¿Te toca preparar el modelo 111 y no sabes si empezar por las facturas, las nóminas o el banco? Empieza por las rentas que has pagado y que corresponden a este modelo. El 111 declara e ingresa retenciones e ingresos a cuenta del IRPF de quienes cobran, entre ellos trabajadores y profesionales. Para presentarlo necesitas identificar el periodo, agrupar correctamente perceptores e importes y terminar el envío en la sede. Un formulario guardado todavía no acredita la presentación.
Esta guía se refiere al modelo de la Agencia Tributaria. Si tus obligaciones se cumplen ante una Hacienda foral, comprueba sus trámites propios antes de utilizar este formulario. Tampoco conviertas cualquier factura de un proveedor en una factura con retención: primero importa qué renta se paga y a quién corresponde retener.
El 111 empieza en lo que pagas a otras personas
La Orden EHA/586/2011 aprueba el modelo 111 para determinadas retenciones e ingresos a cuenta del IRPF. Entre las rentas incluidas están los rendimientos del trabajo, los de actividades profesionales y otras actividades económicas expresamente previstas. También recoge premios y ciertos aprovechamientos forestales y derechos de imagen, con el alcance de la propia orden.
Por eso, tener una sociedad o trabajar como autónomo no basta para resolver si tienes que presentarlo. Debes comprobar si eres un obligado a retener y si has satisfecho rentas incluidas en el modelo. El Reglamento del IRPF contempla, con carácter general, a las personas jurídicas y demás entidades, y a quienes ejercen actividades económicas cuando pagan rentas en su actividad.
Si eres profesional y tus clientes descuentan retención de tus facturas, estás en el lado de quien cobra. Ese dato no demuestra que tú tengas retenciones de otras personas para ingresar mediante el 111. La distinción ayuda a no mezclar lo que te retienen con lo que retienes al pagar.
Relaciona cada nómina o factura con su pago
Con carácter general, la obligación de retener nace cuando se satisfacen o abonan las rentas correspondientes. Es la regla del artículo 78 del Reglamento del IRPF. La fecha de emisión de una factura no basta, por sí sola, para determinar el periodo de la retención.
Prepara una relación de los pagos del periodo con el nombre del perceptor, el concepto, el importe íntegro y la retención o ingreso a cuenta que corresponde. Distingue el dinero transferido del importe íntegro de la renta: el neto del banco puede haber descontado la retención y no sirve como sustituto automático de aquel importe.
Si una factura sigue pendiente o tuvo varios abonos, tienes un desarrollo específico en la guía de retenciones al pagar una factura profesional. Aquí utilizamos esa comprobación para preparar el conjunto del modelo, incluyendo nóminas y presentación.
Que no salga a pagar puede significar cosas diferentes
El Reglamento y las instrucciones de la AEAT distinguen entre pagar rentas sujetas sin que corresponda retener por su cuantía y no haber pagado ninguna renta sometida a retención. El resultado económico puede parecer el mismo, pero la declaración que procede cambia.
| Situación del periodo | Qué establece la información oficial | Qué necesitas comprobar |
|---|---|---|
| Has satisfecho rentas del modelo y corresponden retenciones o ingresos a cuenta | Se declaran los datos del periodo y el resultado que corresponda. | El detalle de perceptores, rentas e importes retenidos. |
| Has satisfecho rentas sujetas, pero por su cuantía no procede retener | Se presenta una autoliquidación negativa. | La causa de que no corresponda retención, además del pago. |
| No has satisfecho ninguna renta sometida a retención de las incluidas | No procede presentar un modelo con toda la liquidación vacía. | La situación censal y, cuando corresponda, su modificación. |
La información actual de la AEAT identifica el modelo 036 como declaración censal. El modelo 037 quedó suprimido desde el 3 de febrero de 2025. Aunque las instrucciones del 111 conservan una referencia antigua a ambos formularios, esa mención no permite utilizar hoy el formulario suprimido. Al revisar una baja o un alta de la obligación de retener, utiliza la información censal vigente.
Comenta con Alexis qué pagaste antes de decidir si tu 111 debe ser negativo.
Cuenta perceptores y separa las retribuciones en especie
Los apartados de trabajo y de actividades económicas diferencian las rentas dinerarias de las satisfechas en especie. En cada bloque se informa del número de perceptores, las percepciones y las retenciones o ingresos a cuenta, siguiendo las instrucciones oficiales.
El número de perceptores no es el número de documentos. Varias nóminas pagadas a la misma persona no convierten a esa persona en varios perceptores dentro del mismo apartado. Al agrupar, mantén el detalle que permita explicar la suma de sus pagos.
Para las retribuciones en especie no basta con dejar vacía la columna del dinero transferido. Las instrucciones piden su valoración conforme a las reglas aplicables y el ingreso a cuenta correspondiente. Si desconoces la calificación de un concepto o cómo se valora, resuélvelo antes de trasladar cifras al formulario: que una casilla acepte el dato no confirma su tratamiento fiscal.
Una factura pendiente no debe ocultar las nóminas pagadas
Supuesto ilustrativo: durante un trimestre, un pequeño negocio paga varias nóminas a la misma empleada. También recibe una factura profesional que continúa completamente pendiente de pago al terminar ese periodo. No hay retribuciones en especie ni otros pagos sujetos en este supuesto.
Para preparar el modelo, la persona encargada reúne las nóminas satisfechas y sus retenciones, agrupadas bajo la misma perceptora. Mantiene la factura profesional pendiente fuera de los importes satisfechos de ese periodo, aplicando la regla general del nacimiento de la retención. No confunde la existencia de un documento recibido con un pago ya realizado.
El negocio no presenta un 111 vacío por el hecho de no haber pagado al profesional: sí ha satisfecho las nóminas. El resultado se prepara con sus datos reales. La factura pendiente sigue identificada para revisar su abono posterior, sin anticiparla ni volver a incluir las nóminas. El ejemplo explica la selección de datos; no fija tipos de retención ni reproduce un cliente.
Comprueba el periodo y la fecha de domiciliación
Para la obligación trimestral, el plazo general de presentación corresponde a los veinte primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero por el trimestre inmediatamente anterior. Si el vencimiento coincide con sábado o día inhábil, se traslada al primer día hábil siguiente.
Hay obligados con presentación mensual. Las instrucciones distinguen esa periodicidad para grandes empresas y determinadas Administraciones públicas. Confirma cuál corresponde a tu situación y consulta el calendario del periodo concreto; no elijas el trimestre únicamente porque sea lo habitual en otro negocio.
La domiciliación tiene un plazo propio, que debes consultar antes de ordenar el envío. El calendario de la AEAT para el ejercicio 2026 muestra, con carácter general, domiciliación trimestral hasta el día quince de esos meses, frente al día veinte de presentación. No supongas que ambas fechas terminan juntas ni traslades automáticamente esas fechas a cualquier otro modelo.
Guardar y validar son pasos previos al envío
En la presentación electrónica, la AEAT permite acceder con certificado o DNI electrónico y, para personas físicas, con Cl@ve. Si presenta otra persona en tu nombre, debe contar con la habilitación correspondiente. Ten preparados el declarante, el ejercicio, el periodo y los datos de la liquidación.
La opción de guardar conserva los datos para recuperarlos después; no equivale a presentar. Validar comprueba avisos y errores del formulario. Revisa los avisos y corrige los errores antes de pasar a la formalización del ingreso y al envío.
En una declaración a ingresar, elige la forma de pago que corresponda entre las opciones disponibles. El NRC sirve como justificante del pago, pero el proceso de presentación termina con la firma y el envío. La ayuda de la AEAT indica que, cuando todo finaliza correctamente, se obtiene el recibo y una copia de la declaración con los datos de presentación.
Deja el detalle preparado para el resumen anual
La AEAT identifica el modelo 190 como resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta, que incluye además las rentas exentas de retención o ingreso a cuenta. Para prepararlo, conserva el detalle por perceptor junto con las declaraciones del 111 y sus justificantes. No reduzcas la revisión anual a copiar un total.
Si encuentras una diferencia, localiza primero el concepto y el periodo que la explican. Una nómina, una renta en especie o un pago profesional mal agrupado requieren revisar sus datos de origen. La forma de corregir una declaración ya presentada depende del error; enviar otra sin identificarlo puede repetir importes.
Para situar esta obligación entre las demás de tu actividad, consulta la guía de impuestos de autónomos. Si necesitas que Taxea te acompañe con nóminas, facturas y presentaciones, tienes los planes y servicios.
Prepara con Alexis tu próximo 111 con los pagos del periodo y el último justificante presentado.