra vía. Ajusta el estado y conserva la trazabilidad. Si al cerrar el seguimiento no ha llegado, el expediente debe seguir mostrando qué documentos existen y cuál falta; no conviertas la ausencia de respuesta en una justificación completa.

    Ejemplo hipotético y señales de alerta

    Imagina un cargo de software cuyo descriptor bancario no coincide con la marca del panel. La autónoma localiza el pedido, comprueba la licencia y solicita la factura con su identificación. Al recibirla, enlaza los tres elementos y cierra la incidencia. No crea una factura propia ni registra dos compras.

    Detente si el destinatario es otra persona, el importe incluye consumo privado, la moneda no coincide, existe una devolución o aparecen dos cargos similares. También exige revisión un bien duradero o de uso mixto. La documentación permite decidir; el banco por sí solo no ofrece esa respuesta.

    Qué acredita la fuente oficial

    La Agencia Tributaria explica que, para considerar fiscalmente deducible un gasto, debe estar vinculado a la actividad, registrado, correctamente imputado y convenientemente justificado.

    La fuente sitúa el marco general, pero no sustituye el contraste de las circunstancias ni convierte este contenido en asesoramiento individual.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre factura y justificante de pago.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la documentación del gasto.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Cliente paga una factura profesional sin descontar la retención


    Cuando un cliente paga una factura profesional sin descontar la retención, el movimiento bancario no coincide con el líquido documentado. No registres un segundo ingreso y no cambies la factura para que cuadre a posteriori. Congela documento y banco, confirma quién pagó y pide un desglose escrito. Después compara base, impuestos, retención y total para localizar si el error está en la factura, en la orden de pago o en la interpretación del pagador.

    Documentos y comprobaciones para esta decisión
    Elemento Función Evidencia
    Factura Base, impuestos y retención mostrada PDF emitido
    Líquido esperado Total previsto para el cobro Cálculo reproducible
    Banco Importe realmente abonado Movimiento y ordenante
    Confirmación Causa y actuación acordada Respuesta del pagador

    Reproduce el cálculo sin modificar el documento

    Copia los importes exactamente como aparecen en la factura y calcula el líquido esperado. Conserva la fórmula en una hoja verificable. Compara el resultado con el abono y cuantifica la diferencia. No ajustes el porcentaje ni la base para igualar el banco; primero hay que explicar por qué el pagador transfirió otra cantidad.

    Comprueba que el movimiento corresponde a esa factura y no agrupa otros documentos, anticipos o devoluciones. Revisa ordenante, concepto, fecha y facturas abiertas. Si existe otra explicación posible, deja la conciliación pendiente y solicita un detalle antes de asignar el exceso.

    Distingue error de factura y error de pago

    Revisa si la factura muestra la retención que se había acordado y si los datos del pagador son correctos. Después pregunta al cliente qué importe consideró pagadero y cómo trató la retención. Una transferencia por el total puede ser un error operativo, pero no debe diagnosticarse sin confirmación.

    No presentes como solución universal devolver una cantidad, compensarla en otra factura o cambiar el documento. Cada opción altera una parte distinta del expediente y exige saber qué ocurrió. Conserva la comunicación y eleva la duda cuando el cliente y el documento no coinciden.

    Relaciona el cobro con la obligación del pagador

    El artículo 78 sitúa con carácter general el nacimiento de la obligación de retener en el momento del pago. Esa regla hace relevante la fecha y el importe satisfecho, pero no resuelve por sí sola el tratamiento de cualquier factura. Identifica pagador, naturaleza de la renta y hechos antes de aplicar conclusiones.

    Pide que el cliente confirme si practicó, declarará o corregirá la retención y conserva su respuesta. Más adelante, compara certificados y datos disponibles con el expediente. No inventes que una retención fue ingresada solo porque aparecía impresa en la factura.

    Registra el banco una sola vez y mantiene la incidencia abierta

    Conserva un único movimiento bancario y enlázalo a la factura. Separa el importe esperado de la diferencia sin crear una segunda venta. Usa un estado de incidencia o una cuenta transitoria coherente con tu sistema hasta disponer de una explicación documentada. La suma debe seguir coincidiendo con el banco.

    Cuando se produzca una devolución, compensación o corrección confirmada, enlaza el nuevo movimiento al mismo expediente. Mantén versiones y fecha de decisión. No borres la primera conciliación ni modifiques el histórico para que el cierre parezca automático.

    Ejemplo hipotético y comprobación final

    Una profesional emite una factura que muestra un líquido inferior al total y el cliente transfiere el total. Ella conserva factura y banco, solicita el desglose y descubre que el equipo de pagos omitió la retención. La actuación posterior se documenta con el cliente; no se inventa otro servicio ni se cambia silenciosamente el PDF.

    Antes de cerrar, confirma documento, pagador, fórmula, diferencia, comunicación y actuación final. Si hay varios pagos, facturas rectificativas, un pagador extranjero o desacuerdo sobre la naturaleza de la renta, mantén el caso pendiente de una revisión específica.

    Qué acredita la fuente oficial

    El Reglamento del IRPF establece con carácter general que la obligación de retener nace cuando se satisfacen o abonan las rentas correspondientes.

    La fuente sitúa el marco general, pero no sustituye el contraste de las circunstancias ni convierte este contenido en asesoramiento individual.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre factura profesional con retención incorrecta.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la conciliación de la retención.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Servicio ocasional distinto de la actividad declarada en el IAE


    Un servicio ocasional distinto de la actividad declarada en el IAE no se clasifica por la palabra usada en la factura ni por el hecho de que solo ocurra una vez. Describe qué resultado espera el cliente, quién responde, qué medios se utilizan y cómo nace el derecho a cobrar. Compara esa ficha con la actividad vigente y documenta la diferencia. El objetivo es preparar una decisión motivada sin asignar un epígrafe por intuición ni presentar la ocasionalidad como excepción automática.

    Documentos y comprobaciones para esta decisión
    Elemento Función Evidencia
    Servicio habitual Entregable y responsabilidad Contratos y facturas previas
    Encargo nuevo Resultado, cliente y medios Propuesta y aceptación
    Diferencia material Cambio real respecto al alta Matriz comparativa
    Decisión censal Mantener, consultar o modificar Criterio y justificante

    Describe el encargo sin usar etiquetas vagas

    Escribe una frase con un verbo, un destinatario y un resultado. Diseñar una pieza, impartir una sesión, intermediar una venta o instalar un equipo representan hechos distintos. Añade alcance, precio, duración y condiciones de aceptación. Si solo puedes llamarlo colaboración o apoyo, solicita más información antes de clasificar.

    Identifica si actúas en nombre propio, si contratas a terceros y quién responde ante el cliente final. La forma de cobrar ayuda a entender el contrato, pero no decide por sí sola. Conserva propuesta y comunicaciones para que el análisis no dependa de un concepto abreviado.

    Compara hechos con la actividad vigente

    Recupera la declaración y la descripción usada en contratos y facturas habituales. Construye dos columnas: tareas incluidas y tareas del encargo nuevo. Compara resultado, proceso, medios, conocimientos, destinatarios y responsabilidad. Una diferencia comercial pequeña puede no cambiar la actividad; una prestación materialmente distinta merece revisión.

    No elijas un código mirando solamente profesiones parecidas en internet. Dos personas con el mismo título pueden realizar operaciones distintas. La matriz debe permitir formular una consulta concreta y explicar por qué el servicio se considera incluido, accesorio o separado.

    Analiza la ocasionalidad sin convertirla en regla

    Registra si existe un solo encargo, una prueba que puede repetirse o una nueva línea ya ofertada. Conserva anuncios, propuestas y calendario. Que el trabajo sea breve no elimina la necesidad de describirlo; que pueda repetirse tampoco prueba que ya sea habitual. Trabaja con los hechos disponibles y marca los escenarios futuros como hipótesis.

    Si ya promocionas el servicio, has comprado medios específicos o tienes varios pedidos, añade esa evidencia. Si fue una solicitud aislada rechazada, no la presentes como actividad realizada. La cronología evita tanto sobredimensionar una conversación como ocultar una línea que ya funciona.

    Prepara la consulta o modificación sin improvisar

    Resume cliente, entregable, medios, frecuencia, responsabilidad y diferencias con el alta. Adjunta una muestra documental y formula la duda con hechos. No pidas simplemente qué epígrafe me corresponde sin explicar la operación. Una respuesta útil necesita un supuesto suficientemente definido.

    Si procede modificar datos, compara el resumen de la nueva declaración con la anterior y conserva ambos justificantes. Revisa que no se arrastren domicilios o actividades ajenas al cambio. Coordina después contratos y facturas para que la descripción operativa siga siendo coherente.

    Ejemplo hipotético y cierre

    Supongamos que una fotógrafa recibe una petición para impartir un taller. Documenta temario, asistentes, materiales, responsabilidad y precio, y lo compara con sus sesiones fotográficas habituales. No concluye por el título profesional ni porque sea un único día; prepara los hechos y revisa el alcance censal.

    Antes de facturar, comprueba que el cliente, el resultado y la fecha están claros, que la actividad vigente se ha revisado y que la decisión conserva evidencia. Si hay regulación profesional, territorio especial o tratamiento indirecto complejo, mantén el caso pendiente de revisión individual.

    Qué acredita la fuente oficial

    El Real Decreto Legislativo 1175/1990, de 28 de septiembre, aprueba las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas.

    La fuente sitúa el marco general, pero no sustituye el contraste de las circunstancias ni convierte este contenido en asesoramiento individual.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre preparar una consulta de clasificación del IAE.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar el alcance de mi actividad.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Dos actividades con fechas de inicio diferentes en el modelo 036


    Dos actividades con fechas de inicio diferentes en el modelo 036 deben documentarse como dos cronologías, no como una fecha copiada por comodidad. La primera factura ayuda a entender el expediente, pero no es la única evidencia posible. Reúne propuestas, contratos, disponibilidad de medios, comunicaciones y entregas para identificar cuándo comenzó realmente cada línea. Después compara esos hechos con la declaración presentada y prepara una modificación limitada si existe una discrepancia.

    Documentos y comprobaciones para esta decisión
    Elemento Función Evidencia
    Actividad principal Primer encargo y medios disponibles Contrato, agenda y entrega
    Actividad incorporada Hecho que marca su comienzo real Aceptación, pedido y trabajo realizado
    Declaración censal Fecha comunicada para cada actividad Modelo y justificante
    Seguimiento Diferencias pendientes de explicar Nota de contraste y responsable

    Abre una ficha independiente para cada actividad

    Describe cada actividad con un verbo y un resultado reconocible. Añade quién contrata, qué medios necesitas, qué documento demuestra el encargo y cuándo estuvo disponible el servicio. Evita etiquetas genéricas como consultoría o trabajos varios, porque impiden decidir si existe una segunda actividad o una forma distinta de prestar la misma.

    Guarda una muestra de contrato, propuesta, correo de aceptación y entrega para cada línea. Si compartes ordenador, local o proveedores, anótalo sin concluir que las fechas deben coincidir. Los medios comunes explican la organización, pero no sustituyen la cronología de los encargos.

    Determina la fecha desde hechos contemporáneos

    Construye una secuencia con preparación, oferta, aceptación, ejecución, entrega, factura y cobro. No elijas automáticamente el primer movimiento bancario ni retrases la fecha hasta la primera factura. Señala qué hecho consideras decisivo y qué documentos lo respaldan para que otra persona pueda revisar la conclusión.

    Cuando hubo pruebas, formación o compra de herramientas antes del primer cliente, sepáralas del inicio efectivo de la prestación. Puede existir una fase preparatoria relevante, pero este artículo no convierte una compra aislada en una regla universal. Deja visibles las dudas y evita reconstruir el pasado con documentos creados después.

    Compara la cronología con el justificante del modelo

    Abre el justificante censal y localiza las actividades y fechas comunicadas. Copia esos datos en la ficha sin sobrescribirlos. Marca las coincidencias y las diferencias, y revisa si una fecha pertenece al alta original, a una modificación posterior o a otro dato del formulario. Una lectura apresurada puede confundir presentación y efecto.

    Si solo una actividad está mal, prepara el cambio sobre ese dato y comprueba el resumen completo antes de enviar. Conserva la declaración anterior, la nueva y ambos justificantes. El historial debe permitir ver qué se modificó; no borres la versión inicial ni cambies otras actividades para que todo parezca uniforme.

    Coordina facturas, contratos y sistemas internos

    Comprueba que las facturas emitidas desde cada fecha describen el servicio correspondiente. Revisa también contratos, catálogo, software de facturación y ficha contable. La finalidad no es reescribir documentos cerrados, sino detectar contradicciones y decidir si alguna requiere una corrección específica y versionada.

    Asigna una referencia a cada incidencia. Si una factura mezcla actividades, separa las líneas y enlaza los soportes. Si el sistema solo admite una fecha general, conserva el detalle en el expediente y revisa la configuración antes de perder información. Una pantalla simplificada no debe convertirse en la fuente de verdad.

    Ejemplo hipotético y control final

    Supongamos que una traductora inició traducciones en enero y añadió formación en abril tras aceptar su primer curso. La segunda fecha se apoya en propuesta, matrículas y sesiones, no en la fecha de enero ni en el cobro de mayo. La profesional compara ambos hitos con su justificante y conserva el cambio que corresponda.

    Antes de cerrar, responde qué actividad empezó, qué hecho lo demuestra, qué fecha consta en el modelo, qué documentos la sostienen y qué sistemas deben actualizarse. Si existen dudas sobre la clasificación, territorio o compatibilidad, detén la simplificación y revisa el expediente completo.

    Qué acredita la fuente oficial

    La Agencia Tributaria indica que cualquier obligado tributario puede utilizar el modelo 036.

    La fuente sitúa el marco general, pero no sustituye el contraste de las circunstancias ni convierte este contenido en asesoramiento individual.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre corregir la fecha de inicio de actividad.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar mi cronología censal.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.

  • Referencia de proyecto equivocada en una factura: qué corregir


    Una referencia de proyecto equivocada en una factura puede afectar solo al enlace interno o revelar que el concepto, el cliente o el importe pertenecen a otro encargo. Conserva el documento enviado y compara propuesta, entrega, factura y cobro. No reemplaces el PDF sin dejar rastro. La decisión empieza clasificando el dato: código auxiliar, descripción de la operación, fecha, destinatario o importe. Cada categoría requiere una respuesta distinta y evidencia propia.

    Documentos y comprobaciones para esta decisión
    Elemento Función Evidencia
    Encargo Define alcance Contrato o propuesta
    Entrega Acredita trabajo Acta o correo
    Factura Documenta operación Concepto, fechas e importes
    Referencia Enlaza expedientes Código y registro interno

    Localiza la referencia en toda la cadena

    Busca el código en presupuesto, contrato, partes, correos, factura y sistema contable. Anota qué proyecto aparece en cada soporte y quién creó el dato. Comprueba que no existan dos encargos con nombres parecidos. Un código puede estar mal mientras la operación sigue claramente identificada, o puede apuntar a un expediente completamente distinto.

    Conserva la factura tal como se envió y la confirmación de recepción. No edites el original para facilitar la comparación. Si el cliente detectó el fallo, guarda su mensaje y pregunta qué documento utiliza para conciliar.

    Clasifica qué datos son correctos

    Revisa destinatario, número, fechas, descripción, unidades, base, cuota y total. Marca cada elemento como confirmado, dudoso o incorrecto. Si el concepto identifica bien el servicio y solo falla una etiqueta interna, explica por qué. Si la descripción o los importes pertenecen a otro encargo, detén el cobro y amplía la revisión.

    No trates la referencia del cliente como sustituta de la descripción. El artículo 6 exige información suficiente sobre las operaciones y sus importes. El código puede complementar esa explicación, pero debe existir un puente comprensible con el trabajo realizado.

    Decide y documenta la actuación

    Consulta el procedimiento de facturación aplicable cuando un dato del documento emitido deba corregirse. Pide o prepara el documento procedente sin borrar la versión anterior. Relaciona ambos mediante número, fecha y motivo, y evita cambiar otros campos que ya estaban comprobados.

    Si la incidencia se resuelve con una aclaración operativa, archívala junto a la factura y confirma que ambas partes usarán la misma referencia. Este artículo no declara que cualquier código auxiliar obligue por sí solo a una forma concreta de corrección.

    Concilia el pago y evita duplicados

    Si la factura ya se pagó, asigna el movimiento al documento y conserva el puente con el proyecto correcto. No registres un segundo ingreso por crear un documento de corrección. Si el pago está pendiente, envía al cliente la versión vigente e identifica cuál debe usar.

    Actualiza la ficha maestra o plantilla que originó el error. Revisa automatizaciones, importaciones y nombres de proyecto para impedir que el código vuelva a aparecer. Mantén un registro breve de la causa y el control añadido.

    Comprueba además los informes donde se reutiliza la referencia: rentabilidad por proyecto, control de horas, saldos del cliente y archivo de entregas. Corrige la relación mediante una anotación trazable, no borrando el movimiento original. Así los informes futuros usan el encargo correcto y la auditoría conserva la causa de la reclasificación.

    Ejemplo hipotético y cierre

    Una consultora factura el proyecto Norte con el código interno de Sur, aunque cliente, servicio e importe son correctos. Conserva el envío, compara expedientes y documenta el alcance real. Después aplica el procedimiento que corresponda y corrige la plantilla que arrastró el código.

    Antes de cerrar, confirma qué operación se prestó, qué dato estaba mal, qué documento queda vigente, cómo se asignó el cobro y qué control evita la repetición. Si también cambian importes o destinatario, no reduzcas el caso a una referencia.

    Qué acredita la fuente oficial

    El artículo 6 del Reglamento de facturación exige describir las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible y su importe.

    Esta afirmación sitúa el marco documental, pero no convierte una comprobación general en asesoramiento individual ni resuelve por sí sola las excepciones del caso.

    Lecturas y siguiente paso

    Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre fecha de operación y fecha de expedición.

    Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la corrección de la factura.

    Fuentes oficiales

    Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.