gastos de I+D+i deducibles: El presupuesto sirve para planificar; la deducción se sostiene con actividad ejecutada, gasto real y una relación demostrable entre ambos.
¿Tu proyecto tiene un presupuesto detallado, pero las facturas y horas de trabajo cuentan otra historia? Artículo de rescate documental que ayuda a promotores y centros tecnológicos a detectar partidas débiles antes de presentar el proyecto a un inversor.
Presupuesto, gasto y pago no significan lo mismo
El presupuesto anticipa recursos; el gasto refleja una obligación real; el pago acredita una salida de tesorería. Mezclarlos impide saber qué parte del proyecto se ejecutó y qué parte sigue siendo una previsión.
Trabaja con una conciliación sencilla entre memoria, contabilidad y documentos. Cada partida debe tener una tarea asociada y un soporte localizable. Cuando una cifra cambia, registra el motivo en lugar de sustituir silenciosamente la versión anterior.
Las horas de personal que deben poder explicarse
No basta con asignar un porcentaje genérico de la jornada. Los partes deben indicar tareas compatibles con la memoria, periodos reconocibles y una lógica de supervisión. Si una persona participa en varios proyectos, el reparto necesita coherencia.
Contrasta horas, nómina, función profesional y entregables. El objetivo no es producir más papeles, sino poder explicar por qué ese trabajo pertenece al proyecto y no a la actividad ordinaria de la empresa.
Si quieres comprobar el encaje antes de avanzar, puedes Detectar con Alexis las partidas que necesitan soporte. La revisión se centrará en el proyecto, sus contratos y la documentación disponible.
Servicios externos con objeto y resultado
Una factura externa debería responder tres preguntas: quién realizó el trabajo, qué se encargó y qué resultado se recibió. Las descripciones abiertas como apoyo técnico o consultoría necesitan contrato, alcance y entregables.
Si el proveedor participa en una fase concreta, enlaza su trabajo con el hito correspondiente. Guarda comunicaciones relevantes y actas de aceptación cuando ayuden a demostrar que el servicio se prestó de verdad.
La base de la deducción se construye con gastos e inversiones vinculados a las actividades que cumplen los requisitos legales.
Partidas que conviene separar antes de buscar financiación
Separa desde el principio costes técnicos, gestión general, comercialización y otras actividades. Forzar todas las partidas dentro del mismo bloque dificulta la revisión y hace menos creíble la propuesta.
Antes de presentar el proyecto a financiación, identifica lo sólido, lo pendiente y lo que debe excluirse. Un presupuesto más pequeño pero defendible ofrece mejor información que una cifra amplia construida con partidas dudosas.
La identificación del proyecto y de sus costes debe permitir distinguir las actividades de investigación y desarrollo de las de innovación tecnológica.
Una revisión corta antes del cierre
Revisa una muestra de personal, facturas y entregables. Si no puedes seguir el recorrido desde la tarea hasta el asiento contable, corrige el sistema antes de que crezca el volumen.
Cierra con un listado de diferencias y responsable de resolver cada una. Así, la conversación con el inversor se centra en hechos comprobables y no en reconstrucciones improvisadas. Conserva además la fecha de corte para distinguir una carencia actual de un documento recibido después.
| Bloque | Documento o prueba | Pregunta que debe responder |
|---|---|---|
| Proyecto | Memoria y calendario | ¿Qué se ejecuta y quién responde? |
| Costes | Presupuesto, contabilidad y soportes | ¿El gasto sigue la actividad descrita? |
| Contratos | Acuerdos firmados y anexos | ¿Las funciones reales coinciden con el texto? |
| Seguimiento | Entregables y control de cambios | ¿Puede explicarse una desviación? |
Para situar gastos de I+D+i deducibles dentro del resto de obligaciones, consulta también la guía fiscal para empresas y autónomos de Taxea.
Preguntas antes de dar el siguiente paso
¿Basta con una memoria bien redactada?
No. La memoria debe coincidir con contratos, ejecución y costes. Su función es explicar el proyecto; los demás documentos demuestran cómo se llevó a la práctica.
¿Cuándo conviene pedir una revisión externa?
Antes de presentar la oportunidad a un inversor y cuando existan funciones compartidas, partidas difíciles de identificar o certificados pendientes. Corregir el expediente temprano suele ser más sencillo que rehacer la operación cuando ya está firmada.
Para cerrar la decisión con documentos concretos, puedes Pedir a Alexis una revisión del coste acreditado. Taxea revisará el encaje, las lagunas visibles y el siguiente paso razonable.