Envías las condiciones de trabajo a una nueva incorporación y te avisa de que el archivo se abre, pero su lector de pantalla no encuentra el texto. ¿Cómo entregas la información laboral accesible? Prepara una copia que pueda consultar, guardar e imprimir y conserva la prueba de entrega de esa versión. Antes de enviarla, compara el contenido con el documento del que partiste.
Identifica qué falta y quién debe poder leerlo
Cuando la información exigida no consta en el contrato escrito que ya tiene la persona, la empresa debe facilitarla en uno o varios documentos escritos. En el caso de personas trabajadoras con discapacidad o con capacidad intelectual límite, la empresa debe asegurar que la información prevista en el decreto sea accesible y comprensible. Puedes comprobar ambos puntos en el artículo 6 del Real Decreto 723/2026.
Empieza por preguntar qué dificultad presenta el documento y cómo prefiere recibirlo. La respuesta útil puede ser tan concreta como poder seleccionar el texto, ampliar la letra o recibir una versión en papel. Si parte de las condiciones figura en un anexo, comprueba también si puede consultarlo. Una copia accesible del archivo principal sirve de poco cuando los turnos están en una imagen aparte.
Cambia el formato sin cambiar las condiciones
En un caso ilustrativo, un taller manda un contrato escaneado con una hoja separada para describir la jornada. La persona puede descargar los archivos, pero el lector de pantalla solo reconoce el nombre de los documentos. El taller recupera el original editable y prepara una versión que contiene texto legible, con títulos que permiten saltar a la jornada y al lugar de trabajo.
Antes de entregar la nueva copia, alguien del taller la compara con lo que se iba a firmar. Si el archivo anterior distinguía entre hora de entrada, turnos y descanso, esa distinción debe seguir clara. Cambiar la presentación no autoriza a resumir condiciones de forma que pierdan detalle. Si preparas una nota más sencilla para ayudar a entender el documento, identifica a qué apartado corresponde cada explicación.
Revisa también los nombres y fechas. Cuando se trabaja con una plantilla, es fácil que la versión accesible conserve una fecha antigua aunque la copia habitual ya esté corregida. La persona debe poder saber qué documento describe su incorporación.
Prueba la copia antes de la entrega
El soporte puede ser papel o electrónico si la persona puede acceder a la información, guardarla e imprimirla y la empresa conserva la prueba de transmisión o recepción. Haz la comprobación sobre el archivo que vas a enviar. Una vista previa en el ordenador desde el que lo redactaste no reproduce necesariamente lo que verá quien lo recibe.
| Barrera detectada | Qué puedes comprobar |
|---|---|
| El archivo solo contiene imágenes | Que la versión final tiene texto seleccionable y un orden de lectura coherente. |
| Parte de la información va en un anexo | Que se puede abrir y localizar el apartado citado desde el documento principal. |
| El enlace caduca o exige acceso interno | Que la persona puede recuperar y conservar la copia por el canal acordado. |
Si cambiaste de canal después de detectar la barrera, revisa con Alexis qué documento acredita la entrega. Lleva la copia que enviaste y un resguardo donde figure cuándo se transmitió o se recibió.
Si la persona utiliza un dispositivo propio, acuerda un modo sencillo de comprobar la recepción. Una breve confirmación de que puede abrir el archivo e identificar los apartados necesarios aporta más información para resolver la incidencia que un aviso automático de que el correo salió.
Conserva el documento que recibió la persona
La información del artículo 3 se facilita antes del inicio de la relación laboral. Al preparar el expediente, apunta la fecha de incorporación, identifica la copia definitiva y guarda la evidencia asociada a ese envío. Si el contrato y los anexos se enviaron por separado, archiva el justificante de cada envío junto al archivo que corresponda.
Cuando tienes varios centros, deja indicado quién comprueba la entrega en cada incorporación. Es un dato de trabajo para saber a quién pedir el justificante si falta. Si aún estás organizando la estructura del negocio, puedes consultar la guía para elegir entre autónomo y SL.
Consulta con Alexis cómo preparar la entrega de las condiciones de trabajo. Indica la fecha de inicio, qué información ya tiene la persona y qué problema encontró al tratar de leerla.