Una compra profesional entregada parcialmente y facturada por el total requiere dos controles separados: el documento emitido y la recepción real. Conserva la factura sin alterarla, crea una matriz por unidades o hitos y marca qué se recibió, qué falta y qué incidencia está abierta. No registres una segunda factura cuando llegue el resto salvo que el proveedor emita realmente otro documento.
| Elemento | Estado recibido | Estado pendiente | Prueba |
|---|---|---|---|
| Unidades o hitos | Cantidad comprobada | Cantidad no entregada | Pedido y albarán |
| Factura | Documento íntegro | Incidencia asociada | Original del proveedor |
| Pago | Importe abonado | Saldo o reclamación | Banco y acuerdo |
| Cierre | Entrega aceptada | Reposición o abono | Confirmación final |
Reconstruye el pedido antes de registrar
Empieza por la confirmación de compra. Copia referencia, líneas, cantidades, precio, fecha prevista y dirección o cuenta de entrega. Después añade cada albarán, activación o evidencia de recepción. Una licencia digital, un lote físico y un servicio por hitos necesitan pruebas distintas, pero comparten la misma regla de trazabilidad: el total pedido debe poder reconciliarse con lo recibido y lo pendiente.
Una factura completa con entrega parcial no se corrige escribiendo a mano una cantidad diferente. El documento refleja lo que emitió el proveedor. Registra la discrepancia junto al original y solicita confirmación sobre la entrega restante, la sustitución o el abono. Si la factura contiene además un error en destinatario, importe o descripción, abre esa cuestión por separado.
Controla unidades, lotes o hitos
Para bienes, utiliza una fila por referencia y cantidad. Para servicios, define el hito o resultado que permite aceptar la parte entregada. Marca fecha, persona que comprobó y ubicación del soporte. No des por recibido un lote porque el transportista lo marque como completado si el contenido no coincide con el pedido.
Un pedido profesional recibido en varias entregas puede incluir un único pago o varios. No uses el extracto bancario para completar unidades. El pago acredita el movimiento; el albarán, el acceso o la aceptación acreditan otros hechos. Mantenerlos separados permite saber qué reclamar sin duplicar registros.
Decide cómo queda abierta la incidencia
Anota responsable, fecha de comunicación al proveedor y respuesta. Usa estados claros como recibido, pendiente, sustituido, devuelto o abonado. Evita un estado ambiguo de «casi completo». Si el proveedor promete una fecha nueva, consérvala como previsión hasta que exista entrega verificable.
Si llega un abono o documento rectificativo, enlázalo a la factura y a las unidades afectadas. No borres la primera factura ni cambies su hash. Si llega la parte restante sin nuevo documento, cierra la fila de recepción y conserva el albarán correspondiente. Cada evento tiene su evidencia propia.
Revisa la relación con la actividad
La Agencia Tributaria explica que, para considerar fiscalmente deducible un gasto, debe estar vinculado a la actividad, registrado, correctamente imputado y convenientemente justificado. Una entrega parcial obliga a explicar qué parte existe y cómo se relaciona con el trabajo. La factura y el pago no sustituyen la prueba de recepción ni convierten en definitiva una incidencia pendiente.
Cuando el pedido mezcla usos, bienes duraderos o consumibles, añade la clasificación necesaria sin inventar un tratamiento. Mantén visible la parte no recibida y solicita revisión si afecta al cierre del periodo, a la devolución del proveedor o a la imputación del gasto. Este artículo organiza el expediente; no resuelve circunstancias no documentadas.
Evita duplicados al llegar el resto
Utiliza el número y emisor de la factura como clave, junto con la referencia del pedido. La segunda entrega debe actualizar el estado de recepción, no crear automáticamente otra compra. Antes de importar un documento nuevo, comprueba si es albarán, duplicado, factura distinta o abono.
Conserva también comunicaciones y fotografías de bultos cuando aporten prueba, evitando datos personales innecesarios. Si se reciben artículos equivocados, regístralos como incidencia y no como sustitutos aceptados hasta que exista acuerdo. La matriz debe cuadrar tanto cantidades como decisiones.
Ejemplo hipotético
Una diseñadora compra tres monitores calibrados y recibe dos. El proveedor factura el pedido completo y confirma que el tercero llegará después. La profesional conserva pedido, factura, pago, albarán de dos unidades y correo de reposición. Registra dos como recibidos y uno pendiente. Cuando llega el tercero, añade el nuevo albarán al mismo expediente sin inventar otra factura.
Lista de cierre
Confirma pedido, factura, destinatario, unidades, entregas, pagos, incidencias y documentos posteriores. Verifica que la suma de estados reproduce el pedido y que ningún documento se ha contado dos veces. Si el proveedor discute la entrega o el documento afecta a un periodo cerrado, mantén la revisión pendiente.
Lecturas y siguiente paso
Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre factura y justificante para acreditar un gasto.
Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la incidencia con el proveedor.
Fuentes oficiales
Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.