¿Tener todos los contratos en una carpeta significa estar preparado para una inspección de Trabajo en una pyme? No basta si las jornadas, las nóminas y lo que ocurre en el centro no se corresponden. Lo útil es poder localizar los documentos reales y explicar cualquier diferencia, sin fabricar registros para hacerlos coincidir.
Imagina un taller que detecta un horario distinto entre su contrato y el cuadrante. Preparar la visita exige aclarar esa diferencia y conservar los originales. Cambiar un archivo antiguo para que parezca que todo estaba resuelto eliminaría la información necesaria para revisarlo.
| Área | Documentos que relacionar | Qué diferencia localizar |
|---|---|---|
| Personas que trabajan | Altas, contratos y fechas | Quién está y en qué condición |
| Tiempo de trabajo | Registro, cuadrantes y acuerdos | Horario real frente al documentado |
| Retribución | Nómina, conceptos y pago | Importes o periodos que no encajan |
| Requerimiento | Solicitud y entrega realizada | Qué falta y cómo debe aportarse |
Comprueba quién trabaja y qué documentación lo identifica
Relaciona las personas que prestan servicios con sus contratos, altas y fechas. Si participan otras empresas o profesionales, identifica su función real y los documentos de esa relación. No decidas su encuadramiento solo por el nombre que aparece en una factura.
El artículo 13 de la Ley 23/2015 permite examinar documentación con trascendencia laboral y de Seguridad Social en el ámbito de la función inspectora. Por eso conviene poder localizar los soportes relevantes, aunque los gestione una asesoría o estén repartidos entre varias aplicaciones.
Revisa el registro de jornada y las nóminas juntos
En el taller del ejemplo, el cuadrante describe una previsión; el registro recoge el tiempo trabajado. Si no coinciden, identifica la razón y qué acuerdos existen. No sustituyas los fichajes por un horario teórico idéntico para todas las personas.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige registrar el inicio y fin de la jornada diaria y conservar esos registros durante cuatro años. Revisa también que puedan localizarse por persona y periodo. Una aplicación instalada no acredita que el registro esté completo.
Compara horas y conceptos de la nómina cuando corresponda. Si hay una diferencia sin explicar, sepárala para revisión laboral. No presupongas que un cambio de turno equivale a una hora extraordinaria ni que el pago de una cantidad resuelve cualquier discrepancia de jornada.
Relaciona la nómina con el salario pagado
Conserva recibos, condiciones salariales y movimientos que acrediten el pago. El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores regula el pago documental del salario y la entrega de un recibo individual justificativo. No confundas tener una nómina generada con haber realizado el pago que muestra.
Si una transferencia agrupa personas o periodos, guarda el desglose. Si un concepto necesita aclaración, localiza el acuerdo o cálculo utilizado. La revisión debe poder explicar el dato, sin cambiar su denominación para que parezca compatible con el resto de documentos.
Ordena con Alexis los documentos y las diferencias que debe revisar laboral antes de preparar la respuesta a un requerimiento.
Localiza también la documentación de prevención que corresponda
La preparación no termina en contratos y nóminas. Identifica qué documentación preventiva existe, dónde está y quién atiende sus actualizaciones. Si la gestiona un servicio externo, comprueba el acceso a los documentos del centro y de las personas afectadas.
No presentes como realizada una formación o una actuación pendiente. Conserva las fechas y resultados reales. Si falta algo, identifícalo y coordina la revisión que corresponda; crear una firma retrospectiva no sustituye la actividad que debía documentarse.
Lee la actuación concreta y organiza su respuesta
El artículo 21 de la Ley 23/2015 contempla visitas sin aviso previo, comparecencias con aportación documental y actuaciones por expediente. No supongas que toda comprobación empieza con la misma solicitud ni que podrás preparar la documentación solo cuando llegue una cita.
Si recibes un requerimiento, identifica qué pide, el periodo, el canal y el plazo comunicado. El artículo 18 de la Ley 23/2015 establece deberes de atención, colaboración e información ante requerimientos de la Inspección. Si no entiendes una petición, aclara su alcance por la vía correspondiente sin dejarla sin seguimiento.
Conserva qué entregaste y qué continúa pendiente
Prepara un índice de la documentación para la Inspección de Trabajo y guarda la copia enviada con su justificante. Si hay una entrega posterior, relaciónala con la solicitud. Un correo preparado o una carpeta compartida todavía no acreditan que se haya realizado la aportación.
En el caso del taller, la comprobación debe terminar identificando el horario real, los documentos que lo describían y la diferencia que se revisó. La organización documental ayuda a responder, pero no garantiza un resultado ni convierte en correcto un dato por estar ordenado en una carpeta.
La guía de gestión fiscal ofrece contexto general. Una actuación laboral necesita además atender su requerimiento y revisar los hechos con el profesional competente.
Si la documentación está dispersa, prepara con Alexis los documentos y pendientes para la revisión laboral. Lleva el requerimiento si existe y señala quién conserva los contratos, fichajes y nóminas.