Antes de cerrar los accesos porque termina el apoyo contable de otro despacho, ¿qué debe quedar entregado? Una salida ordenada necesita identificar la versión final del trabajo, comprobar que puede utilizarse y dejar localizadas las incidencias pendientes. Quitar un usuario del programa no equivale a recibir una contabilidad completa ni permite dar por revisado lo que todavía está en discusión.
La colaboración entre despachos requiere acordar alcance, capacidad, responsabilidades y presupuesto antes del encargo. Conviene que ese alcance describa también cómo se devolverá el trabajo al terminar. Si no se concretó, acláralo antes de confundir un archivo enviado con una entrega aceptada.
Fija qué período y qué tareas se entregan
El punto de cierre debe poder explicarse con el encargo: qué período se ha trabajado, qué registros están incluidos y qué revisión asumía cada equipo. No utilices una fecha de finalización para dar por completadas todas las tareas de la cartera.
Relaciona el último envío con un listado de entregables. Puede incluir los archivos acordados, los documentos que los soportan y las diferencias pendientes. Una nota de cierre sirve mejor si dice qué falta y quién debe resolverlo que si se limita a afirmar que «ya está todo».
Si aparece documentación después del corte, identifica quién la recibirá y cómo se decidirá si corresponde al encargo terminado o al siguiente período. No la incorpores silenciosamente a una copia mientras el otro equipo sigue utilizando otra versión.
Comprueba la entrega desde el lado que continuará el trabajo
Recibir un correo con un archivo adjunto acredita un envío, no que el archivo se abra, corresponda al período o pueda utilizarse en el entorno de destino. Pide una comprobación concreta antes de marcar el traspaso como completado.
Cuando el acuerdo incluya una exportación contable, verificad su alcance y la forma de comprobarla. Si hace falta importación, la prueba debe hacerse en un entorno adecuado y sin sobrescribir datos reales por ensayo. No se anuncia aquí compatibilidad automática con ningún programa.
| Elemento | Pregunta de cierre |
|---|---|
| Versión final identificada | ¿Qué archivo y período se utilizarán para continuar? |
| Recepción comprobada | ¿Puede accederse al contenido y entender su alcance? |
| Incidencias abiertas | ¿Qué queda pendiente y quién lo resolverá? |
| Accesos y copias | ¿Qué instrucciones y conservación corresponden al terminar? |
Para prever esta salida al solicitar apoyo, utiliza la vía de colaboración entre despachos y prepara la salida del encargo. Explica qué necesitará recibir tu equipo para retomar el trabajo.
El destino de los datos se revisa según la relación real
Cuando existe un encargo de tratamiento, el artículo 28.3.g del RGPD contempla la supresión o devolución de datos a elección del responsable al finalizar el servicio, con la salvedad de conservación exigida por el Derecho aplicable.
No conviertas esa regla en una instrucción genérica de borrar cualquier documento del negocio. Identifica el papel de las partes, las instrucciones acordadas y las obligaciones de conservación que deban respetarse. La entrega operativa y el tratamiento de las copias necesitan ser coherentes.
Después, cierra o ajusta los accesos que corresponda, comprobando usuarios e integraciones del encargo. Mantener una carpeta por error no es un sistema de conservación; quitar un permiso tampoco demuestra que se haya resuelto el destino de todas las copias.
El acceso iba a desaparecer antes de verificar el archivo
Supuesto ilustrativo: un despacho termina un apoyo mensual y recibe una exportación. Su equipo prevé cerrar ese mismo día el acceso del profesional de apoyo, pero todavía nadie ha comprobado qué contiene el archivo ni ha recibido el listado de dudas.
Antes del cierre, identifican la versión entregada y comprueban el contenido por el procedimiento acordado. Separan las tareas finalizadas de las incidencias y dejan previsto quién puede aclarar cada una sin mantener accesos indefinidos.
El despacho puede continuar con una entrega identificable y pendientes visibles. El ejemplo no acredita una importación real, una contabilidad revisada o una supresión ejecutada. Describe las comprobaciones que evitan perder el hilo al terminar la colaboración.
Deja constancia del cierre que realmente se ha producido
Una confirmación breve puede recoger lo recibido, lo comprobado y lo pendiente. Si solo se verificó que el archivo abre, no la redactes como aprobación de todas las cifras o cumplimiento fiscal de la cartera.
En Colabora con Taxea se distingue este apoyo de la captación de clientes. Comenta con Alexis qué entregables y comprobaciones necesita tu despacho al finalizar el apoyo, antes de acordar el cierre de accesos.
Fuentes oficiales
- BOE: Reglamento general de protección de datos, artículo 28.3.g. El procedimiento de entrega descrito es una propuesta operativa que debe acordarse, no una lista legal universal.