Antes de ordenar el pago, una plantilla de nómina debe recoger el cálculo de ese trabajador y ese periodo. ¿Basta con descargar un modelo de nómina rellenable y cambiar el nombre y el salario? No: el documento puede ayudar a presentar el resultado, pero no decide el convenio, las bases, las retenciones ni el tratamiento de las incidencias del mes.
Si el archivo lleva fórmulas, comprueba también qué calculan y de dónde salen sus parámetros. Una hoja que funcionó para otra persona o para otro ejercicio puede dar un resultado aparentemente razonable y seguir siendo incorrecta.
Comprueba qué modelo estás utilizando
El artículo 29 del Estatuto prevé un recibo individual justificativo del salario. El recibo se ajusta al modelo aprobado o al establecido por las vías que la norma permite, con separación clara de percepciones y deducciones.
Eso no significa que cualquier PDF encontrado en internet sea un modelo adecuado para tu empresa. Revisa su procedencia, su fecha y si permite mostrar los conceptos que necesitas. Si una casilla no existe, no encajes el importe en otra que tenga un significado distinto.
Distingue además el documento vacío de la herramienta de cálculo. Un formulario que deja escribir en un campo puede no comprobar ninguna operación. La posibilidad de rellenarlo en pantalla no valida el resultado.
La ficha del trabajador debe coincidir con sus condiciones actuales
Comprueba identidad, puesto, grupo profesional, antigüedad y jornada. Utiliza el contrato y los cambios posteriores, no solo la ficha que se cargó al incorporarse. Si hubo una modificación durante el mes, señala cuándo empezó a producir efectos.
Localiza el convenio aplicable y las condiciones salariales del puesto. No copies el grupo o el salario de quien ocupaba antes una tarea parecida sin comprobar que corresponde. Una misma plantilla puede utilizarse para personas con reglas de cálculo diferentes.
Cada percepción necesita un nombre y un motivo
Separa salario base, complementos y variables del periodo. Cuando haya atrasos o una comisión, indica a qué corresponden. La explicación debería permitir entender por qué ese mes cambia respecto al anterior.
El artículo 26 del Estatuto diferencia las percepciones salariales de determinadas indemnizaciones y suplidos por gastos del trabajo. Escribir todo en una línea de «otros» dificulta revisar su tratamiento.
Como ejemplo ilustrativo, una persona recibe salario y el reintegro de un gasto realizado para la empresa. Aunque ambos importes lleguen en el mismo pago, eso no basta para clasificarlos igual. Comprueba el concepto, su justificación y el tratamiento que corresponde antes de completar las bases.
| Lo que permite escribir | Lo que hay que comprobar fuera del formulario |
|---|---|
| Un grupo profesional | Funciones y clasificación aplicable |
| Un importe de complemento | Regla, periodo y condiciones del concepto |
| Una base de cotización | Cálculo con los conceptos y reglas vigentes |
| Una retención | Cálculo correspondiente a los datos del trabajador |
Las bases y las deducciones no se copian del mes pasado
Una ausencia, una variable o un cambio de jornada puede afectar al cálculo. Antes de arrastrar valores, confirma qué incidencias se han incorporado y qué datos siguen pendientes. La revisión tiene que explicar las diferencias, no limitarse a hacerlas desaparecer.
Los tipos de cotización y los porcentajes de retención requieren una comprobación vigente y el cálculo correspondiente al caso. Si el formulario los incorpora, revisa quién los actualiza y cómo sabes qué versión estás utilizando. Una cifra arrastrada de otro periodo puede hacer que el total cuadre sin que sea correcto.
Revisa también cualquier anticipo u otra deducción: qué concepto recoge, a qué periodo pertenece y cuál es su fundamento. No añadas un descuento solo para alcanzar el neto que alguien esperaba cobrar.
El recibo final y la transferencia deben contar la misma historia
Comprueba los totales y compara el líquido del recibo con el pago que vas a ordenar. Si se han entregado anticipos o hay varios pagos, deja clara su relación. La conciliación del banco ayuda a detectar diferencias, pero no sustituye la revisión del cálculo.
Conserva la versión final entregada y evita que un archivo corregido se confunda con el borrador anterior. Si has encontrado un error después del pago, pide que se revisen sus efectos antes de cambiar solo el PDF.
La guía de obligaciones para empresas y autónomos sitúa este pago dentro de la gestión general del negocio.