Si tu cliente paga la factura con retraso, el importe del servicio y lo que pudo generar la demora se revisan por separado. ¿Cómo distingues los intereses y costes de cobro de una factura? Empieza por reconstruir el vencimiento y el pago. Después prepara un desglose donde cada concepto tenga su línea y su documento. Así se ve qué importe ya se cobró y qué queda por revisar.
Reconstruye lo que pasó antes de sumar
La Ley 3/2004 se aplica a pagos por operaciones comerciales entre empresas y excluye las operaciones con consumidores. La ley exige que el acreedor haya cumplido sus obligaciones y que no haya cobrado a tiempo, salvo que el deudor pruebe que no es responsable del retraso. Comprueba el ámbito y las condiciones en los artículos 3, 5 y 6 de la ley.
En un ejemplo ilustrativo, un profesional entrega un diseño a una empresa, conserva la conformidad con el trabajo y después recibe un ingreso que identifica como pago de la factura. Para analizar la demora, coloca en una misma hoja la fecha de entrega, la fecha de vencimiento y la del ingreso. Si el cliente discutió la entrega o la fecha pactada, aparta esa incidencia para resolverla antes de seguir con el cálculo.
Cuando hay varios pagos del mismo cliente, abre el concepto de cada transferencia. Si el abono no identifica la factura, coteja el saldo y la comunicación del cliente antes de dar por cerrada esa partida. Así puedes explicar de dónde sale el principal pendiente, incluso si el resultado es cero.
Separa intereses y compensación fija
Los intereses se revisan atendiendo al período de demora. Si el deudor incurre en mora, el artículo 8 prevé una indemnización fija de 40 euros por costes de cobro. En el desglose, anota ese importe como compensación fija. Si lo mezclas con los intereses, el lector de tu liquidación no podrá comprobar por qué aparece ni de dónde sale la cifra.
| Partida | Qué te permite revisarla |
|---|---|
| Principal | Factura y movimientos asociados a su pago. |
| Intereses | Vencimiento, fecha de pago y criterio de cálculo aplicable. |
| Compensación fija | Identificación de la operación y fundamento del artículo 8. |
| Coste adicional | Justificante del gasto y vínculo con la gestión de cobro. |
En el caso del diseño, la transferencia cubre el precio completo. Esa línea puede quedar saldada mientras revisas las otras. Si la empresa pagó en dos veces, deja el detalle de los dos abonos en lugar de sustituirlo por la fecha del último. Lo importante es que el cálculo de los intereses se pueda reconstruir a partir del saldo que faltaba en cada período.
Guarda las pruebas del coste adicional
La ley permite reclamar los costes de cobro acreditados que se hayan sufrido por la mora y superen esa cantidad fija. Si, por ejemplo, contrataste una gestión concreta para reclamar el pago, reúne el encargo y su justificante. Identifica a qué deuda corresponde y comprueba qué importe excede de la cantidad fija antes de cerrar el desglose.
Si un justificante agrupa trabajos para varios asuntos, pide o prepara un detalle que permita identificar el servicio de cobro. Deja la línea pendiente de comprobación cuando todavía no puedes separar los importes. Si necesitas ordenar estos papeles, consulta con Alexis cómo ordenar el soporte del coste de cobro antes de dar la liquidación por cerrada.
Si no tuviste un coste adicional, deja esa partida fuera del resumen. Anotar un supuesto gasto sin soporte complica una explicación que puede reducirse a los conceptos que sí puedes documentar.
Revisa el borrador antes de enviarlo
Abre de nuevo la ficha del cliente y localiza la referencia exacta del servicio. Después comprueba que tu resumen recoge los pagos efectuados y que las partidas pendientes se pueden seguir desde el cuadro hasta los documentos. Si alguien te pregunta por el importe, debería poder ver en qué fecha empieza la revisión y en qué fecha termina el período que estás considerando.
También puedes repasar los datos de una factura de autónomo si hay diferencias entre la referencia que usaste y la que consta en el cobro. Si la factura tiene una rectificación posterior, conserva las dos referencias y aclara en qué documento figura el saldo que estás usando.
Pide a Alexis que revise contigo el desglose de la factura vencida. Prepara la factura, lo que acordaste sobre el pago y el movimiento bancario si ya existe. Eso permite localizar antes las partidas que requieren contraste.