Un encargo cancelado antes del alta censal del autónomo exige documentar tanto lo que ocurrió como lo que quedó sin hacer. En un proyecto cancelado antes de iniciar actividad pueden existir presupuesto, reserva de agenda, archivos recibidos o preparativos de un encargo no ejecutado. La cancelación no borra esos hechos, pero tampoco permite describir como servicio completo una prestación que no comenzó.
| Elemento | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Propuesta | Alcance y condición | Presupuesto |
| Aceptación | Qué quedó acordado | Correo o firma |
| Preparación | Acciones realizadas | Registro de tareas |
| Cancelación | Fecha, causa y alcance | Comunicación |
| Cierre | Devolución y accesos | Justificantes |
Reconstruye el compromiso sin ampliar su alcance
Conserva propuesta, versiones, aceptación y condiciones de inicio. Identifica si el acuerdo dependía de una señal, materiales, disponibilidad o aprobación posterior. Una respuesta afirmativa a un correo puede aceptar una reunión y no todo el presupuesto; describe exactamente qué quedó confirmado y qué continuaba sujeto a condición.
Separa reserva de agenda, negociación y tarea entregable. Anotar tiempo previsto no prueba que se trabajara. Si hubo una reunión exploratoria, registra participantes, objetivo y resultado sin convertirla en una fase facturada por intuición. Los documentos deben permitir entender el compromiso real antes de la cancelación.
Clasifica los preparativos por finalidad
Distingue recursos generales reutilizables —plantillas, equipo o formación— de actuaciones creadas para ese cliente. Para estas últimas, enlaza el brief, archivo, fecha y responsable. Si el material no salió del entorno interno, indícalo; si se compartió, conserva la versión y el canal de entrega.
Registra también accesos, datos y documentos que el cliente facilitó. Al cancelar, comprueba su devolución, eliminación o conservación según las instrucciones recibidas. No prometas que todo se eliminó si existen copias de seguridad o sistemas de terceros pendientes; deja el estado y la siguiente comprobación.
Documenta la cancelación y el dinero
Guarda quién comunicó la cancelación, cuándo produjo efectos y qué parte del alcance afectó. Separa cancelación total, aplazamiento y reducción. Si el proyecto podría reanudarse, no lo mantengas como activo sin una fecha o condición verificable; registra el estado suspendido y la evidencia que permitiría abrirlo de nuevo.
Relaciona señales, devoluciones, gastos repercutidos y documentos emitidos sin asumir su tratamiento. Una transferencia devuelta y una nota de abono son hechos distintos. Concilia importes y referencias, conserva el saldo y señala cualquier desacuerdo contractual para revisión específica.
Cierra una línea temporal reproducible
Ejemplo hipotético: un encargo se acepta, el cliente remite archivos y cancela antes de la reunión inicial. El profesional solo creó una carpeta y revisó que los ficheros abrieran. El expediente diferencia acceso técnico, preparación mínima, ausencia de entregable, cancelación y eliminación pendiente, sin inventar horas ni una prestación completa.
La revisión final comprueba propuesta, condiciones, acciones específicas, comunicaciones, accesos, dinero y cierre de datos. La Agencia Tributaria permite utilizar el modelo 036, pero la existencia de ese cauce no decide por sí sola qué relevancia tiene cada hito. Si falta una prueba material, la conclusión se mantiene abierta.
Control de cierre del expediente
Antes de dar la revisión por terminada, comprueba de nuevo propuesta, aceptación, preparación, cancelación, cierre. Cada elemento debe apuntar a un documento, una fecha y una persona o sistema responsable. Conserva las discrepancias visibles, identifica qué dato procede del contrato y cuál de un registro posterior, y evita reemplazar un original por una tabla interna. Si una prueba no está disponible, anota el punto exacto y la acción necesaria para recuperarla.
El control está pensado para persona que aceptó un posible trabajo que después se canceló. Su finalidad es resolver este problema concreto: necesita separar negociación, preparación general y ejecución específica para cerrar la cronología. Otra persona debe poder reconstruir la secuencia con los mismos documentos y llegar a los mismos hechos, aunque la conclusión fiscal individual continúe pendiente. Ese criterio de reproducibilidad evita convertir una suposición cómoda en un dato cerrado.
Alcance de la fuente oficial
La Agencia Tributaria indica que cualquier obligado tributario puede utilizar el modelo 036.
La fuente establece el marco general indicado. No transforma esta guía documental en una decisión fiscal individual ni resuelve excepciones, fechas, territorios, contratos o tratamientos que dependan de hechos adicionales.
Lecturas relacionadas y siguiente paso
Consulta también el contenido pilar del clúster y la guía sobre presupuesto aceptado antes del alta censal. Ambos destinos son públicos y aportan contexto distinto.
Si necesitas contrastar el expediente antes de presentar, corregir o registrar información, puedes Quiero revisar un encargo cancelado.
Fuentes oficiales
Contenido informativo y general. La aplicación concreta depende de la actividad, el territorio, los documentos y las circunstancias de cada contribuyente.