Tu primer cliente acepta un pedido, pero quiere recibirlo en dos envíos. ¿Cómo dejas claro qué entregaste y qué queda por entregar? Acuerda las cantidades y fechas de cada envío y vincula sus comprobantes al pedido. Cuando prepares la facturación, usa los datos de la operación real y comprueba qué partes ya se han entregado. Distinguir lo pendiente desde el principio evita que el segundo envío se confunda con un pedido nuevo o que el cliente reciba dos veces la misma mercancía.
Escribe qué se espera en cada entrega
Identifica el pedido y anota qué unidades o referencias espera el cliente en el primer envío. Añade una línea aparte para el segundo. Si una fecha es estimada, indícalo en la confirmación. Puedes usar el mismo correo para acordar qué recibirá cada vez y qué pasará si hay que mover la fecha de una parte.
Revisa cómo identificarás cada envío. Una referencia clara de pedido y una indicación de qué entrega es ayudan a encontrarla cuando el transportista o el cliente devuelve un comprobante. Si el cliente modifica las cantidades, guarda su confirmación con el pedido. Mantén visible la versión que utiliza quien prepara los paquetes.
Relaciona la entrega con los datos de facturación
El Reglamento de facturación incluye la descripción de las operaciones entre los datos de la factura completa. Al preparar la documentación, relaciona las referencias y cantidades con lo que se ha suministrado. Si la facturación necesita una revisión por haber repartido la entrega, reúne primero fechas, cobros si los hubo y comprobantes. La forma de preparar los documentos depende de la operación y de lo acordado.
| Lo que ha ocurrido con el pedido | Qué anotar en el seguimiento | |
|---|---|
| El cliente confirma dos envíos | Cantidades y referencias previstas para cada entrega | |
| Parte del pedido queda para después | Qué artículos siguen pendientes y con qué fecha prevista | |
| El comprobante muestra una cantidad diferente | Qué se recibió y qué aclaración falta | |
| Quieres preparar la factura | Qué operación, entregas y cobros necesitas documentar | |
Si tienes un único pedido y dos comprobantes, indica a Alexis qué se entregó primero y qué queda pendiente. Así podéis revisar la facturación con los hechos y fechas disponibles.
El segundo paquete no repite el pedido completo
Supuesto ilustrativo. Una pequeña marca recibe su primer pedido de una tienda. La tienda pide recibir unas referencias esta semana y el resto cuando tenga sitio en el almacén. Al preparar el primer envío, la persona que lo organiza utiliza el listado de todo el pedido y está a punto de marcarlo como completado.
Abre la confirmación y separa qué referencias se acordaron para cada envío. Vincula el comprobante de la primera entrega con sus unidades y deja las demás como pendientes. Cuando llega la fecha del segundo envío, prepara solo las referencias pendientes y relaciona la nueva constancia con el mismo pedido.
El cliente puede comprobar qué recibió en cada fecha y la marca conserva un soporte para explicar la operación antes de facturar. El ejemplo no decide cuántas facturas proceden ni cómo aplicar impuestos en un caso particular.
Comprueba con el cliente si se cambia una parte del encargo
Si el segundo envío se retrasa o cambia de composición, registra lo que se confirmó y avisa a quien lleva la documentación. Una modificación aceptada después del primer envío no cambia por sí sola lo que ya se entregó. Conserva ambas fechas y el detalle de lo que se mantiene y lo que se ajustó.
Si el primer paquete incluye unidades sustituidas, apunta las referencias que salieron y cómo se confirmó el cambio. Distingue la sustitución de una unidad que sigue pendiente. El cliente puede confirmar la recepción con un documento que solo mencione el número del envío. Guarda también el detalle que permite relacionarlo con el pedido. Cuando una persona prepara paquetes y otra emite la factura, utiliza esa misma referencia para que ambas puedan reconstruir la entrega.
Para situar la revisión, consulta la guía de facturación. Si necesitas ordenar los soportes antes de cerrar la venta, comenta con Alexis qué cantidades se aceptaron y qué puede comprobarse de cada entrega. Una referencia del pedido y el detalle de cada comprobante suelen ser suficientes para plantear la primera pregunta.