La factura vence hoy. Tu cliente pagó una parte y ves otro abono del mismo importe que queda por cobrar, pero la referencia apunta a otro proyecto. ¿Qué cifra puedes poner en el recordatorio? Indica el saldo que figura abierto tras el primer cobro y menciona el segundo ingreso como pendiente de identificar. Si alguien confirma a qué factura y por qué importe se aplicó, actualiza el saldo antes de pedir otro pago.
Calcula el saldo con los cobros que puedes identificar
Abre la factura y localiza el abono que puedas vincular con su número o con una confirmación del cliente. Resta ese cobro del importe pendiente. Pon el segundo movimiento en revisión con su fecha, ordenante, importe y concepto. Así puedes preparar el aviso del día sin perder de vista que ya entró más dinero.
El artículo 6 del Reglamento de facturación exige identificar en una factura completa al emisor y al destinatario de la operación. Al preparar el recordatorio, dirige la pregunta a quien figura como cliente y usa la identificación que aparece en la factura. Si la referencia bancaria parece corresponder a otro encargo, pide que te confirmen cuál.
Pregunta por el código que aparece en el segundo abono
Envía al cliente el número de factura y el concepto que muestra el banco. Pregunta si reconoce ese código y si corresponde a un pedido distinto. Si atribuye el abono a esta factura y el concepto apunta a otro proyecto, pídele que aclare si existe un desglose o si el ordenante indicó el código por error.
El artículo 1158 del Código Civil prevé que el pago pueda hacerlo una persona distinta del deudor. El nombre de una sociedad diferente puede tener una explicación. Para el aviso necesitas saber a qué factura aplicó el importe. Si el cliente no tiene ese dato, pide que lo confirme con quien hizo la transferencia y que te responda con la referencia y la cantidad.
| Qué has confirmado | Qué indicar al cliente |
|---|---|
| Solo se reconoce el primer abono | Saldo tras ese pago y consulta separada por el segundo movimiento. |
| Se confirma que una parte del segundo pago cubre la factura | Nuevo saldo con el importe aplicado y la parte aún sin identificar. |
| Se confirma que el segundo pago cubre todo el saldo | Confirmación de cobro de la factura y detalle de los dos movimientos. |
Si cada sociedad te da una referencia distinta, consulta con Taxea qué importe sigue sin asignarse.
El día del vencimiento solo está confirmada una parte
En un caso ilustrativo, una profesional emite una factura de 900 euros. El cliente le transfiere 500 con el número de factura. Otra sociedad ingresa 400, pero escribe en el concepto el código de un encargo anterior.
La profesional tiene confirmados 500 euros para esa factura. En su mensaje dice que figuran 400 euros abiertos y que ha visto un ingreso por el mismo importe con otro código. Pide al cliente que confirme si ese pago corresponde a la factura antes de que ordene otra transferencia.
El ordenante confirma que 150 euros del segundo pago corresponden al encargo anterior. Al descontarlos de ese abono de 400, la profesional puede aplicar 250 euros a la factura actual. La profesional puede indicar que quedan 150 euros pendientes de la factura actual y dejar el otro importe vinculado al encargo que le han identificado.
Cambia el aviso cuando te confirmen el importe aplicado
Conserva la confirmación y actualiza el saldo indicando qué parte del segundo abono aplicaste. Si el recordatorio ya salió, comunica la nueva cifra por el mismo canal. Puedes incluir la fecha y los importes aplicados para que el cliente entienda por qué ha cambiado la cantidad.
Si el segundo abono se confirma íntegro después del primer aviso, indícale que la factura ya figura cobrada. Puedes enviarle los datos de los dos pagos para que su equipo cierre el mismo documento en su sistema.
Si el cliente dice que ya pagó pero aún no puede identificar la transferencia, deja esa pregunta visible en el seguimiento y evita pedirle que repita el pago mientras se aclara. Si hay dudas sobre el documento de origen, revisa la guía de facturación para autónomos. Cuando tengas los importes y las referencias a mano, consulta la asesoría para revisar el saldo del aviso de vencimiento.