¿Habéis firmado un cambio en un contrato TRADE que ya estaba registrado? Para revisar el plazo de comunicación, identifica cuándo se produjo la modificación y abre el expediente del contrato inicial. Después guarda por separado el anexo y la prueba de que se comunicó el cambio. Si tu cliente te pide la constancia de ese trámite, el PDF del primer registro solo te ayuda a localizar el contrato al que se refiere.
Identifica la fecha a la que corresponde la modificación
El artículo 6.4 del Real Decreto 197/2009 prevé comunicar las modificaciones al SEPE en los términos y plazos de su apartado primero, contados desde que se produce el cambio. Comprueba el documento que recoge lo pactado y la fecha que corresponde a esa actuación antes de preparar el envío.
Si tenéis dos borradores y un anexo final, reúne el texto que ambas partes acordaron. Deja los borradores identificados como tales. Una propuesta de cambio y el anexo firmado pueden haberse guardado el mismo día, pero tienen funciones diferentes. Si no sabes cuándo se produjo la modificación o qué se acordó finalmente, aclara ese punto antes de usar la fecha de un archivo como referencia.
Relaciona el anexo con el contrato que ya consta
La resolución del SEPE incluye las modificaciones del contrato en su procedimiento de registro. Recupera la referencia del contrato inicial y anota qué parte cambió. Si hubo otras modificaciones, ordénalas antes de preparar otra comunicación. No necesitas repetir el expediente entero para explicar el cambio. Necesitas poder señalar a qué contrato y a qué anexo corresponde.
| Documento | Qué conviene localizar |
|---|---|
| Contrato inicial | Partes y referencia que permite identificarlo |
| Anexo firmado | Qué cambió y cuándo se produjo el cambio |
| Constancia de comunicación | Actuación que se presentó y fecha del trámite |
| Mensaje al cliente | Qué constancia recibió y a qué cambio se refiere |
Puedes preguntar a Alexis qué datos permiten identificar la modificación que firmasteis si la referencia del contrato y el cambio están en correos distintos.
Dos anexos en la carpeta y una sola constancia
Ejemplo ilustrativo. Una profesional tiene un anexo firmado en primavera y otro más reciente que modifica el contenido de la prestación. Al pedirle el cliente la prueba del último cambio, encuentra un PDF de registro que guardó junto a los dos documentos.
Abre la constancia y ve que su fecha es anterior al segundo anexo. Localiza el contrato inicial, separa ambos cambios y comprueba qué se comunicó después de la última firma. El documento antiguo le sirve para reconstruir la primera actuación. Para la segunda necesita localizar su propia prueba o confirmar qué queda por hacer.
Así puede contestar al cliente con la referencia que corresponde o explicar qué gestión necesita revisar. El ejemplo no decide si se cumplió un plazo concreto. Enseña a identificar qué modificación acredita cada documento.
Deja un historial que puedas consultar sin reconstruirlo
Guarda el contrato original y sus anexos por fecha, junto con la constancia que corresponda a cada actuación. Si el nombre del documento es genérico, añade al archivo una descripción que puedas entender en unos meses. Conserva el documento íntegro para poder volver a comprobar la referencia, aunque prepares una nota interna más breve.
También puedes anotar en una línea qué partes del acuerdo permanecen como estaban. Si el anexo solo cambia la descripción de un servicio, quien lo revise podrá localizar esa sección sin comparar de memoria todas las cláusulas. Si el justificante no contiene el texto del cambio, guarda una referencia al anexo para volver a abrirlo cuando tengas que preparar otra comunicación.
Cuando compartas el seguimiento con el cliente, indica cuál es el cambio y qué prueba estás enviando. Si no encuentras el justificante, pregunta por la actuación concreta antes de reenviar el del contrato inicial. En la guía fiscal de Taxea para autónomos puedes situar esta revisión entre tus demás trámites.
Si necesitas ordenar varias modificaciones, revisa con Alexis el anexo, la fecha y la prueba de comunicación del cambio. Empieza por la última modificación y conserva por separado lo que se pactó y lo que consta presentado.
Fuentes oficiales
BOE, Real Decreto 197/2009, artículo 6 y BOE, Resolución de 18 de marzo de 2009 del SEPE.