Categoría: Facturacion

Dos clientes expiden materialmente tus facturas y te envían las copias. ¿Pueden utilizar la misma serie para documentar tu actividad? El Reglamento exige una serie específica distinta para cada destinatario que las expida conforme a ese régimen. No confundas a quien prepara la factura por tu cuenta con un cliente que simplemente la recibe.

Esta revisión parte de una expedición por destinatario que reúne sus requisitos. No convierte cualquier documento preparado por el cliente en una factura válida ni decide cómo debe funcionar su programa. La pregunta concreta es cómo distinguir las series de esos dos flujos.

La serie distingue a quien expide materialmente por tu cuenta

El artículo 6 del Reglamento exige una serie específica distinta para cada destinatario o tercero que expida las facturas conforme al artículo 5. Por tanto, al recibir documentos de clientes diferentes que las preparan por tu cuenta, identifica qué serie corresponde a cada uno.

El artículo 5 prevé que esas facturas se expidan en nombre y por cuenta del empresario o profesional que realizó las operaciones. Que el cliente intervenga en su preparación no significa que debas leer el documento como una compra de tu negocio en lugar de una factura por tu propia operación.

Comprueba qué papel tiene cada parte antes de diseñar la numeración. Un cliente al que tú expides una factura es un supuesto diferente. La regla que explicamos no obliga a crear una serie para cada persona que te compra: se refiere a quienes la expiden materialmente conforme al régimen indicado.

Cada serie mantiene su propia numeración correlativa

La numeración de las facturas dentro de cada serie es correlativa, según el artículo 6. Para revisar documentos de varios flujos, conserva tanto la serie como el número; mirar solo la parte numérica puede ocultar la diferencia entre ellos.

Antes de importar una copia en tu aplicación, comprueba qué campos utiliza. Si guarda únicamente el número corto y descarta la serie, podrías terminar tratando como iguales referencias completas que eran distintas. Identifica esa pérdida de información antes de modificar el documento recibido.

Dos referencias ficticias que conservan la serie de cada emisor material

Quién expide por cuenta del proveedor	Serie del ejemplo	Número corto	Referencia completa
Cliente A	CA	001	CA-001
Cliente B	CB	001	CB-001

Los prefijos de la tabla son ilustrativos. El artículo no prescribe esas letras ni un formato universal. Lo que muestra es la información que perderías si conservaras únicamente «001» de ambas referencias.

Identifica con Alexis las series de los clientes que expiden por tu cuenta. Aporta las copias y explica quién prepara cada flujo, sin cambiar números solo para que el programa los acepte.

Dos copias con el mismo número corto pueden tener referencias distintas

Supuesto ilustrativo: un proveedor recibe dos copias de facturas expedidas por destinatarios distintos. Las referencias del ejemplo son CA-001 y CB-001, pero al preparar la importación la hoja conserva únicamente la columna con el número corto.

La coincidencia de «001» no permite concluir que sea la misma factura. Falta la serie que identifica cada flujo. El proveedor contrasta las copias originales, el cliente que las ha expedido y las operaciones documentadas antes de resolver la aparente duplicidad.

El resultado es conservar la referencia completa y la relación con cada operación. No borra una copia por la coincidencia del número corto ni expide automáticamente otra factura propia para sustituir la que ya ha recibido.

Si la referencia completa también coincide o la operación no se reconoce, hay una diferencia distinta que debe aclararse con los documentos. El ejemplo no valida cualquier repetición ni permite cambiar una serie a posteriori para ocultar una incidencia.

Conserva la copia y reconoce qué flujo la ha expedido

El artículo 5 prevé que el destinatario que expide la factura remita una copia al empresario o profesional que realizó la operación. Guarda esa copia de manera que puedas volver a la serie, al número y al cliente emisor material cuando revises el registro.

El mismo artículo contempla un procedimiento de aceptación para cada factura expedida por el destinatario, ajustado a lo que determinen las partes. Revisa cómo se ha organizado ese procedimiento antes de considerar terminado el circuito de recepción.

Los requisitos generales de facturación siguen necesitando su comprobación. Aquí no se deciden modalidades de sistemas de facturación, impuestos de una operación o validez del acuerdo. Se conserva el dato que permite distinguir qué documento ha preparado cada cliente.

Revisa con Alexis las copias recibidas y la serie de cada cliente emisor. La comparación debe partir de las referencias completas y de las operaciones que documentan.

Fuentes oficiales

Reglamento de facturación: artículos 5 y 6.

Imagina que vas a dejar tu programa de facturación y descargas una carpeta de registros XML. Puedes abrirla, pero todavía no has localizado la copia de una factura que emitiste en PDF. ¿Has recuperado ya todo lo que necesitas conservar? Comprueba por separado los registros y las copias o matrices de las facturas. Una descarga correcta de un objeto no acredita automáticamente la recuperación del otro.

Nos centramos en la salida de un SIF NO VERIFACTU comprendido en el reglamento. La modalidad importa para entender la exportación regulada. No se certifica ningún programa ni se fija aquí su calendario de adaptación: se prepara una comprobación del archivo antes de terminar el acceso.

Identifica si has descargado registros o copias de las facturas

Los artículos 10 y 11 de la Orden HAC/1177/2024 establecen XML y UTF-8 para los registros de facturación de alta y anulación. Son objetos con una estructura reglada. Al pedir una exportación, identifica si la función que estás usando entrega esos registros.

La copia o matriz de la factura responde a otra comprobación: conservar el contenido original del documento expedido. No decidas qué has recuperado por el icono del archivo o porque su nombre contenga la palabra factura. Mira el contenido y la función descrita por el proveedor.

Aquí hablamos de los registros de alta y anulación del SIF, no de cualquier archivo que utilice la extensión XML. Tampoco se exige que todas las facturas se conserven en PDF. El formato del ejemplo es el que ya utilizaba ese negocio para sus documentos; lo importante es recuperar y conservar los objetos que correspondan.

Objeto que compruebas	Qué necesitas identificar	Prueba concreta
Registros de facturación exportados	Estructura, periodo y alcance de la exportación	Localizar el registro de una factura conocida y contrastar sus datos
Copia o matriz de la factura expedida	Contenido original del documento que conservas	Recuperar esa factura y comprobar que su contenido está completo y legible

El artículo 8 tiene un alcance que depende de la modalidad

El artículo 8 prevé exportar registros a un soporte externo y exige una copia fidedigna de todos los registros exportados. También contempla, como mínimo, exportar los generados en un periodo y distingue el proceso de la política de copias de seguridad.

El artículo 3 excluye la aplicación del artículo 8 mientras el sistema actúe como VERIFACTU. Por eso no debe presentarse la misma función de exportación como una exigencia idéntica para cualquier modalidad. Comprueba qué sistema utilizas y qué documentación describe su funcionamiento.

La obligación sobre documentos conserva su propio objeto. El Reglamento de facturación exige conservar las facturas recibidas y las copias o matrices de las expedidas, con su contenido original y ordenadamente. Tener identificada la modalidad del SIF no sustituye comprobar qué documentos has recuperado.

Si no sabes qué contiene una descarga, formula la petición al proveedor con esos nombres separados: registros reglados, copias o matrices y periodo. Preguntar solo por «mis datos» puede dar lugar a una respuesta demasiado amplia para saber qué podrás consultar después.

Comprueba dos objetos utilizando una factura que ya conoces

Ejemplo ilustrativo: una empresa emitió una factura cuya copia conserva en PDF. Al preparar la salida del SIF NO VERIFACTU, descarga los registros XML del periodo. Encuentra el número de esa factura dentro de los registros y da por terminada la recuperación, sin buscar su copia documental.

La coincidencia de la referencia permite relacionar el registro con la factura, pero no demuestra por sí sola que la copia con su contenido original esté en el archivo recuperado. La comprobación que falta consiste en localizar ese segundo objeto y abrirlo, utilizando la función o el paquete que lo contenga.

El resultado buscado es poder recuperar tanto el registro correspondiente como la copia o matriz que debe conservar el negocio. El ejemplo no afirma que se haya probado una herramienta real ni que cualquier registro exportado sea necesariamente insuficiente para otra función: identifica qué se ha comprobado y qué todavía falta verificar.

Identifica con Alexis qué descarga contiene tus registros y cuál tus facturas.

Decide la salida del programa después de comprobar el archivo

Antes de terminar el acceso, realiza la prueba con documentos del periodo que quieres conservar y verifica el alcance declarado de la descarga. Una muestra legible permite comprobar esa muestra; no acredita por sí sola que estén completos todos los periodos del negocio.

Si faltan copias, registros o una forma de leerlos, concreta qué necesitas recuperar mientras todavía puedes solicitarlo al proveedor. No sustituyas el archivo original por una transcripción manual que solo reproduzca algunas cifras de las facturas.

Los requisitos y documentación de facturación ayudan a situar el deber de conservación. La decisión de salida debe apoyarse en objetos recuperados y comprobaciones concretas, sin depender únicamente del mensaje «exportación completada».

Fuentes oficiales: Orden HAC/1177/2024, artículos 3, 8, 10 y 11, y Reglamento de facturación, artículos 19–21, leídos en el alcance indicado.

Comprueba con Alexis el archivo de facturas que conservarás al dejar el programa.

Ofrecer el mismo porcentaje de rappel no implica conceder el mismo importe. ¿Lo calcularás sobre todas las ventas del periodo o solo sobre lo que supere un umbral? Compara las dos cuentas antes de anunciar la oferta: la base elegida puede cambiar mucho el descuento.

Esta revisión sirve para diseñar condiciones comerciales antes de pactarlas. No interpreta una cláusula existente ni decide cuánto corresponde a un cliente real. Si el acuerdo ya está firmado y su alcance es dudoso, necesitará una lectura específica.

Define la base del descuento antes de anunciar el porcentaje

El porcentaje necesita una cantidad sobre la que aplicarse. Cuando preparas una oferta por volumen, escribe ambas cosas. También indica el periodo y qué hecho activa el descuento; sin esos datos no puedes estimar de forma reproducible lo que estás ofreciendo.

Puedes comparar dos alternativas expresamente definidas. En una, al alcanzar el umbral se aplica el porcentaje a todo el volumen considerado. En otra, se aplica únicamente a la parte que excede ese umbral. Son dos diseños comerciales diferentes, no dos formas de escribir la misma cuenta.

Haz la comparación con el mismo conjunto de ventas. Si a una oferta le añades productos, meses o devoluciones distintos, el resultado ya no aislará el efecto de escoger una base u otra. Conviene separar primero esa decisión y estudiar después las demás condiciones.

Dos ofertas diferentes con las mismas ventas hipotéticas

Ejemplo ilustrativo: una pyme estudia ofrecer un rappel del 3 % y compara dos alternativas con ventas hipotéticas de 24000 euros y un umbral de 20000 euros. Define la primera sobre todo el volumen si se alcanza el umbral; la segunda, solo sobre el exceso. Para aislar las cuentas, no hay impuestos, devoluciones ni otros descuentos.

En la primera oferta, el 3 % de 24000 euros son 720 euros. En la segunda, el exceso es de 4000 euros, al restar 20000 a 24000. El 3 % de ese exceso son 120 euros. Las ventas y el porcentaje son los mismos; cambia la base sobre la que se aplica.

El resultado son descuentos distintos para dos ofertas distintas. La comparación no recomienda elegir automáticamente la más pequeña ni predice que el cliente comprará ese volumen. Permite conocer el alcance económico de cada diseño antes de comprometerlo.

Dos bases alternativas para el rappel del supuesto

Diseño de oferta	Base utilizada	Porcentaje hipotético	Descuento
Sobre todo el volumen considerado	24000 euros	3 %	720 euros
Solo sobre el exceso del umbral	4000 euros	3 %	120 euros

Si utilizas escenarios para valorar la oferta, etiqueta los volúmenes como supuestos. Un descuento ofrecido puede tener sentido comercial, pero la cuenta no demuestra por sí sola que consiga más ventas o que resulte rentable después de todos los costes.

Compara con Alexis el coste de las dos ofertas de rappel que estás diseñando. Lleva las bases que quieres utilizar y conserva iguales los demás datos de la comparación.

Deja explícitos el umbral y el alcance de la oferta

Cuando elijas una alternativa, concreta qué ventas entran en el volumen y cuáles no. Revisa productos, periodo y tratamiento de devoluciones o rebajas anteriores. No conviertas una descripción comercial imprecisa en una fórmula elegida por administración al cerrar el año.

Comprueba además qué información permitirá medir la condición. Si necesitas separar una familia de productos, el registro de ventas debe poder identificarla. Si el descuento depende de un periodo determinado, evita completar el umbral con operaciones de otro intervalo únicamente para que la cuenta encaje.

Conserva el diseño que se acuerde y una cuenta de prueba. Al revisar la aplicación posterior, podrás comparar lo que se ofreció con los datos utilizados. Si la cuenta requiere decidir entre dos lecturas posibles de un acuerdo ya existente, detén esa elección y aclara su alcance antes de usarla.

Una comparación comercial no cierra la factura posterior

El PGC de Pymes contempla deducir del precio acordado los descuentos, rebajas u otras partidas similares que la empresa pueda conceder al valorar sus ingresos por ventas y servicios. Por eso conocer el descuento forma parte de entender el precio que quedará después de aplicarlo.

Una vez que corresponda documentar una rebaja, la documentación de la facturación tiene su revisión propia. No traslades este ejemplo sin impuestos al importe de una factura ni al dinero que finalmente haya que devolver o compensar.

La guía para documentar el descuento por volumen que finalmente corresponde aborda ese paso posterior. Antes de llegar a él, la oferta debe permitir reconocer qué cantidad se compara con el umbral y sobre qué base se calcula la rebaja.

Revisa con Alexis la base del rappel antes de comprometer el descuento. El porcentaje debe viajar con una cuenta que puedas explicar.

Fuentes oficiales

PGC de Pymes: norma de ingresos por ventas y prestación de servicios.

Quieres una herramienta gratuita para facturar y tu negocio trabaja habitualmente con tiques. ¿Encaja la aplicación de la Agencia Tributaria? La aplicación gratuita de la AEAT no emite facturas simplificadas: su ayuda exige un destinatario en todas las facturas. Comprueba esta función antes de elegirla para tu actividad.

La respuesta se refiere a la aplicación gratuita VERI*FACTU de facturación de la AEAT. No equivale a una prohibición general de las facturas simplificadas ni describe la solución pública de intercambio electrónico entre empresas. Son cuestiones diferentes que conviene separar al preparar el cambio de herramienta.

La aplicación necesita identificar un destinatario

La ayuda de la AEAT indica que todas las facturas de esta aplicación deben incluir un destinatario y que no es posible emitir facturas simplificadas o tiques. Es una característica concreta que debes comparar con los documentos que utiliza tu negocio.

Si normalmente emites simplificadas en los casos que lo permiten, no des por hecho que podrás continuar con el mismo circuito dentro de esta aplicación. Revisa una muestra de tus documentos y describe qué necesitas emitir antes de trasladar datos.

No inventes un cliente ni utilices datos de una persona distinta para superar una pantalla. Si la función que necesitas no está disponible, la decisión es revisar la herramienta o estudiar de verdad la operativa, no completar un campo con información ficticia.

Un límite de la herramienta no prohíbe todas las simplificadas

El artículo 4 del Reglamento de facturación permite utilizar facturas simplificadas en los supuestos y con las condiciones que regula. Que una aplicación concreta no las emita no elimina esa posibilidad normativa.

La revisión tiene dos capas: qué forma de documentar corresponde a tu operación y qué programa permite hacerlo correctamente. No elijas primero el programa y deduzcas después que la única factura posible en él es la que corresponde a cualquier venta.

Esta guía no determina que todas tus operaciones admitan una simplificada. Para eso debes revisar el tipo de operación y sus requisitos. Sí permite detectar que una limitación del producto no es una regla general que afecte a todos los programas.

Compara tus documentos antes de probar la emisión

La ayuda de esta aplicación dice que no existe límite de facturas anual, mensual o semanal. Por tanto, la incompatibilidad que estamos revisando no se resuelve contando cuántos documentos emites, sino comprobando su tipo.

Preguntas para elegir por la función que necesitas

Necesidad del negocio	Comprobación	Decisión previa
Seguir emitiendo simplificadas	La aplicación AEAT no ofrece esa emisión	Revisar una alternativa compatible con la operativa
Emitir facturas con destinatario	Revisar las demás características y requisitos	No dar por suficiente una sola coincidencia funcional
Cambiar después de programa	Entender cómo se gestionan los registros generados	Preparar la continuidad antes de empezar

Una comparación útil parte de tus documentos habituales, no de la palabra «gratis». Puedes revisar con Alexis qué tipos de factura emites antes de elegir la aplicación de facturación.

El negocio quiere conservar su circuito de tiques

Supuesto ilustrativo: un pequeño negocio quiere mantener la emisión de facturas simplificadas para las operaciones que admiten esa forma de documentación y valora la aplicación gratuita de la AEAT.

Comprueba la ayuda oficial antes de trasladar su actividad. Detecta que esa aplicación exige destinatario y no emite simplificadas, por lo que necesita revisar otra solución que encaje con su circuito o estudiar un cambio real de operativa.

Evita elegir una herramienta por su precio sin comprobar una función necesaria. No inventa un destinatario para continuar ni convierte la prueba del programa en una factura de una operación inexistente.

El resultado del ejemplo es una decisión de preparación. No afirma que otra aplicación ya esté validada ni que el cambio de circuito se haya acordado con los clientes.

No confundas esta aplicación con el sistema de intercambio B2B

Esta comprobación se centra en las funciones que publica la AEAT para su aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU. Elegir un sistema que genere registros y revisar el intercambio de facturas electrónicas entre empresas no son la misma decisión.

La AEAT advierte que las facturas y registros generados solo pueden gestionarse desde esa aplicación y que no se pueden exportar registros para continuar la facturación en otro SIF. Lee esa condición antes de diseñar un cambio posterior como si bastara con mover un archivo.

La guía de facturación para autónomos sitúa las obligaciones generales. Para elegir herramienta, compara con Alexis tus documentos habituales y la función que necesitas antes de trasladar la facturación a otra herramienta.

Fuentes oficiales

AEAT: características de su aplicación gratuita de facturación. Reglamento de facturación, artículo 4.

El calendario oficial fija el fin del horario de verano de 2026 el domingo 25 de octubre: el reloj se retrasa sesenta minutos, a las tres en la Península y a las dos en Canarias. ¿Qué conviene revisar en tu programa? El cambio de hora del sistema de facturación debe entenderse junto al huso que conserva cada registro, no solo mirando el reloj de la pantalla.

Si utilizas o estás preparando un sistema sujeto a sus requisitos técnicos, pregunta al proveedor cómo identifica el momento de generación. No modifiques registros anteriores para que sus horas parezcan ordenadas ni confundas esa marca con la fecha de la factura.

El cambio del calendario no estrena una obligación de facturación

El hecho reciente es el cambio de hora previsto para hoy. Los requisitos sobre las marcas temporales de los registros proceden de su normativa específica; no nacen por el cambio estacional del reloj.

Por eso, separa dos preguntas: cuándo y en qué condiciones te resultan aplicables las reglas del sistema, y cómo funciona el programa que utilizas o estás preparando. Esta revisión del reloj no adelanta el calendario de adaptación ni afirma que toda actividad tenga que cambiar de herramienta hoy.

También distingue una incidencia real de una comprobación preventiva. Si aún no has observado un fallo, puedes pedir información al proveedor sin presentarlo como un error confirmado en tus facturas.

La generación del registro lleva fecha, hora y huso

El artículo 7 de la Orden HAC/1177/2024 exige incorporar al registro la fecha y hora exactas de su generación de acuerdo con el territorio desde el que se expide la factura. No se refiere únicamente al día que ves impreso en el documento.

La fecha y hora de generación deben incluir el huso horario aplicado en ese momento. Ese contexto permite interpretar una hora local cuando el reloj cambia o cuando se comparan datos de territorios distintos.

La orden establece un margen máximo de error admitido de un minuto para la fecha y hora que utiliza el sistema al fechar los registros. Pregunta cómo mantiene esa precisión la versión instalada y quién atiende una incidencia. Una respuesta sobre el diseño visual de la factura no explica necesariamente el dato del registro.

Pide al proveedor que muestre el dato que realmente se conserva

Describe qué estás comprobando y pide una evidencia del sistema utilizado. Puede que una pantalla resuma la información y una exportación la muestre de otra forma. Antes de concluir que falta un campo, localiza dónde se conserva y cómo puede interpretarse.

Tres datos distintos al revisar la hora de facturación

Dato	Pregunta al proveedor	Qué evita confundir
Fecha de expedición de la factura	¿Qué documento y operación identifica?	La factura con la marca de generación del registro
Fecha y hora de generación	¿Qué reloj utiliza y cómo mantiene su precisión?	Hora de pantalla con dato conservado
Huso aplicado al generar	¿Dónde figura y cómo aparece al exportar?	Una hora local repetida con el mismo momento real

La comprobación debe referirse a tu versión y configuración. Si necesitas ordenar la documentación, puedes preparar con Alexis la consulta documental sobre las fechas y el huso que utiliza tu programa.

La hora se repite y el registro necesita contexto

Supuesto ilustrativo: una empresa ve dos registros generados en momentos distintos de la madrugada del cambio, pero una hoja exportada solo conserva la hora local sin su huso.

Revisa con el proveedor los registros originales y la información temporal completa. Pregunta si la exportación omitió el huso o si existe una incidencia en la generación, en lugar de cambiar una hora para que la lista parezca ordenada.

La comprobación se dirige al dato conservado y a su secuencia real. La empresa todavía necesita la respuesta técnica sobre su versión del programa; no declara correcto el sistema por haber identificado el posible origen de la duda.

El ejemplo no reproduce una prueba realizada en un programa concreto. Explica qué información falta para diferenciar un problema de visualización de otro que afecte a los registros generados.

Deja la incidencia acotada antes de cambiar configuraciones

Conserva la referencia del registro, la versión del programa y el mensaje o archivo que originó la duda. Pide al responsable técnico que indique qué debe revisarse y cómo se comprobará el resultado.

Evita resolverlo alterando una exportación y perdiendo el original. Una hoja que ahora se ordena mejor no demuestra que la generación del sistema se haya corregido.

La guía de facturación para autónomos sitúa el documento y sus registros. Para esta comprobación, revisa con Alexis qué evidencia falta para entender las marcas de tiempo de tu facturación.

Fuentes oficiales

BOE: calendario oficial del cambio de hora de 2026. Orden HAC/1177/2024, artículo 7.

Supuesto ilustrativo: una autónoma importa su hoja de facturas y el programa nuevo muestra como pendiente un documento que había cobrado antes del traslado. ¿Debe reclamarlo otra vez? Antes de enviar avisos, comprueba si al importar las facturas cobradas se trasladó también su seguimiento de pagos. Tener la factura en destino no demuestra que haya llegado su saldo correcto.

La decisión útil es revisar los pendientes importados antes del primer recordatorio. La hoja anterior, las facturas originales y los cobros te permiten distinguir una deuda que sigue abierta de una información que faltó trasladar.

Antes de activar avisos, fija una fecha de corte

Elige un momento concreto para comparar ambos sistemas. Guarda una copia de la hoja tal como estaba entonces y prepara la relación de facturas que estaban pagadas, parcialmente cobradas o abiertas. Esta fecha de corte es una propuesta de control interno, no un plazo tributario nuevo.

Si sigues cobrando mientras haces el traslado, separa esos movimientos posteriores. De lo contrario puedes comparar una hoja del lunes con un programa actualizado el jueves y atribuir a la importación una diferencia que corresponde a un pago recibido entre ambos días.

Antes de activar envíos automáticos, identifica quién puede revisarlos. El primer recordatorio no debería servir como prueba de que los datos importados eran correctos: para entonces el cliente ya habrá recibido una reclamación.

Identifica la factura sin crear otra venta

El artículo 6 del Reglamento de facturación incluye entre los datos de la factura su número y, en su caso, serie, la fecha de expedición y la identificación del emisor y del destinatario. Esos datos permiten reconocer el documento que estás comparando.

No uses solo el nombre del archivo o el número de fila. Comprueba la identidad completa de la factura y el original al que se refiere. Dos filas con referencias parecidas pueden pertenecer a series o emisores diferentes; una copia del mismo PDF tampoco representa otra operación.

Importar información para seguir un cobro no exige crear una venta nueva. Si el programa te propone emitir documentos al cargar el archivo, aclara primero qué función estás utilizando. Esta guía no presupone que todos los productos importen datos o apliquen estados del mismo modo.

Traslada el saldo, no una etiqueta que no entiendes

Una casilla «pagada» puede proceder de un dato que escribiste en la hoja; otra aplicación puede necesitar el movimiento de cobro correspondiente. Pregunta qué campos acepta el proceso y cómo relaciona el pago con la factura antes de dar por buena una etiqueta.

Qué comparar para explicar un pendiente importado

Dato	Documento de contraste	Decisión que permite
Factura identificada	Original y referencia de la hoja	Confirmar que se revisa la misma operación
Cobros anteriores al corte	Banco y detalle que los relaciona con esa factura	Saber qué parte se había satisfecho
Saldo que permanece abierto	Relación anterior frente al resultado importado	Corregir el seguimiento antes de reclamar

Si hubo un pago parcial, conserva esa diferencia. Marcar todo como cobrado para quitar un aviso puede esconder una cantidad todavía pendiente. Mantener toda la factura abierta puede producir la reclamación contraria. Si no puedes explicar el saldo, déjalo identificado para revisión.

Puedes revisar con Alexis los saldos importados antes de enviar los primeros recordatorios. Prepara el archivo de origen y un caso concreto, sin limitar la consulta a una captura del aviso.

Prueba el primer recordatorio con documentos ya conocidos

En el supuesto ilustrativo inicial, la autónoma encuentra una factura ya cobrada que el programa marca como pendiente.

Detiene el recordatorio, localiza la factura original y el cobro anterior y revisa qué información se importó. Comprueba el saldo a la fecha de corte en lugar de interpretar la etiqueta como una deuda confirmada.

Corrige el seguimiento del cobro de esa factura y conserva el vínculo con el pago. No emite otra factura ni vuelve a registrar la venta para que desaparezca el aviso.

Como comprobación operativa, compara además un documento parcialmente cobrado y otro realmente abierto. Así podrás ver si el problema afecta a la relación de pagos, a un campo omitido o a un caso aislado, antes de utilizar la lista para contactar con clientes.

Conserva el puente entre la hoja y el programa

La AEAT indica que la conservación electrónica debe asegurar la legibilidad del formato original y la autenticidad e integridad del contenido. El traslado de un seguimiento comercial no sustituye esos documentos.

Guarda la copia del corte y la explicación de los ajustes. Si el cliente responde que ya pagó, contrasta su referencia con el cobro; no modifiques una factura válida para corregir solo el estado de seguimiento.

La guía de facturación para autónomos aporta el contexto documental. Antes de reclamar diferencias, contrasta con Alexis qué cobros anteriores faltan en tu nuevo control de facturas.

Fuentes oficiales

Reglamento de facturación, artículo 6. AEAT: conservación de facturas.

¿Has perdido la factura original y necesitas recuperarla? Pide al proveedor un duplicado de factura que identifique la operación ya realizada. La pérdida del original por cualquier causa permite expedir un duplicado. Ese documento debe reconocer su condición y corresponder a la factura que estás buscando; una petición de copia no supone encargar de nuevo el producto ni pagar otra vez.

Esta comprobación sirve para recuperar una factura que se había emitido con datos correctos. Cuando el problema está en el precio, el destinatario o la operación descrita, conviene explicar esa diferencia al emisor antes de aceptar el archivo recibido.

Localiza la operación que ya se había facturado

Facilita al proveedor el número de factura, si lo conoces, su fecha y el nombre del destinatario. Si has perdido también esa referencia, el pedido, el albarán o el pago pueden ayudar a localizarla. Indica qué has comprado y cuándo, en lugar de pedir simplemente «una factura de este importe».

Una misma cantidad puede corresponder a compras diferentes. Por eso interesa relacionar la solicitud con el pedido concreto, especialmente si utilizas una cuenta de empresa en la que compran varias personas. El correo desde el que se hizo la compra puede ser otra pista para encontrar el documento correcto.

Al recibirlo, compara el emisor, el destinatario, la fecha, el concepto y el importe con lo que ya tenías registrado. El reglamento permite expedir un solo original de cada factura. Lo que buscas es recuperar la documentación de esa operación, manteniendo clara su identidad.

La palabra «duplicado» tiene una función concreta

El duplicado tiene la misma eficacia que su original. El artículo 14 del Reglamento de facturación reconoce esa eficacia y regula los supuestos en los que puede expedirse. Aquí estamos ante uno de ellos: la pérdida del original, incluida la factura original extraviada que no logras localizar entre tus documentos.

Cada ejemplar duplicado debe llevar la expresión «duplicado». Revisa que aparezca en el documento que te entrega el emisor. Que el archivo se llame «copia.pdf» en tu ordenador no incorpora por sí solo esa mención al contenido de la factura.

Pide la aclaración al proveedor si solo has recibido una captura incompleta, una confirmación del pedido o un archivo que pertenece a otra compra. La forma de entrega debe permitir conservar y leer el documento completo. Tampoco añadas tú una marca sobre un archivo ajeno para presentarlo como el duplicado expedido por el proveedor.

Si cambia el contenido, pide al emisor que aclare el motivo

Recuperar el documento y corregir su contenido son actuaciones diferentes. Cuando una factura incumple los requisitos de los artículos 6 o 7, el artículo 15 contempla la factura rectificativa, con las precisiones de ese propio artículo. Describe lo que has detectado para que el emisor determine la actuación procedente.

La respuesta depende de lo ocurrido con la factura

Lo que has comprobado	Qué pedir al proveedor	Qué revisar al recibirlo
La factura era correcta y has perdido el original	Un duplicado de aquella factura	Identidad de la operación y mención «duplicado»
El documento recibido contiene un dato diferente	Una explicación de la diferencia y la actuación que corresponda	Qué dato cambia y a qué factura se refiere
El original aparece después de recibir el duplicado	Aclaración solo si ambos documentos discrepan	Que el registro de la compra siga siendo único

Si la diferencia afecta a una factura que ya habías utilizado, consulta con Alexis la diferencia entre la factura perdida y el documento que te han enviado. Prepara ambos archivos y señala el dato concreto que no coincide.

Una factura de compra vuelve a aparecer entre los correos

Supuesto ilustrativo: una profesional compró una silla de trabajo y recibió la factura del proveedor. La factura ya figura en su registro de compras, pero al preparar la documentación no encuentra el archivo.

El proveedor le entrega un duplicado por pérdida del original. Días después, la profesional encuentra el correo antiguo con la factura. Ahora dispone de dos documentos relacionados con la misma silla.

El duplicado permite recuperar el documento de aquella compra. Como no se ha entregado otra silla ni se ha producido otro pago, importarlo como una nueva compra repetiría una operación que ya estaba registrada.

La profesional vincula el duplicado con el registro existente y conserva también el original recuperado como parte de la misma documentación. El resultado es una compra documentada, sin un segundo gasto ni otro pago.

El archivo recuperado debe seguir siendo legible

La obligación de conservación comprende las facturas recibidas. Los documentos deben conservarse con su contenido original y ordenadamente. El medio de conservación debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad.

Abre el archivo recibido y verifica que puedes leer todas sus páginas, incluidos los datos que permiten identificarlo. Relaciónalo con la compra en tu programa o archivo. Una carpeta con varios documentos de nombres parecidos resulta poco útil si después no puedes saber a qué operación pertenecen.

La guía de facturación para autónomos explica el marco general. Si lo que conservas es una factura simplificada, puedes consultar qué pedir cuando tienes un ticket.

Si sigues sin poder relacionar el documento con lo registrado, habla con Alexis sobre la factura recuperada y su relación con el registro de la compra. Indica si la operación ya estaba registrada y qué documentación has podido recuperar.

Fuentes oficiales

• Reglamento de facturación: artículos 14, 15, 19 y 20.
• AEAT: obligación de conservar las facturas.

Si debes varias facturas al mismo proveedor, el momento de indicar cuál pagas es al efectuar el pago. ¿Y si después recibes un recibo que aplica el dinero a otra deuda? Aclara la discrepancia antes de aceptarlo: el Código Civil atribuye consecuencias a esa aceptación. No conviene dejar la decisión para el cierre mensual, cuando el banco muestra una salida de dinero y cada parte ha cancelado una factura distinta.

Indica qué deuda pagas en el momento de hacerlo

El artículo 1172 del Código Civil permite al deudor declarar, al hacer el pago, a cuál de sus deudas debe aplicarse. Esa es la elección que interesa dejar clara si tienes varias facturas pendientes con el mismo proveedor.

Una referencia precisa permite identificar la factura y el importe que pretendes satisfacer. Si utilizas una comunicación adicional para explicar el pago, relaciónala con la transferencia o con el medio utilizado. Así se conserva qué se indicó al efectuarlo, en lugar de reconstruir una intención semanas después.

No confundas esa decisión con una propuesta automática del programa contable. Que una aplicación sugiera cancelar la factura más antigua puede resultar cómodo para registrar el movimiento, pero no acredita qué deuda se pagó. Primero comprueba la aplicación del pago; después refleja el resultado en los saldos.

Comprueba la aplicación que recoge el recibo del acreedor

El segundo párrafo del artículo 1172 se refiere al recibo del acreedor que hace una aplicación del pago. Si el deudor lo acepta, no podrá reclamar contra esa aplicación, salvo que haya mediado una causa que invalide el contrato.

Por eso conviene leer qué deuda aparece en el recibo antes de aceptarlo. Si no coincide con la que indicaste, pide aclaración y que el documento refleje lo que se haya acordado. Guardar dos documentos contradictorios sin resolver la diferencia no permite dar por cerrado el saldo con tranquilidad.

La excepción de invalidez no es un permiso general para cambiar de opinión después de aceptar un recibo. Si ya existe una discrepancia con un documento aceptado, conserva los hechos y pide una revisión de esa situación concreta. Esta guía no decide si concurre una causa de invalidez en tu contrato.

Si el recibo identifica otra factura, consulta con Alexis la instrucción del pago y el saldo que el proveedor da por cancelado.

Los intereses y el pago parcial tienen sus propios límites

Elegir a qué deuda se aplica una cantidad no permite imponer cualquier pago parcial. El artículo 1169 establece que, salvo autorización expresa del contrato, no se puede obligar al acreedor a recibir parcialmente la prestación. El mismo artículo contempla una regla para una deuda con una parte líquida y otra ilíquida; no convierte cualquier factura abierta en una obligación de aceptar cuotas.

Si vas a pagar solo parte de una factura, comprueba primero las condiciones pactadas y la aceptación de esa cantidad. La elección de factura y la posibilidad de pagar parcialmente son cuestiones diferentes. El caso siguiente presupone que el proveedor acepta el pago parcial.

También hay que separar capital e intereses. Según el artículo 1173, si la deuda produce intereses, no se considera pagado el capital mientras no estén cubiertos aquellos. No calcules el saldo de capital restando toda la transferencia si antes hay intereses que deben atenderse.

Una transferencia para la factura indicada, no para otra abierta

La comprobación útil del caso ocurre antes de aceptar el recibo discrepante. No se resuelve una discusión ya abierta sobre un documento aceptado ni se atribuye al deudor la facultad de exigir cualquier fraccionamiento. Esas premisas cambiarían el análisis.

Si falta una imputación válida, no elijas la más antigua por rutina

Cuando no pueda aplicarse el pago según las reglas anteriores, el artículo 1174 considera satisfecha la deuda más onerosa para el deudor entre las vencidas. Si estas tienen igual naturaleza y gravamen, el pago se aplica a todas a prorrata.

La regla no dice que se cancele siempre la factura más antigua ni que se reparta el dinero en partes iguales. Antes de utilizarla debes conocer las deudas y las condiciones que permiten compararlas. Si falta esa información, conserva la diferencia identificada y aclárala; una asignación contable provisional no sustituye la determinación de la deuda satisfecha.

Una vez confirmada la aplicación, enlaza el pago, el recibo y cada saldo restante. La guía de dos facturas cobradas en una transferencia explica la conciliación cuando hay retenciones. Para situar los documentos emitidos, puedes consultar la guía de facturación para autónomos. Aquí la decisión previa es a qué deuda se destinó el pago y qué aplicación se aceptó.

Ordena con Alexis la instrucción de pago, el recibo y las facturas que deben seguir abiertas.

La Orden HAC/1028/2026, publicada el 5 de octubre, prevé anular las comunicaciones de pago improcedentes o erróneas dejando trazabilidad. ¿Cómo corregirás un mensaje que marcó como pagada una factura electrónica que sigue pendiente? La actuación prevista recae sobre esa comunicación: localiza el mensaje y prepara su anulación, conservando el rastro de lo enviado. Es una guía para preparar funciones de aplicación futura, no una afirmación de que debas usarlas o de que estén operativas para tu negocio hoy.

La orden de octubre prevé corregir el mensaje de pago

El artículo 8.5 de la orden de la solución pública de facturación electrónica contempla la anulación cuando una comunicación resulte improcedente o errónea. Exige que quede trazabilidad y que el mensaje de anulación se ajuste al anexo II.

Esto añade una comprobación concreta al preparar tu programa: además de informar un pago, debe poder explicarse cómo se tratará una comunicación equivocada. Pide al proveedor que diferencie esa actuación de borrar la factura o modificar un movimiento del banco.

La entrada en vigor de la orden fue el 6 de octubre de 2026. El Real Decreto 238/2026 difiere la aplicación efectiva según el grupo correspondiente y contiene una transición específica para la información de estados de determinadas personas físicas y entidades en atribución de rentas. Comprueba tu calendario antes de convertir esta preparación en una obligación actual.

Antes de anular, identifica si falló el envío o el dato comunicado

Una comunicación de pago errónea en la solución pública no es lo mismo que un envío rechazado por errores. El artículo 8.3 prevé una respuesta con comunicaciones admitidas y envíos rechazados, indicando el motivo del rechazo. Revisa el resultado de la comunicación concreta: un fichero puede contener situaciones diferentes.

Si el dato equivocado llegó a admitirse, necesitas identificar qué se comunicó y a qué factura se refiere. Si el envío fue rechazado, empieza por el error señalado en la respuesta. No deduzcas que todas las comunicaciones quedaron presentadas porque el programa terminó de transmitir un archivo.

Qué incidencia estás preparando para resolver

Situación	Qué revisar	Soporte que permite decidir
Envío rechazado por errores	El motivo devuelto y los datos del envío	Respuesta del servicio para esa comunicación
Pago comunicado de forma improcedente	La comunicación admitida y su posible anulación	Mensaje enviado, factura y trazabilidad de la corrección
Datos incorrectos en la propia factura	El documento y la actuación que corresponda sobre él	Factura y documentación de la operación
Un pago que no aparece conciliado	El movimiento bancario y el saldo pendiente	Justificante del pago y conciliación

Si tu programa mezcla el saldo pendiente con la etiqueta «pagada», comenta con Alexis qué dato se enviará y qué documento respalda el pago antes de encargar el cambio.

La comunicación tiene su propio acuse y su propia baja

El artículo 8 permite remitir la información mediante servicios web o mediante un formulario por factura. La orden prevé un acuse de recibo con código seguro de verificación tras el envío. Esa respuesta permite seguir la comunicación; no es el justificante bancario de haber pagado al proveedor.

El anexo II distingue el mensaje de alta del pago y el de baja. Este último identifica la factura mediante su serie y número, fecha de expedición y datos del emisor. Comprueba que tu herramienta conserva esa relación: una corrección que solo diga «pago eliminado» puede resultar insuficiente para entender qué información se había comunicado.

La anulación del mensaje de pago de una factura B2B se refiere a esa información remitida. Antes de actuar, aclara si el problema está en ella, en la factura o en el seguimiento bancario. Si la incidencia es un rechazo del cliente, tienes una lectura distinta sobre rechazo de la factura y fecha de vencimiento.

Un pago marcado por error en una prueba controlada

Supuesto ilustrativo de preparación: una empresa de mantenimiento recibe una factura correcta de materiales. La persona responsable de los pagos introduce por error un dato que la presenta como pagada. La transferencia todavía no se ha realizado y el saldo sigue pendiente.

En el recorrido hipotético, el mensaje equivocado llega a admitirse. El equipo conserva la información enviada y su respuesta, comprueba a qué factura corresponde y plantea la anulación de esa comunicación conforme al mecanismo regulado. La prueba debe poder mostrar el rastro de la actuación, además del estado final que presenta la pantalla.

El resultado del supuesto es mantener la factura identificada, explicar el mensaje equivocado y su baja y seguir controlando el pago pendiente. No se emite otra factura ni se crea un movimiento bancario para hacer coincidir artificialmente los datos. Es un caso ficticio para preparar el circuito cuando corresponda, no un envío real comprobado ante la AEAT.

Qué debe poder recuperar tu equipo después de corregir

Antes de dar por diseñada esta parte del proceso, pide una demostración que permita recuperar cuatro piezas:

• La factura a la que se refería la comunicación.
• La información enviada y el resultado de su admisión o rechazo.
• La actuación de anulación y la trazabilidad que conserve el servicio.
• El justificante del pago real, si existe, y su relación con el saldo del proveedor.

Asigna quién contrasta el dato antes de enviarlo y quién revisa una discrepancia. Si intervienen el programa, administración y una asesoría, concreta qué información aporta cada uno. Una etiqueta corregida en una aplicación no acredita por sí sola que se haya corregido la comunicación en otro sistema.

La guía general de facturación de Taxea sitúa los documentos de la operación. Para preparar su relación con los estados de pago, revisa con Alexis el circuito de factura, comunicación y banco, y qué prueba pedir a tu proveedor antes de utilizar estas funciones.

Supuesto ilustrativo: tu aseguradora te envía una relación de operaciones para el modelo 347 y en tus cuentas aparecen primas pagadas e indemnizaciones cobradas. ¿Tienes que copiar el importe del aviso en tu propia declaración? No por el mero hecho de recibirlo. La norma establece una obligación específica para las entidades aseguradoras; tu obligación y las operaciones que debes incluir se comprueban por separado. La carta tampoco autoriza a convertir todos los movimientos en un saldo neto.

Esta guía trata el aviso relativo a un seguro ordinario contratado en España. No decide cómo tributa una indemnización ni si la póliza cubre un siniestro.

La aseguradora informa desde su posición como declarante

El artículo 33 del Reglamento de gestión e inspección tributaria establece que las entidades aseguradoras incluyen en su declaración anual las operaciones de seguro. A estos efectos atienden a las primas o contraprestaciones percibidas y a las indemnizaciones o prestaciones satisfechas.

El mismo precepto especifica que a esas operaciones de la aseguradora no se aplica la exclusión de su apartado 2.a. Esa precisión importa: explica por qué puede existir información de la aseguradora aunque el destinatario no esté ante una compra que deba trasladar sin más a su propio modelo.

Al leer el aviso, identifica quién declara y qué clase de movimientos relaciona. No lo trates como una liquidación de impuestos ni como una resolución sobre tu declaración. Es información que debes contrastar con la operación y con la regulación que te corresponde como destinatario.

Que el seguro aparezca separado no significa que todo sea una devolución

El artículo 34 exige a las aseguradoras consignar las operaciones de seguros separadamente de otras operaciones. La separación se refiere a seguros frente al resto; no conviene atribuirle una regla distinta sobre cualquier diferencia entre primas e indemnizaciones.

En tus documentos pueden coexistir una prima por la cobertura, un abono que corrige esa prima y una indemnización por un daño. No son descripciones intercambiables. Restar todos los ingresos bancarios de todos los pagos puede producir un saldo aritmético, pero no explica qué se está comunicando ni qué operación representa cada importe.

Antes de pedir una corrección del aviso, revisa la póliza y el documento de cada movimiento. Si la aseguradora ha identificado un concepto de una manera que no entiendes, solicita su desglose. No cambies su naturaleza únicamente para que el total coincida con el saldo de la cuenta.

Tu revisión empieza por la obligación propia, no por el total de la carta

La regla general del modelo 347 contiene exclusiones. El artículo 33.2.a se refiere a operaciones por las que no existió obligación de expedir y entregar factura, con los matices que recoge el propio precepto. El Reglamento de facturación regula, a su vez, las excepciones relativas a determinados servicios de seguros en su artículo 3.2.

Si la operación está entre las que no obligaban a expedir y entregar factura, la exclusión del artículo 33.2.a permite dejarla fuera de la declaración del destinatario, mientras la aseguradora tiene la obligación especial descrita. Antes de aplicar esa consecuencia, comprueba que la operación concreta encaja en ese supuesto. No basta con que la prima esté registrada como gasto del negocio o con que la entidad haya pedido confirmar sus datos.

Esta comprobación debe hacerse sobre el seguro concreto. Si el documento reúne además otros servicios, identifica cada uno: una explicación relativa a la prima no decide automáticamente el tratamiento de otra operación con la misma entidad.

Qué demuestra cada documento y qué falta decidir

Documento o dato	Qué permite comprobar	Qué no decide por sí solo
Aviso del modelo 347 de la aseguradora	Los datos que la entidad comunica para su contraste	Tu obligación de incluir idéntico importe
Póliza y recibo de prima	La cobertura y la contraprestación documentadas	Que una indemnización sea devolución de esa prima
Liquidación del siniestro	El concepto y el importe satisfechos	Su tratamiento fiscal en todos los impuestos
Extracto bancario	Los cobros y pagos realizados	La naturaleza de cada operación declarable

Un ejemplo: una indemnización no explica un recibo negativo

Supuesto ilustrativo: una profesional paga la prima de su póliza y posteriormente recibe una indemnización por un daño. Al preparar la revisión del 347, propone restar el cobro de la indemnización del gasto del seguro y enviar solo la diferencia a su asesor.

Esa resta no permite reconstruir lo sucedido. La prima responde a la cobertura contratada; el cobro tiene una liquidación de siniestro propia. Antes de decidir cualquier importe para la declaración, la profesional conserva ambos conceptos separados y compara el aviso con sus documentos, sin registrar la indemnización como una devolución de prima que no ha ocurrido.

El resultado es una relación de operaciones identificadas y una pregunta fiscal concreta: cuáles debe incluir ella conforme a su obligación. Todavía no es un modelo presentado ni una conclusión sobre la tributación de la indemnización. Si te encuentras en esa situación, revisa con Alexis el aviso y la diferencia entre prima, abono e indemnización.

Corrige una discrepancia con su causa y su documento

Si el aviso contiene un movimiento que no reconoces, pide la referencia de la póliza y el concepto al que lo atribuyen. Cuando localices un importe duplicado o un dato identificativo incorrecto, comunica esa diferencia concreta; no solicites que borren toda la relación porque tu contabilidad presenta otro saldo.

Conserva la respuesta de la entidad y entrega a quien prepare tu declaración la versión aclarada junto con la anterior. Así podrá distinguir un dato rectificado de una operación cuyo tratamiento todavía debe estudiar.

La guía general de facturación de Taxea aporta contexto documental. Si no sabes qué hacer con la carta, consulta con Alexis qué datos debes contrastar antes de incorporar el seguro a tu modelo 347.

Fuentes oficiales: Reglamento general de gestión e inspección, artículos 33 y 34 y Reglamento de facturación, artículo 3.2, consultados el 20 de octubre de 2026.