Licencia compartida entre dos proyectos de un autónomo exige reconstruir documentos y hechos, no decidir por una etiqueta aislada. Empieza por identificar cada soporte, fecha, responsable y resultado; después contrasta la secuencia con las fuentes oficiales. Si falta una pieza, déjala pendiente en vez de completar el expediente con una suposición.
La forma práctica de resolverlo es mantener una sola cronología y separar lo que cada documento acredita. Esta guía explica el control operativo y los límites de la conclusión fiscal; no sustituye revisar el contrato y las circunstancias reales.
| Elemento | Qué registrar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Documento de compra | Proveedor, titular y periodo | Una sola adquisición |
| Condiciones | Usuarios, equipos y usos permitidos | Límite contractual |
| Proyecto A | Accesos, fechas y entregables | Evidencia de uso |
| Proyecto B | Accesos, fechas y entregables | Evidencia separada |
| Criterio interno | Base de reparto y revisión | No duplica la licencia |
Mantén una licencia y dos expedientes de uso
Una licencia compartida entre dos proyectos de un autónomo no se convierte en dos compras por utilizarse en dos encargos. Conserva factura, titular, plan, periodo, usuarios y condiciones; después crea una ficha de uso para cada proyecto.
El registro debe explicar qué función tuvo la herramienta y qué entregable produjo. Evita repartir solo por el valor de cada factura al cliente si ese criterio no refleja el uso. Tampoco atribuyas la totalidad a un proyecto por ser el primero.
Comprueba primero las condiciones del proveedor
Revisa si el plan permite varios proyectos, clientes, equipos o exportaciones. Guarda la versión de los términos aplicable al periodo. Pagar la licencia no autoriza por sí solo cualquier reutilización ni demuestra que cada colaborador pueda acceder.
Si cambia el plan a mitad de periodo, registra la fecha y los permisos antes y después. Una ampliación de usuarios o un módulo adicional puede generar otro documento; relaciónalo con la licencia base sin mezclar periodos.
Construye un criterio operativo verificable
Puedes registrar horas de uso, ejecuciones, archivos o periodos activos, cuando el dato exista y sea coherente con el trabajo. Explica el criterio y aplícalo de forma estable. Si no hay medición fiable, conserva la incertidumbre en lugar de inventar una precisión.
Repartir una licencia entre proyectos sirve para control interno y rentabilidad, pero no sustituye el documento de compra. El mismo coste no debe registrarse dos veces. Una revisión posterior debe poder recomponer el total desde las asignaciones.
Contrasta los requisitos fiscales del gasto
Para que un gasto sea fiscalmente deducible es necesario que esté vinculado a la actividad desarrollada y, además, que esté registrado en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollan actividades económicas, que esté correctamente imputado y convenientemente justificado.
La ficha por proyecto ayuda a documentar la vinculación, pero no garantiza por sí sola la deducibilidad ni resuelve el IVA. Revisa factura, titular, periodo, uso mixto y normativa aplicable antes de una conclusión fiscal.
Cómo decidir sin saltos documentales
Vuelve a formular la pregunta con los dos términos secundarios: repartir una licencia entre proyectos y documentar software usado en varios encargos. Después señala qué documento responde a cada parte y qué dato continúa sin acreditar. Esta comprobación evita que una sola captura, factura o fecha soporte una conclusión más amplia de la que permite.
La decisión debe conservar el ángulo propio del expediente: Registro de uso por proyecto que mantiene un solo documento de compra y separa accesos, periodos, entregables y criterio interno de asignación sin inventar dos licencias. Si aparece una contradicción, no elijas la versión más cómoda. Registra ambas, busca el documento de origen y deja la acción fiscal o censal pendiente hasta resolverla.
Ejemplo hipotético
Supongamos una licencia anual utilizada en dos encargos. El proyecto A la necesita para exportar prototipos durante tres meses; el B la usa durante seis meses para documentación. El autónomo conserva una factura y dos fichas de uso, con fechas y entregables. El total asignado no supera el coste real y las condiciones permiten ambos usos.
Lista de cierre
Antes de cerrar, comprueba: proveedor, factura, titular, plan, periodo, usuarios, términos, proyecto A, proyecto B, fechas, entregables, criterio de reparto, total conciliado y cambios de plan. Conserva originales y versiones, registra las limitaciones y no atribuyas revisión humana a un control automático.
Amplía el contexto en gastos deducibles autonomos y consulta también suscripción a un banco de imágenes. Si necesitas aplicar estos criterios a documentos reales, puedes solicitar una revisión del expediente.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
- Agencia Tributaria: 7.4.2.3. Gastos fiscalmente deducibles
Contenido informativo y general. La aplicación concreta depende de la actividad, los documentos y las circunstancias acreditadas.