El cliente quiere trasladar su tienda el lunes y el técnico dice que la copia está hecha. ¿Qué le pides antes de cambiar el servicio? Que restaure una copia en un entorno de prueba autorizado y demuestre que allí puede abrir los pedidos, recuperar sus adjuntos y localizar los estados de cobro que necesita la tienda. Acordad también qué operaciones quedarán pendientes entre la fecha de la copia y el momento del cambio.
Elige los pedidos que necesitas ver al recuperar la tienda
Elige con el cliente unas operaciones de prueba que representen situaciones que deba poder recuperar. Un pedido completado ayuda a revisar productos e importes. Uno pendiente permite comprobar si también se recupera su estado. Si la tienda conserva facturas o justificantes en archivos separados, incluye alguno para comprobar que la copia permite volver a abrirlo desde el pedido.
Para preparar la prueba, utiliza datos ficticios o minimizados si basta con ellos. Aclara con el cliente quién puede acceder al entorno y qué datos se cargarán. Antes de empezar, revisa que la copia de prueba no envíe mensajes a compradores ni ejecute cobros. La comprobación tiene que poder hacerse sin intervenir sobre los pedidos reales.
Pide una prueba de restauración antes de autorizar el cambio
El artículo 32 del Reglamento general de protección de datos contempla, según el riesgo y cuando proceda, medidas para restaurar con rapidez el acceso a los datos personales tras un incidente. También contempla la verificación regular de la eficacia de las medidas de seguridad. En una migración, pedir una restauración de prueba permite comprobar qué recuperas con la copia disponible.
| Parte de la tienda | Resultado que puedes comprobar |
|---|---|
| Ficha de un pedido | Se recuperan las líneas, el importe y el estado esperado. |
| Factura o archivo asociado | El archivo se abre y corresponde al pedido seleccionado. |
| Operaciones posteriores a la copia | Se identifica qué falta y cómo se recuperará antes del cambio. |
Si el técnico prepara una copia de varios componentes, pide que te indique la fecha de cada uno. Puede que el listado de pedidos sea reciente y las facturas adjuntas pertenezcan a una copia anterior. Deja reflejado qué versión se ha probado y qué partes quedan sin comprobar.
Los pedidos vuelven, pero sus facturas no se abren
En un caso ilustrativo, una tienda de cursos recupera sus pedidos y los importes aparecen bien. Al abrir un justificante de un pedido, la página muestra que no encuentra el archivo. El técnico confirma que restauró la base de pedidos, pero aún no ha incorporado la carpeta donde se guardaban los PDF.
El cliente pide restaurar esa carpeta en el entorno de prueba y vuelve a abrir un pedido anterior y uno reciente. Comprueba que los documentos corresponden a cada operación. También pregunta por los pedidos hechos después de la fecha de la copia.
Cuando se completa la prueba, el cliente deja anotado qué puede consultar y qué datos tendrán que trasladarse al final. Si la tienda ha seguido abierta, identifica quién revisará el último pedido que entró en el servicio anterior y el primero que aparezca en el nuevo. Así puede decidir con datos si autoriza el cambio.
Si el proveedor te entrega una captura de que el archivo existe, pídele que enseñe cómo se llega a él desde el pedido restaurado. La comprobación debe reproducir lo que necesita hacer el equipo cuando atienda al comprador. Así podrás distinguir un fallo al abrir el documento de una simple diferencia en su nombre o ubicación.
Acuerda qué se hará si falta una parte de la copia
Antes de entregar el servicio, escribe qué tendría que ocurrir para aplazar el cambio. Puede faltar acceso a las facturas, una forma de recuperar los últimos pedidos o la confirmación de que el entorno nuevo usa el archivo correcto. Si una comprobación falla, deja por escrito qué debe repetir el técnico antes de autorizar la migración.
Si la tienda necesita comprobar después sus documentos, puedes usar la guía de facturación para autónomos como referencia para ordenar los comprobantes. Si aparecen pedidos sin justificante, consulta con Taxea qué operaciones necesitan cotejo. Para revisar el cierre de la tienda anterior, consulta la asesoría para comprobar pedidos y facturas tras el cambio.