El proveedor recoge un portátil averiado y entrega otra unidad con número de serie distinto, pero no emite una segunda factura porque actúa la garantía. El cierre se acerca y el inventario parece mostrar dos equipos. ¿Qué documentos prueban que hubo una sustitución y no una compra adicional ni una devolución del precio?
La factura original sigue explicando la adquisición. El parte de garantía, la recogida y la entrega nueva deben enlazarse para conservar continuidad y retirar correctamente la unidad defectuosa del expediente operativo.
La factura original sigue siendo el punto de partida
Comprueba comprador, descripción, fecha e importe. Conserva pedido y pago. No crees una segunda compra por el valor comercial de la unidad de reemplazo si no hubo otra operación facturada. La garantía cambia el bien físico, no reescribe por sí sola el precio inicial.
Si este punto no coincide con tus documentos, puedes Comprobar con Taxea la continuidad entre las dos unidades. Taxea comprobará el encargo, los movimientos y la pieza que falta antes de proponer el siguiente paso.
El parte técnico identifica por qué sale el primer equipo
Guarda avería declarada, diagnóstico, autorización y número de serie recogido. Si el proveedor intentó reparar antes de sustituir, conserva ambas fases. Una etiqueta de transporte aislada no demuestra el resultado final de la incidencia.
La entrega nueva debe señalar que sustituye a la anterior
Conserva albarán, serie y fecha de puesta en servicio. Pide aclaración si el documento parece una venta nueva o incluye un precio sin explicar. La referencia cruzada evita que el archivo muestre dos activos disponibles cuando solo queda uno.
Continuidad documental de una sustitución
| Equipo | Documento | Estado final |
|---|---|---|
| Original | Factura y pago | Adquirido |
| Averiado | Parte y recogida | Retirado |
| Sustituto | Albarán de garantía | En uso |
| Expediente | Referencia cruzada | Una sola compra |
El inventario y el uso se actualizan juntos
Marca la unidad defectuosa como retirada por garantía y añade la nueva con vínculo a la factura original. Anota ubicación y función profesional. La AEAT exige vinculación, registro y justificación; el expediente permite revisarlos sin inventar un segundo gasto.
Para cerrar el caso con sus importes y fechas, puedes Actualizar con Taxea el expediente del equipo sustituido en garantía. Prepara los documentos citados y una cronología breve; Taxea revisará su coherencia y la obligación concreta que corresponda.
La guía fiscal del autónomo permite situar esta operación dentro de las obligaciones generales sin mezclarla con otros trámites.
Fuentes oficiales
- AEAT, gastos fiscalmente deducibles en estimación directa: La AEAT vincula la deducibilidad del gasto con su relación con la actividad, su imputación, su registro y su justificación.
- Real Decreto 1619/2012, artículo 2: Los empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad cuando lo exige el Reglamento de facturación.