El servicio terminó con una orden de compra válida, pero antes de facturar el cliente la cancela y emite otra por reorganización interna. La factura debe describir la operación real y, a la vez, superar el circuito de pago. ¿La nueva orden sustituye solo una referencia administrativa o cambia contratante, precio o alcance?
No aceptes el nuevo número de forma aislada. Reúne la orden inicial, la entrega, la comunicación de sustitución y el documento nuevo para saber qué elementos permanecen y cuáles requieren una decisión adicional.
La orden inicial explica por qué se trabajó
Conserva fecha, entidad, alcance, precio y aceptación. Relaciónala con partes, entregas o accesos. Aunque quede cancelada en el sistema del cliente, sigue siendo una evidencia de cómo nació el encargo y no debe desaparecer del expediente.
Si este punto no coincide con tus documentos, puedes Comparar con Taxea las dos órdenes antes de facturar. Taxea comprobará el encargo, los movimientos y la pieza que falta antes de proponer el siguiente paso.
La sustitución necesita una razón identificable
Pide confirmación de que la nueva orden reemplaza a la anterior y no constituye un segundo encargo. Si cambia NIF, entidad contratante o condiciones económicas, no lo trates como una actualización administrativa. Esos cambios afectan a la coherencia de contrato, operación y destinatario.
Qué puede cambiar al sustituir una orden
| Elemento | Si permanece igual | Si cambia |
|---|---|---|
| Contratante | Referencia administrativa | Revisar destinatario |
| Precio | Mantener importe pactado | Acreditar modificación |
| Alcance | Misma entrega | Nuevo encargo o ampliación |
| Pedido | Añadir relación | Explicar sustitución |
La factura muestra la prestación y puede añadir referencias
El contenido obligatorio debe ser correcto; la orden de compra puede incorporarse como referencia útil. Si el cliente exige ambos números, señala la relación sin presentar dos servicios. No cambies fechas o descripción para acomodar un proceso interno que ocurrió después de la entrega.
La conciliación termina con aceptación y cobro
Guarda la presentación, el identificador del portal y la aceptación. Si el cliente rechaza por usar la orden antigua, adjunta la instrucción de sustitución. Esta cadena evita que una auditoría futura interprete el nuevo número como un trabajo adicional.
Para cerrar el caso con sus importes y fechas, puedes Revisar con Taxea la factura y la sustitución del pedido. Prepara los documentos citados y una cronología breve; Taxea revisará su coherencia y la obligación concreta que corresponda.
La guía fiscal del autónomo permite situar esta operación dentro de las obligaciones generales sin mezclarla con otros trámites.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, artículo 2: Los empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad cuando lo exige el Reglamento de facturación.
- AEAT, contenido de las facturas: La AEAT incluye entre el contenido de una factura el número y serie, fecha, identificación de expedidor y destinatario y descripción de la operación.