Te llega una factura por «actualización del programa», pero incluye soporte, una funcionalidad nueva y formación. ¿Puedes llevar todo al valor de la aplicación? Antes de decidirlo, separa qué trabajo se ha realizado. El PGC excluye del activo los gastos de mantenimiento de la aplicación informática; una ampliación o mejora identificable necesita su propio análisis.
Esta guía se dirige a una empresa que aplica el Plan General de Contabilidad y utiliza una aplicación en su actividad. No decide el tratamiento de una suscripción concreta ni convierte cualquier desarrollo nuevo en un activo. La factura, el trabajo entregado y los criterios contables deben poder relacionarse.
La factura reúne soporte, desarrollo y una sesión de formación
En este caso ilustrativo, una empresa utiliza una aplicación propia y encarga al proveedor reparar incidencias, desarrollar una función adicional y explicar su uso al equipo. La factura presenta un importe global bajo el concepto «actualización», sin distinguir los trabajos.
La empresa solicita un detalle que relacione cada servicio con lo entregado. El razonamiento es que mantener la aplicación, ampliar sus funciones y formar a usuarios no se convierten en una sola naturaleza contable por compartir factura. El nombre elegido por el proveedor no sustituye ese análisis.
Con el desglose puede revisar los componentes y aplicar sus criterios por separado. Si el importe de cada trabajo o la naturaleza de la función nueva siguen sin estar claros, deja identificada esa falta antes de cerrar el registro. No reparte el total por partes iguales ni activa toda la factura para evitar pedir información.
El supuesto no declara que la función adicional cumpla los requisitos de reconocimiento. Tampoco atribuye una proporción de costes a cada parte. Muestra qué información falta para decidir, sin convertir una denominación comercial en una conclusión contable.
Mantener la aplicación y ampliarla requieren comprobaciones diferentes
La norma sexta del PGC establece que los programas adquiridos o elaborados para uso propio se incorporan al activo cuando cumplen los criterios de reconocimiento aplicables. En esa misma norma, los gastos de mantenimiento de la aplicación quedan fuera del activo.
La Resolución del ICAC de 28 de mayo de 2013 distingue las modificaciones o modernizaciones de aplicaciones existentes de las ampliaciones o mejoras identificadas específica e individualmente. Para estas últimas contempla su incorporación como mayor valor del intangible, con las condiciones de su regulación.
Por eso conviene describir qué cambia de verdad. Pregunta si se ha reparado el funcionamiento que ya existía o si se entrega una ampliación identificable, y qué documentación permite comprobarlo. No utilices como prueba suficiente que el proveedor llame «evolutivo» al servicio o que el importe sea elevado.
Esta revisión no determina la deducibilidad fiscal, la amortización o una deducción por innovación. Esas cuestiones requieren su análisis. Aquí se prepara la información para distinguir componentes de una compra relacionada con una aplicación.
La formación no se incorpora sin más al coste del programa
El ICAC excluye del activo los costes de formación del personal para aplicar el sistema informático. Que la sesión se imparta durante la entrega de una nueva función no permite tratarla automáticamente como parte activable de esa función.
| Trabajo descrito | Información necesaria para revisarlo |
|---|---|
| Soporte o mantenimiento | Incidencias atendidas y servicio que se ha prestado |
| Función adicional | Alcance, entrega y posibilidad de identificarla como ampliación o mejora |
| Formación del equipo | Sesiones y coste relacionado con la preparación de usuarios |
La tabla no asigna un porcentaje contable a cada bloque. Ayuda a formular una petición al proveedor y a reconocer qué parte del trabajo continúa sin explicar. Conserva el detalle recibido relacionado con la factura original, sin crear compras duplicadas al separar su análisis.
Si la descripción es insuficiente, revisa con Alexis qué información falta para separar mantenimiento, desarrollo y formación en la factura del programa.
Deja una explicación del criterio utilizado
Relaciona el registro con la factura, el encargo, las entregas y la respuesta del proveedor. Si se ha identificado una ampliación, conserva los hechos que permiten examinarla y los criterios de reconocimiento utilizados. Un total anotado en la ficha del programa no explica qué parte de la factura lo originó.
Si la factura se corrige o el proveedor aclara después el desglose, revisa el efecto sobre la decisión anterior. No mantengas una distribución provisional como si fuera un dato contrastado. La guía de gastos de la actividad sitúa la revisión fiscal como una comprobación adicional.
Antes de cerrar el periodo, comenta con Alexis qué trabajos se han documentado y qué tratamiento contable necesita revisión en esa actualización.