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Una plantilla digital con personalización y descripción de la actividad en el IAE combina componentes que pueden parecer uno solo en la oferta. Para revisar una venta de plantilla digital personalizada, distingue archivo base, derecho de uso, adaptación de un recurso digital para clientes, instalación, formación y soporte. La extensión del archivo o el nombre de la tienda no sustituyen el análisis de la prestación real.

Matriz práctica para reconstruir el expediente

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Activo base	Versión y contenido	Repositorio
Licencia	Uso concedido	Condiciones
Personalización	Cambios por cliente	Orden y commits
Entrega	Archivo o instalación	Acta y acceso
Soporte	Alcance y periodo	Tickets

Congela el recurso antes de personalizar

Guarda versión, fecha, componentes y titularidad documental del activo base. Separa materiales propios, de terceros y aportados por el cliente. Si una actualización modifica la plantilla, conserva la versión entregada en cada proyecto; el repositorio actual no demuestra qué recibió un cliente anterior.

Describe el derecho de uso comunicado: destinatario, sitios o proyectos, modificaciones y soporte. No interpretes cláusulas ambiguas dentro de la ficha editorial. Cita el documento y deja la cuestión pendiente cuando el contrato no permita saber si existe cesión, licencia o simple entrega técnica.

Mide la adaptación con cambios verificables

Relaciona cada requisito con una modificación, prueba y aceptación. Distingue color, textos y datos de cambios de estructura, funciones o integraciones. Un formulario de opciones puede producir una personalización real, pero también una configuración estándar; conserva la evidencia suficiente para describir el alcance sin inflarlo.

Si el cliente realiza cambios después, marca su autoría y versión. No atribuyas al profesional funciones añadidas por terceros. En entornos alojados, registra si la entrega fue un archivo, una cuenta configurada o una instalación gestionada.

Separa instalación, formación y soporte

Anota qué tareas ocurren al entregar: despliegue, importación, pruebas, sesión explicativa y documentación. Cada componente puede incluirse en el precio o facturarse aparte; la forma de cobro no elimina su diferencia operativa. Mantén el soporte posterior con periodo, canal y límites.

Los tickets permiten observar si el soporte corrige defectos del activo, responde dudas o añade funcionalidades. Clasifica el motivo sin decidir automáticamente su tratamiento censal. Un historial de tareas ofrece una base mejor que el título comercial del paquete.

Redacta una descripción basada en hechos

Resume qué se crea antes del cliente, qué cambia por encargo, qué se entrega y qué responsabilidad continúa. Incluye destinatario y medio de prestación. Contrasta después esa ficha con la instrucción del IAE y el procedimiento oficial; no asignes un epígrafe por semejanza verbal.

Ejemplo hipotético: una diseñadora vende una plantilla, adapta estructura y estilos, la instala y ofrece soporte limitado. El expediente conserva versión base, licencia, cambios, pruebas, entrega y tickets. Esa evidencia permite revisar la actividad sin presentar todo como venta de archivo ni todo como consultoría.

Control de cierre del expediente

Antes de dar la revisión por terminada, comprueba de nuevo activo base, licencia, personalización, entrega, soporte. Cada elemento debe apuntar a un documento, una fecha y una persona o sistema responsable. Conserva las discrepancias visibles, identifica qué dato procede del contrato y cuál de un registro posterior, y evita reemplazar un original por una tabla interna. Si una prueba no está disponible, anota el punto exacto y la acción necesaria para recuperarla.

El control está pensado para profesional que entrega un recurso base y lo adapta para cada cliente. Su finalidad es resolver este problema concreto: debe distinguir activo preexistente, licencia, instalación, personalización y soporte. Otra persona debe poder reconstruir la secuencia con los mismos documentos y llegar a los mismos hechos, aunque la conclusión fiscal individual continúe pendiente. Ese criterio de reproducibilidad evita convertir una suposición cómoda en un dato cerrado.

Alcance de la fuente oficial

El Real Decreto Legislativo 1175/1990 aprueba las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas.

La fuente establece el marco general indicado. No transforma esta guía documental en una decisión fiscal individual ni resuelve excepciones, fechas, territorios, contratos o tratamientos que dependan de hechos adicionales.

Lecturas relacionadas y siguiente paso

Consulta también el contenido pilar del clúster y la guía sobre curso y consultoría vendidos juntos. Ambos destinos son públicos y aportan contexto distinto.

Si necesitas contrastar el expediente antes de presentar, corregir o registrar información, puedes Quiero describir mi producto y servicio.

Fuentes oficiales

• Boletín Oficial del Estado
• Agencia Tributaria

Contenido informativo y general. La aplicación concreta depende de la actividad, el territorio, los documentos y las circunstancias de cada contribuyente.

¿La factura del equipo incluye una garantía ampliada en otra línea? Comprueba qué has contratado además del producto: quién presta la cobertura, a qué unidad corresponde y cuándo empieza y termina. Pagar ambas cosas juntas no significa que tengan las mismas condiciones.

Una garantía adicional de una compra profesional puede generar documentos y devoluciones distintos de los del bien. Antes de registrar una incidencia, separa el producto de la cobertura y comprueba si hubo reparación, sustitución o reembolso. El nombre comercial de la garantía no permite decidirlo todo.

Producto y cobertura ampliada: documentos e importes separados

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Producto	Referencia y serie	Factura y albarán
Cobertura	Proveedor y vigencia	Contrato o certificado
Pago	Importe por línea	Banco y recibo
Incidencia	Fecha y diagnóstico	Parte de servicio
Cierre	Reparación o reembolso	Confirmación

Identifica el producto y el servicio adicional

Registra referencia, número de serie, fecha de entrega y ubicación del bien. Para la cobertura, conserva certificado, titular, proveedor, periodo y exclusiones. Si la tienda actúa como intermediaria y otra entidad presta el servicio, deja visibles ambas funciones sin atribuir responsabilidad a quien no figure en el documento.

Comprueba que el identificador de la cobertura corresponde a la unidad recibida. En compras con varios artículos, asigna cada certificado a su serie. Si la cobertura se activó más tarde, conserva la fecha efectiva y el justificante; la línea de factura no demuestra por sí sola que el registro técnico terminara correctamente.

Separa precio, pago y posibles ajustes

Desglosa el importe del producto, la cobertura, el transporte y cualquier descuento. Relaciona el pago con la factura completa, pero mantén los componentes para futuras devoluciones. Si un cupón reduce el total sin indicar reparto, conserva la regla del proveedor o marca el reparto como desconocido.

Una cancelación de la cobertura puede generar abono, devolución bancaria o crédito comercial. Registra cada hecho con su referencia. No reduzcas el valor del producto de manera automática ni dupliques el reembolso en dos líneas contables; prepara la correspondencia documental para revisión.

Revisar con Alexis qué importe corresponde al bien y a su cobertura.

Sigue las incidencias por número de expediente

Ante una avería, abre una ficha con fecha, síntomas, diagnóstico, autorización, transporte y resultado. Distingue la garantía legal o del fabricante de la cobertura adicional según los documentos recibidos. El nombre comercial no permite concluir qué mecanismo se aplicó; utiliza el número de expediente y la respuesta del proveedor.

Si se entrega una unidad de sustitución, conserva las dos series, el albarán y la fecha de cambio. Si se repara, registra piezas y devolución. Mantén el producto original como histórico, sin presentarlo como activo disponible después de su retirada.

Relaciona el producto y la cobertura con tu actividad

Relaciona el bien con proyectos, responsables y periodos de uso. La Agencia Tributaria exige vinculación, registro, imputación y justificación para la deducibilidad. La cobertura añadida no demuestra por sí sola esa vinculación. Documenta uso mixto o interrupciones sin forzar un porcentaje.

Ejemplo hipotético: un autónomo compra un monitor y añade cobertura de sustitución. Meses después recibe otra unidad y un abono parcial. El expediente enlaza factura, certificado, dos series, incidencia, abono y pago. Así se distingue el servicio adicional del producto sin inventar su tratamiento individual.

Si la cobertura se activa después de comprar

Comprueba la confirmación de activación y la unidad a la que se refiere. Si adquiriste dos monitores, una cobertura asociada a una serie no explica automáticamente la situación del otro. Guarda el documento que identifique cada relación y pide aclaración al proveedor si falta un dato.

En una factura con producto y cobertura separada, revisa si el periodo se cuenta desde la compra, desde una activación o desde otra fecha prevista en las condiciones. No presupongas que el envío de un certificado amplía lo acordado. Tampoco fijes un plazo universal a partir de la experiencia con otra marca.

Si el comercio vende la cobertura y otra entidad atiende las averías, identifica a quién debe dirigirse cada consulta. Para reclamar un cargo necesitas la operación de venta; para seguir una reparación puede haber otro número y otro interlocutor. Tener ambas referencias evita mezclar respuestas que tratan asuntos diferentes.

Cuando se cancela solo el servicio adicional

Si mantienes el producto y cancelas la cobertura, pide el documento del ajuste y comprueba qué importe afecta. No reduzcas toda la compra ni des por cancelado el bien porque se haya cerrado el servicio. Registra también si recuperas dinero, obtienes saldo o queda una reclamación pendiente.

El efecto fiscal de la compra y de la cobertura se revisa atendiendo a su naturaleza, fechas y documentación. No se deduce de que aparezcan juntas en la misma factura. La prueba de uso profesional ayuda a explicar ambos conceptos, pero no convierte automáticamente todos sus importes en gasto deducible.

La guía de gastos deducibles aporta el marco fiscal general. Para esta compra, relaciona el equipo recibido con su cobertura y mantén separado el resultado de cada incidencia.

Si una garantía ampliada trae un cargo o una devolución que no sabes registrar, habla con Alexis sobre el equipo y la cobertura facturada aparte. Prepara factura, condiciones de la cobertura y los documentos de la incidencia o cancelación.

Fuentes oficiales

• BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
• Agencia Tributaria: 7.4.2.3. Gastos fiscalmente deducibles

¿El cliente ha cancelado antes de que te dieras de alta? No des por hecho que la cancelación elimina todas las actuaciones anteriores. Revisa si solo hubo negociación o si ya trabajaste, compraste recursos o recibiste dinero para la actividad. El proyecto puede no haberse terminado y aun así contener hechos relevantes para el alta.

Con un encargo cancelado antes del alta censal, conserva lo que llegó a ocurrir y distingue lo que no llegaste a hacer. No atribuyas una prestación completa a un trabajo que no comenzó ni borres los preparativos específicos que sí realizaste.

Encargo cancelado: qué se acordó, qué se hizo y qué se devolvió

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Propuesta	Alcance y condición	Presupuesto
Aceptación	Qué quedó acordado	Correo o firma
Preparación	Acciones realizadas	Registro de tareas
Cancelación	Fecha, causa y alcance	Comunicación
Cierre	Devolución y accesos	Justificantes

Reconstruye el compromiso sin ampliar su alcance

Conserva propuesta, versiones, aceptación y condiciones de inicio. Identifica si el acuerdo dependía de una señal, materiales, disponibilidad o aprobación posterior. Una respuesta afirmativa a un correo puede aceptar una reunión y no todo el presupuesto; describe exactamente qué quedó confirmado y qué continuaba sujeto a condición.

Separa reserva de agenda, negociación y tarea entregable. Anotar tiempo previsto no prueba que se trabajara. Si hubo una reunión exploratoria, registra participantes, objetivo y resultado sin convertirla en una fase facturada por intuición. Los documentos deben permitir entender el compromiso real antes de la cancelación.

Clasifica los preparativos por finalidad

Distingue recursos generales reutilizables —plantillas, equipo o formación— de actuaciones creadas para ese cliente. Para estas últimas, enlaza el brief, archivo, fecha y responsable. Si el material no salió del entorno interno, indícalo; si se compartió, conserva la versión y el canal de entrega.

Registra también accesos, datos y documentos que el cliente facilitó. Al cancelar, comprueba su devolución, eliminación o conservación según las instrucciones recibidas. No prometas que todo se eliminó si existen copias de seguridad o sistemas de terceros pendientes; deja el estado y la siguiente comprobación.

Aclarar con Alexis qué había ocurrido cuando se canceló el proyecto.

Documenta la cancelación y el dinero

Guarda quién comunicó la cancelación, cuándo produjo efectos y qué parte del alcance afectó. Separa cancelación total, aplazamiento y reducción. Si el proyecto podría reanudarse, no lo mantengas como activo sin una fecha o condición verificable; registra el estado suspendido y la evidencia que permitiría abrirlo de nuevo.

Relaciona señales, devoluciones, gastos repercutidos y documentos emitidos sin asumir su tratamiento. Una transferencia devuelta y una nota de abono son hechos distintos. Concilia importes y referencias, conserva el saldo y señala cualquier desacuerdo contractual para revisión específica.

Un proyecto cancelado antes de la primera reunión

Ejemplo hipotético: un encargo se acepta, el cliente remite archivos y cancela antes de la reunión inicial. El profesional solo creó una carpeta y revisó que los ficheros abrieran. El expediente diferencia acceso técnico, preparación mínima, ausencia de entregable, cancelación y eliminación pendiente, sin inventar horas ni una prestación completa.

La cancelación no determina por sí misma el inicio censal

El artículo 9.4 del Reglamento de gestión tributaria atiende a prestaciones, adquisiciones, cobros o pagos con finalidad empresarial para determinar el comienzo. Un proyecto cancelado antes de iniciar actividad necesita esa revisión: la fecha en que el cliente cambió de opinión no sustituye las actuaciones previas.

Para los preparativos de un encargo no ejecutado, describe el resultado real. Si compraste material para esa actividad, guarda la compra aunque después puedas usarlo en otro trabajo. Si elaboraste un borrador específico, conserva cuándo se hizo y si se envió. No inventes un entregable para completar la explicación ni hagas desaparecer el que sí existe.

Si únicamente recibiste una consulta y enviaste una propuesta, conserva ese alcance. La revisión no consiste en convertir toda conversación comercial en prestación. Incluye también otras actuaciones de la actividad que hayan ocurrido, porque el proyecto cancelado puede no ser el único hecho relevante.

Si queda una señal o un gasto pendiente de devolver

Comprueba el acuerdo de cancelación y qué ocurrió con cada cantidad. Una devolución del banco, un crédito del proveedor y un documento corrector deben relacionarse, sin confundirlos. Si existe desacuerdo sobre un importe, conserva los mensajes y no lo presentes como resuelto.

Antes de cambiar datos censales o registrar el resultado, prepara el alta presentada, si existe, y los documentos de las actuaciones anteriores. La cancelación del encargo y la situación fiscal de la actividad no son el mismo trámite. También deben revisarse por separado las obligaciones de Seguridad Social que correspondan.

La guía de obligaciones del autónomo explica el marco general. Para este encargo, reúne lo que hiciste antes de cancelar y el cierre real del dinero y los materiales.

Si el proyecto se canceló cuando ya habías empezado a prepararlo, revisa con Alexis qué actuaciones quedaron antes de la cancelación. Prepara presupuesto, tareas, compras, pagos y la comunicación del cliente.

Fuentes oficiales

• BOE-A-2007-15984 Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos.
• AEAT: alta en el censo de empresarios y profesionales

¿Un plugin funciona en pruebas, pero al pasarlo a la web del cliente pide otra activación? Comprueba las condiciones del plan y qué instalación está usando cada plaza. Un entorno de pruebas y las licencias de plugins de un desarrollador web autónomo necesitan distinguir el sitio de pruebas de la web publicada.

No desactives una licencia en uso para probar si así se libera una plaza. Identifica primero cuenta, titular, dominio y versión. Después consulta al proveedor lo que no esté claro y deja documentado quién renovará el servicio al terminar el proyecto.

Separa proyecto y entornos

Registra cliente, repositorio, dominio y responsable de desarrollo, staging y producción. Un subdominio temporal y una copia local cumplen funciones diferentes. Si un entorno contiene datos reales, documenta la autorización y las medidas aplicadas sin copiar esos datos a la ficha de seguimiento.

Asigna identificadores estables para que cada despliegue pueda referirse al entorno correcto. Si se sustituye un dominio de staging, conserva el anterior como cerrado. Evita contar varias instalaciones técnicas como proyectos comerciales distintos.

Mantén un registro de plugins y versiones

Por cada extensión, guarda nombre, proveedor, versión, origen, función y compatibilidad declarada. Relaciona la instalación con una tarea o decisión técnica. Un plugin desactivado puede seguir presente y requerir revisión; distingue instalado, activo, sustituido y eliminado.

Conserva notas de actualización, dependencias y pruebas. Si una versión se revierte, enlaza el motivo y el resultado. No presentes una actualización automática como revisada cuando solo existe el aviso del sistema.

Documenta la licencia sin exponer secretos

Registra titular, cuenta, plan, límite de sitios, fecha de compra, renovación y proyectos asociados. Guarda claves en el gestor seguro y anota únicamente una referencia. Si el proveedor permite entornos de prueba, conserva la condición aplicable en la fecha consultada.

Distingue licencia del desarrollador, del cliente y de una agencia colaboradora. El medio de pago no prueba titularidad. Si se transfiere una cuenta o se crea otra para producción, documenta aceptación, fecha y estado anterior.

Plugin de pago: cuenta, entorno, versión y dominio que consume la licencia

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Proyecto	Cliente y repositorio	Ficha interna
Entorno	Dominio y finalidad	Inventario
Plugin	Versión y proveedor	Registro de dependencias
Licencia	Titular y vigencia	Cuenta segura
Despliegue	Cambio y resultado	Commit o acta

Comprueba el paso de pruebas a la web publicada

Antes de desplegar, anota versión de origen, destino, copia de seguridad y prueba prevista. Después, conserva resultado, errores y verificación. Una activación correcta en staging no demuestra compatibilidad en producción; registra ambas sin duplicar la licencia.

Cuando una clave se usa temporalmente para migrar, fecha activación y retirada. Si el panel tarda en liberar el sitio, conserva el estado y la respuesta del proveedor. No fuerces desactivaciones que puedan interrumpir un servicio activo.

Consultar con Alexis cómo documentar las licencias pagadas para tus clientes.

Concilia compras, renovaciones y clientes

Relaciona factura, pago, periodo y proyecto. La AEAT exige vinculación con la actividad, registro, imputación correcta y justificación para considerar deducible un gasto. El inventario de despliegues ayuda a acreditar el vínculo, pero no decide cómo repartir una licencia usada por varios clientes.

Si el cliente reembolsa una licencia o la incluye en una cuota, conserva contrato, factura emitida y factura recibida por separado. No compenses importes dentro del inventario técnico. Una baja posterior debe enlazarse con el cierre del proyecto y el periodo cubierto.

Gestiona incidencias y sustituciones

Abre una ficha para conflicto, vulnerabilidad, fallo de actualización o incompatibilidad. Registra detección, versión, alcance, contención, prueba y resolución. Evita atribuir causas al proveedor antes de aislar tema, núcleo, configuración y otras extensiones.

Si se sustituye el plugin, conserva equivalencia funcional, migración de datos, nueva licencia y retirada de la anterior. Un nombre parecido no garantiza que los datos o ajustes se transfieran.

Qué recibe el cliente al terminar

Entrega al cliente el inventario acordado, titularidades, renovaciones y accesos mediante un canal seguro. Revoca cuentas temporales y conserva confirmación. Si una licencia sigue bajo la cuenta del desarrollador, documenta duración y responsabilidad sin prometer continuidad indefinida.

Ejemplo hipotético: un plugin se prueba localmente, pasa a staging y después a producción con una cuenta del cliente. El expediente conserva versiones, pruebas, transferencia y factura. La cadena muestra el uso profesional real sin publicar claves ni confundir tres entornos con tres compras.

Revisa una extensión desde la compra hasta su instalación

Elige una extensión activa y recorre su historia desde la factura y la cuenta titular hasta la versión que funciona en producción. Comprueba qué instalación consume una plaza, qué dominio corresponde a staging, qué repositorio contiene el cambio y qué prueba confirmó el despliegue. Una captura del panel comercial puede quedar desactualizada; fecha la consulta y contrástala con el sitio real. Si el proveedor no explica cómo trata los entornos de prueba, registra la duda y evita asumir que una activación adicional está incluida.

Haz también el recorrido inverso desde cada dominio. Debe conducir a un proyecto, una persona responsable, una versión, una licencia vigente y un plan de retirada. Marca los plugins desactivados que aún conservan código o datos, las renovaciones sin proyecto asociado y las claves alojadas en cuentas personales. Corrige por prioridad: seguridad y continuidad del servicio, titularidad y acceso, compatibilidad, y después coste. El expediente debe permitir renovar, transferir o cerrar un proyecto sin exponer secretos ni perder la evidencia económica de la compra.

Para una entrega al cliente, separa el inventario técnico de las credenciales. El primero puede enumerar producto, versión, titular, vigencia, dominio y responsabilidad; las claves viajan por un canal seguro y solo dejan una referencia. Conserva la aceptación de la transferencia y la fecha de revocación de accesos temporales. Si una licencia permanece a nombre del desarrollador, documenta el servicio que la sostiene y qué ocurrirá al finalizarlo, sin prometer condiciones que dependan del proveedor.

Si el proyecto termina antes de la próxima renovación

Para los plugins de pago en proyectos de clientes, acuerda quién mantiene la cuenta y quién paga después de la entrega. Si la licencia continúa en tu plan, explica qué servicio has contratado con el cliente y qué sucede al finalizarlo. No prometas actualizaciones o soporte que dependan de un plan que ya no se mantendrá.

Revisa las licencias de staging y producción antes de eliminar una copia de pruebas. Confirma si el panel conserva esa activación y si existe un procedimiento del proveedor para retirarla. La desaparición de la web y la liberación de una plaza no deben darse por equivalentes sin comprobarlo.

Conserva factura, periodo cubierto y aceptación del cambio de responsable. El inventario que entregues puede decir qué producto utiliza la web y cuándo vence; las claves y accesos se transfieren por el canal seguro acordado. Comprueba con el cliente que puede gestionar lo recibido antes de revocar tu acceso temporal.

La guía de impuestos del autónomo sitúa el registro de compras y servicios. En cada proyecto separa el gasto de la licencia, las instalaciones y la responsabilidad de renovarla.

Si las licencias de varios clientes están mezcladas en tu cuenta, revisa con Alexis las compras y renovaciones de plugins por proyecto. Prepara facturas, planes y acuerdos con cada cliente.

Fuentes oficiales

• BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
• Agencia Tributaria: 7.4.2.3. Gastos fiscalmente deducibles

Una auditoría inicial y seguimiento recurrente dentro del mismo servicio en el IAE debe describirse por lo que se hace y entrega. Para ordenar diagnóstico y seguimiento en una actividad autónoma, separa acceso a información, análisis, informe, implantación y revisiones. Un servicio recurrente después de una auditoría puede continuar el mismo resultado o incorporar otra prestación; la etiqueta comercial no decide esa diferencia.

Matriz práctica para reconstruir el expediente

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Diagnóstico	Datos y alcance	Brief y accesos
Análisis	Trabajo realizado	Papeles de trabajo
Entrega inicial	Resultado y límites	Informe o sesión
Seguimiento	Frecuencia y decisiones	Actas y tareas
Facturación	Hitos y periodicidad	Contrato y facturas

Describe el objeto de cada fase

Copia del contrato el problema, el resultado esperado y los límites. Para la fase inicial, identifica información recibida, comprobaciones y entregable. Para el seguimiento, enumera revisiones, alertas, reuniones y cambios que se ejecutan realmente. Evita sustituir esa descripción por palabras amplias como consultoría o acompañamiento.

Distingue una revisión del estado de una nueva implantación. Si cada reunión puede abrir un proyecto distinto, registra la decisión y el alcance adicional. Si el seguimiento solo comprueba métricas previamente definidas, conserva ese protocolo. Las diferencias materiales deben verse en documentos y no solo en el precio.

Relaciona responsabilidad, medios y destinatario

Indica quién recopila datos, quién decide, quién ejecuta cambios y quién recibe el resultado. Una auditoría puede terminar en recomendaciones, mientras otro servicio incorpora ejecución. Si intervienen colaboradores, separa su tarea de la responsabilidad asumida frente al cliente.

Registra herramientas, accesos y materiales utilizados en cada fase. El mismo panel puede apoyar diagnóstico y seguimiento, pero eso no convierte ambas actividades en idénticas. La descripción censal debe partir del trabajo real y contrastarse con las tarifas e instrucción oficiales antes de elegir una clasificación.

Concilia periodicidad y facturación

Construye una línea temporal con fecha de inicio, entrega inicial, periodos de seguimiento, renovaciones y cierre. Compara esa secuencia con presupuesto y facturas. Una cuota recurrente puede incluir disponibilidad además de reuniones; documenta qué estaba incluido y qué se prestó sin fabricar actividad en meses sin eventos.

Si el cliente pausa el seguimiento, conserva la suspensión y el efecto contractual. Diferencia una reducción temporal de una cancelación. Cuando se reactive, registra si continúa el expediente anterior o comienza un nuevo diagnóstico.

Prepara una consulta que pueda resolverse

Resume prestaciones en verbos y resultados verificables, frecuencia, destinatario, medios y responsabilidad. Añade muestras de entregables sin exponer datos del cliente. El Real Decreto Legislativo 1175/1990 aprueba las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas, pero no sustituye la descripción factual del caso.

Ejemplo hipotético: una profesional entrega un diagnóstico, configura un tablero y después revisa incidencias mensuales. La ficha separa análisis, implantación y seguimiento, con evidencias y facturación. La revisión del IAE puede valorar ese conjunto sin asumir que la palabra auditoría o la cuota mensual resuelve la clasificación.

Control de cierre del expediente

Antes de dar la revisión por terminada, comprueba de nuevo diagnóstico, análisis, entrega inicial, seguimiento, facturación. Cada elemento debe apuntar a un documento, una fecha y una persona o sistema responsable. Conserva las discrepancias visibles, identifica qué dato procede del contrato y cuál de un registro posterior, y evita reemplazar un original por una tabla interna. Si una prueba no está disponible, anota el punto exacto y la acción necesaria para recuperarla.

El control está pensado para profesional que vende un diagnóstico inicial y revisiones posteriores dentro de un paquete. Su finalidad es resolver este problema concreto: necesita describir prestaciones reales antes de revisar su encaje en el iae. Otra persona debe poder reconstruir la secuencia con los mismos documentos y llegar a los mismos hechos, aunque la conclusión fiscal individual continúe pendiente. Ese criterio de reproducibilidad evita convertir una suposición cómoda en un dato cerrado.

Alcance de la fuente oficial

El Real Decreto Legislativo 1175/1990 aprueba las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas.

La fuente establece el marco general indicado. No transforma esta guía documental en una decisión fiscal individual ni resuelve excepciones, fechas, territorios, contratos o tratamientos que dependan de hechos adicionales.

Lecturas relacionadas y siguiente paso

Consulta también el contenido pilar del clúster y la guía sobre servicio principal con mantenimiento posterior. Ambos destinos son públicos y aportan contexto distinto.

Si necesitas contrastar el expediente antes de presentar, corregir o registrar información, puedes Quiero revisar las fases de mi servicio.

Fuentes oficiales

• Boletín Oficial del Estado
• Agencia Tributaria

Contenido informativo y general. La aplicación concreta depende de la actividad, el territorio, los documentos y las circunstancias de cada contribuyente.

¿Compras créditos para una herramienta y al final no sabes qué parte se ha utilizado? Separa el paquete pagado del saldo disponible y del consumo real. Una recarga no es una tarea realizada; una bonificación tampoco equivale a otra compra.

Para controlar software por créditos y saldo sin usar, guarda la factura y sigue los movimientos del proveedor: recargas, operaciones, devoluciones y caducidad. Relaciona el consumo con proyectos cuando tengas esa información, sin atribuir a un cliente las unidades que quedaron pendientes o caducaron.

Créditos de software: dinero pagado, unidades consumidas y saldo restante

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Compra	Paquete, moneda y periodo	Factura y pedido
Recarga	Fecha y saldo inicial	Panel exportado
Consumo	Operación y proyecto	Historial de uso
Ajuste	Bonificación o devolución	Aviso del proveedor
Cierre	Saldo útil o caducado	Extracto final

Guarda las condiciones de los créditos comprados

Guarda la oferta, la factura y las condiciones aplicables a la compra. Registra qué unidad consume créditos, si existen límites por función y cuándo caduca el saldo. Si el proveedor modifica su política, conserva la versión que acompañaba al paquete y fecha la nueva consulta sin atribuirle efectos anteriores.

Distingue créditos comprados, promocionales y devueltos. Un bono puede aparecer en el mismo saldo aunque no tenga precio. Mantén columnas separadas para origen, vigencia y restricción de uso; de ese modo el cierre no equipara una compensación comercial con una compra adicional.

Relaciona cada consumo con una operación verificable

Exporta el historial con identificador, fecha, función, usuario y cantidad. Añade proyecto o centro de coste solo cuando puedas demostrar la relación mediante ticket, archivo o entrega. Si varias pruebas consumieron saldo antes de elegir un resultado, consérvalas como pruebas y no las conviertas en encargos inexistentes.

Cuando el panel agrupe consumos, guarda el rango y la regla de agregación. Evita reconstruir una precisión que el proveedor no ofrece. Si una operación fallida devuelve créditos, enlaza el consumo y el reintegro para que no queden como dos movimientos independientes.

Revisar con Alexis la diferencia entre recarga, consumo y saldo.

Concilia saldo, factura y pago

Parte del saldo confirmado por el proveedor, suma recargas y ajustes, resta consumos y compara el resultado con el extracto final. Explica diferencias de redondeo o eventos aún pendientes. La conciliación técnica describe unidades de servicio; la factura y el banco acreditan documentos y dinero distintos.

La Agencia Tributaria exige vinculación, registro, imputación y justificación para la deducibilidad. Por eso conviene unir contrato, factura, pago, historial y proyectos, especialmente si la cuenta también tiene pruebas personales. El artículo no fija un tratamiento para el saldo no usado; prepara la evidencia para revisarlo.

Gestiona caducidad y cierre de proyecto

Configura alertas internas para vigencia y responsable, pero conserva la fecha contractual del proveedor como referencia. Si un proyecto termina con saldo asignado, devuelve esos créditos al fondo común solo cuando el sistema lo permita y deja rastro del cambio. No inventes consumo para cuadrar un presupuesto.

Ejemplo hipotético: una diseñadora compra un paquete, usa parte en dos campañas, recibe una devolución por una operación fallida y deja un remanente que caduca. El registro enlaza cada movimiento, sin atribuir las unidades restantes a un cliente ni presentar la caducidad como devolución bancaria.

Si el saldo cambia sin una operación reconocible

Comprueba si hay créditos promocionales que caducan antes que los comprados, consumo de otro usuario o una operación pendiente. Revisa el historial que ofrece el proveedor y conserva el detalle. Si no puedes identificar la diferencia, pide una explicación del movimiento concreto, sin inventar un consumo para que la suma coincida.

Los créditos de software para autónomos pueden medirse en unidades distintas según la función. Una exportación y un procesamiento pueden consumir cantidades diferentes. Utiliza las condiciones que contrataste y el detalle real de la cuenta, sin trasladar reglas de otra herramienta o de un plan que cambió después.

Un saldo caducado de una herramienta profesional no representa automáticamente una devolución, una operación realizada o un gasto de un proyecto concreto. Separa la pérdida de disponibilidad técnica del tratamiento fiscal que corresponda al paquete. Este último necesita la factura, las condiciones, el periodo y el uso de la cuenta.

Antes de comprar otra recarga

Comprueba qué saldo sigue disponible, qué trabajos previstos podrían utilizarlo y cuándo caduca. Esta revisión de gestión puede evitar otra compra innecesaria, pero no acredita demanda ni resultados futuros. Si no conoces el uso que tendrás, deja esa incertidumbre al valorar el tamaño del paquete.

La Agencia Tributaria exige vinculación, registro, imputación y justificación para la deducibilidad. Mantén el documento de compra separado del consumo que estás controlando. No determines el momento del gasto solo por la caída del contador o por la fecha de la transferencia.

Consulta la guía de gastos deducibles al revisar el registro fiscal. Para controlar esta cuenta, conserva por separado dinero, unidades compradas, consumo y saldo disponible.

Si tienes créditos pendientes o caducados que no sabes cómo registrar, consulta a Alexis el paquete comprado y el saldo de tu herramienta. Prepara factura, condiciones e historial de consumo y ajustes del proveedor.

Fuentes oficiales

• BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
• Agencia Tributaria: 7.4.2.3. Gastos fiscalmente deducibles

¿El cliente te ha enviado acceso a su plataforma antes de tu alta? Guarda la invitación y comprueba qué permisos te ha dado. Aceptarla o configurar tu perfil no describe lo mismo que ejecutar una tarea para el cliente. Para revisar el comienzo, identifica qué hiciste y con qué finalidad.

El acceso a la plataforma del cliente antes del alta necesita ponerse junto a otras actuaciones de la actividad, como compras o pagos. La primera fecha que muestra el sistema es una pista sobre esa cuenta, no una respuesta automática sobre todas tus obligaciones.

De la invitación al primer trabajo: acciones y permisos de la cuenta

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Invitación	Emisor, cuenta y fecha	Correo o registro
Permisos	Rol y alcance concedido	Panel de usuarios
Configuración	Ajustes sin entrega	Bitácora técnica
Primera acción	Tarea y proyecto	Historial de actividad
Cierre	Revocación o continuidad	Confirmación del cliente

Conserva la invitación y el alcance exacto

Guarda el correo de alta, el identificador de la cuenta, el emisor y el proyecto al que se refiere. Anota la zona horaria del registro y evita copiar claves o tokens en el expediente. Si el mensaje llegó a una cuenta personal, documenta la relación con el encargo sin trasladar secretos a una carpeta compartida.

Registra el rol concedido y las funciones visibles. Un usuario de lectura, un perfil de pruebas y un permiso para publicar permiten acciones distintas. Si el cliente amplió o redujo permisos, conserva cada cambio con su fecha; la situación actual no reemplaza el historial necesario para reconstruir qué podía hacerse en cada momento.

Diferencia aceptación, configuración y trabajo

Aceptar términos o activar doble factor prepara el acceso, pero no identifica una prestación concreta. Describe la acción, su finalidad y el resultado. Una comprobación de conexión puede quedar como prueba técnica; una modificación de datos, una carga de contenido o una respuesta al usuario pertenece ya al proyecto que corresponda.

Relaciona cada evento relevante con una orden de trabajo, un ticket o una comunicación. El registro automático suele mostrar hora y usuario, pero puede omitir el motivo. Añade esa capa sin reescribir el log original. Si hubo automatizaciones o una cuenta compartida, marca la autoría como pendiente hasta disponer de evidencia suficiente.

Consultar con Alexis el alcance y la fecha del primer trabajo en la plataforma.

Relaciona el primer trabajo con el encargo aceptado

Coloca en una misma vista propuesta, aceptación, entrega de accesos, reunión inicial, primera tarea, primer entregable y facturación. Mantén separados los hechos contractuales y técnicos. Una fecha de disponibilidad acordada puede no coincidir con la primera intervención; ambas responden a preguntas diferentes y deben conservar su propia prueba.

Si el cliente adelantó los accesos por comodidad, registra esa explicación y comprueba si existía una instrucción de no actuar todavía. Si hubo una acción accidental, descríbela con su alcance y corrección. Mantén esas fechas aunque no coincidan con la que habías previsto para empezar.

Qué conservar del acceso sin copiar información innecesaria

Exporta solo los metadatos necesarios: fecha, tipo de evento, proyecto y responsable. Anonimiza nombres o referencias ajenas cuando no sean imprescindibles. Conserva el original en el sistema autorizado y referencia su ubicación segura. Un pantallazo parcial puede apoyar la revisión, pero no sustituye el historial completo cuando existe.

Ejemplo hipotético: una consultora recibe acceso el lunes, configura su perfil el martes y carga el primer análisis el viernes tras la reunión de inicio. La ficha conserva los tres hitos y el contrato. La revisión censal parte de esa combinación y no convierte automáticamente el correo de invitación en la fecha de la primera prestación.

Qué revisar antes de utilizar los permisos concedidos

Confirma con el cliente qué tarea te ha pedido y desde cuándo. Si la invitación llega con antelación para preparar el acceso, conserva ese mensaje. No presupongas que un permiso técnico amplio autoriza a ejecutar cualquier actuación o a adelantar una entrega.

Al revisar los permisos del cliente antes de iniciar actividad, anota el primer uso productivo de una cuenta profesional con una descripción comprensible: qué cambiaste, analizaste o enviaste. Si solo probaste la conexión, describe la prueba y su alcance. No conviertas en trabajo humano lo que registró por sí sola una automatización.

El artículo 9.4 del Reglamento de gestión tributaria contempla prestaciones, adquisiciones, cobros o pagos con finalidad empresarial al determinar el inicio. Revisa por ello el conjunto de la actividad y no solo este acceso. Una tarea realizada fuera de la plataforma también puede formar parte de la secuencia.

Si la cuenta sigue activa al terminar el proyecto

Acuerda con el cliente si queda alguna tarea de mantenimiento o si debe retirarse el permiso. Esa decisión de acceso no cambia lo que ya se hizo y no determina por sí misma la fecha censal. Conserva la entrega y el alcance de lo que siga contratado, sin interpretar el silencio como un nuevo encargo.

Cuando necesites revisar una fecha ya declarada, prepara el justificante y las primeras actuaciones comprobadas. La revisión del censo no sustituye la de Seguridad Social. No modifiques el dato solo para hacerlo coincidir con el correo más antiguo del cliente.

La guía de impuestos y obligaciones aporta el contexto del alta. Para esta cuenta, distingue permisos disponibles, preparación del acceso y tarea efectivamente realizada.

Si entraste en una plataforma del cliente antes del alta, revisa con Alexis la invitación y la primera tarea en la plataforma. Prepara el encargo, los registros disponibles y las otras actuaciones iniciales de tu actividad.

Fuentes oficiales

• BOE-A-2007-15984 Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio, por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos.
• AEAT: alta en el censo de empresarios y profesionales

Imagina que un cliente pide repetir el color de una sesión después de ver una captura reenviada. ¿Estáis comparando el mismo archivo? Antes de volver a editar, identifica la imagen y dónde se ha visto. La calibración de monitor y las cartas de color de un fotógrafo autónomo permiten controlar parte del proceso; no garantizan la misma apariencia en cualquier dispositivo.

Compara la versión entregada, el perfil utilizado y las condiciones de visualización. Después estudia la diferencia concreta, sin cambiar toda la sesión ni atribuir el problema a la pantalla o a la imprenta antes de comprobarlo.

Identifica la pantalla y las condiciones de trabajo

Registra monitor, ordenador, instrumento, impresora cuando exista y condiciones de iluminación. Asigna números de serie y ubicación. Una misma pantalla puede usarse en puestos diferentes; conserva la combinación real utilizada en cada calibración y evita presentar el modelo comercial como prueba del estado técnico.

Guarda versión del software, conexión, ajustes del monitor y objetivo empleado. Si el informe no incluye todos los datos, anota la limitación. No copies claves de licencia ni información de cuentas; referencia su ubicación segura y conserva solo identificadores necesarios para auditoría.

Conserva cada calibración y su perfil

Archiva fecha, responsable, medición, resultado y nombre del perfil generado. Mantén el archivo y una huella para detectar sustituciones. Si una calibración falla, conserva el incidente y la acción correctora; eliminar el informe fallido impediría explicar por qué cambió el perfil.

Comprueba qué sistema y aplicación cargaron el perfil. Un archivo guardado no demuestra que estuviera activo durante la edición. Registra reinicios, actualizaciones o cambios de GPU que afecten al flujo y vuelve a verificar antes de asociarlo a nuevas entregas.

Diferencia de color: comprobar dispositivo, perfil, sesión y archivo entregado

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Dispositivo	Modelo, serie y ubicación	Inventario
Calibración	Fecha y objetivo	Informe técnico
Perfil	Nombre y aplicación	Sistema y software
Sesión	Carta y archivos	RAW y referencia
Entrega	Espacio y versión	Exportación aceptada

Vincula la carta de color con la sesión

Identifica carta, versión, iluminación, cámara, objetivo y archivo de referencia. Mantén el RAW original, el ajuste aplicado y la exportación. Si se reutiliza un perfil de cámara, anota las condiciones que se compararon; no extiendas su alcance a sesiones distintas sin comprobación.

Relaciona la referencia con el proyecto y el brief del cliente. La carta puede ayudar al ajuste técnico, pero no determina por sí sola la intención creativa. Conserva instrucciones sobre tono, soporte, impresión o publicación para explicar las decisiones de edición.

Relaciona los comentarios con la imagen que vio el cliente

Versiona pruebas de pantalla, galerías y muestras impresas. Registra espacio de color, formato, fecha, destinatario y observaciones. Una imagen enviada por mensajería puede transformarse; conserva el archivo maestro y el canal de aprobación para no atribuir al original una apariencia observada en otro dispositivo.

Cuando el cliente solicite cambios, enlaza cada comentario con la versión. Distingue corrección técnica, preferencia creativa y adaptación al soporte. La aceptación final debe apuntar al archivo exacto, no solo a una conversación genérica sobre el proyecto.

Consultar con Alexis cómo documentar el equipo y los servicios de color.

Concilia herramientas, facturas y proyectos

Relaciona monitor, instrumento, carta, software y servicios externos con facturas y pagos. La AEAT exige vinculación con la actividad, registro, imputación correcta y justificación para considerar deducible un gasto. El inventario técnico complementa esa evidencia, pero no convierte todo el equipo disponible en uso exclusivo.

Si un dispositivo tiene uso mixto o atiende varios proyectos, registra periodos y evidencias disponibles. No inventes horas de uso ni porcentajes. Una reparación o sustitución abre una nueva versión del inventario y debe enlazarse con las calibraciones posteriores.

Controla entregas para pantalla e impresión

Define el archivo maestro y las exportaciones por destino. Registra resolución, espacio, perfil incrustado y prueba realizada. Para impresión externa, conserva especificaciones recibidas y resultado; para web, guarda la versión publicada o aprobada. Cada destino puede requerir comprobaciones distintas.

Si el proveedor cambia el proceso, fecha la nueva especificación. Mantén una muestra de control cuando sea proporcionado y respeta confidencialidad. La cadena debe permitir rastrear un archivo entregado hasta su sesión, edición, perfil y aprobación.

Investiga incidencias sin conclusiones automáticas

Ante una dominante o discrepancia, compara dispositivo, perfil cargado, aplicación, archivo, canal y soporte. Registra pruebas y resultado. No asumas que el monitor, la cámara o la imprenta son la causa antes de aislar variables.

Ejemplo hipotético: una fotógrafa calibra dos monitores, usa una carta en una sesión y entrega versiones para web e impresión. El expediente muestra qué perfil estuvo activo en cada edición y qué archivo aprobó el cliente. La trazabilidad aporta valor técnico sin afirmar que una calibración garantiza todos los resultados.

Sigue una entrega desde el archivo hasta su referencia de color

Selecciona una entrega cerrada y recorre la cadena en sentido inverso: desde el archivo aceptado hasta la exportación, la edición, el perfil ICC cargado, el informe de calibración y la sesión con su carta de color. Anota versión, fecha y ubicación de cada evidencia. Si el archivo pasó por una galería, una imprenta o una aplicación que convirtió el color, separa ese paso del máster. La comprobación no consiste en afirmar que dos pantallas se ven iguales, sino en demostrar qué condiciones fueron controladas y dónde comenzó una diferencia.

Repite después el recorrido hacia delante con un proyecto distinto. Así podrás detectar perfiles huérfanos, nombres ambiguos, cartas sin archivo de referencia o exportaciones que no señalan destino. Cierra cada incidencia con una acción comprobable: volver a medir, regenerar una prueba, pedir la especificación del proveedor o asociar la aceptación exacta. No rellenes huecos con valores estimados. El resultado útil es un expediente limitado pero verificable que conecte el gasto profesional, el activo utilizado y la entrega concreta.

Qué pedir al cliente cuando detecta una diferencia

Pide que identifique el archivo concreto y dónde lo ha visto. Para revisar un perfil ICC de fotografía profesional, no sirve comparar una exportación original con una captura de pantalla reenviada varias veces. Conserva ambas referencias y vuelve a abrir el archivo de entrega en el entorno de trabajo que has documentado.

En el control de color de entregas fotográficas, separa el destino de pantalla del de impresión. Solicita las especificaciones que haya comunicado el proveedor de impresión y comprueba qué archivo recibió. Si el cliente pide otro acabado o una interpretación creativa distinta, registra ese cambio sin presentarlo automáticamente como fallo de calibración.

Si corriges la entrega, cambia la versión del archivo y señala qué ajustaste. Conserva la imagen aprobada anterior y la nueva aceptación. De ese modo puedes seguir el encargo sin alterar la referencia utilizada para otros formatos o publicaciones que el cliente ya hubiera recibido.

La guía fiscal del autónomo aporta el marco de los gastos. Las compras de monitor, medición y servicios se justifican además con sus documentos y uso real en la actividad.

Si necesitas ordenar los gastos de tu equipo de color, revisa con Alexis las compras y servicios de tu flujo fotográfico. Prepara facturas y los equipos o proyectos a los que corresponden.

Fuentes oficiales

• BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
• Agencia Tributaria: 7.4.2.3. Gastos fiscalmente deducibles

Servicio de marca blanca y descripción de la actividad en el IAE exige mirar detrás de la marca que ve el cliente. Un autónomo que trabaja para una agencia puede ejecutar, coordinar o aportar una parte de una prestación sin aparecer ante el cliente final. Esa invisibilidad comercial no explica por sí sola la actividad: reconstruye contrato, responsabilidades, medios, entregables y facturación de la prestación.

Matriz práctica para reconstruir el expediente

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Venta	Quién contrata con el cliente	Oferta y contrato
Dirección	Quién decide el alcance	Brief y aprobaciones
Ejecución	Qué hace el autónomo	Partes y archivos
Entrega	A quién y cómo se entrega	Acta o plataforma
Factura	Quién paga a quién	Factura y banco

Dibuja la cadena contractual

Identifica cliente final, agencia, autónomo y otros proveedores. Para cada relación anota objeto, responsable, confidencialidad, propiedad de materiales y forma de aceptación. No presupongas que el cliente final contrató al autónomo ni que la agencia ejecutó todo por figurar en la propuesta.

Separa el contrato comercial visible del acuerdo que regula el trabajo de marca blanca. Si faltan anexos o instrucciones, conserva correos y briefs con su fecha. No reconstruyas después una obligación que no estaba documentada.

Asigna decisiones y tareas

Crea una matriz con quién define estrategia, produce, revisa, aprueba, comunica y responde por incidencias. Describe tareas observables y entregables. La marca del documento final no cambia quién realizó cada parte, pero tampoco convierte al ejecutor en vendedor del paquete completo.

Registra herramientas y medios aportados por cada parte. Si la agencia proporciona plantillas, accesos o equipo, identifica su uso. Si el autónomo coordina a terceros, explica el alcance sin copiar la descripción censal de la agencia.

Concilia entrega y facturación

Relaciona cada hito del autónomo con la entrega a la agencia y, cuando sea pertinente, con el resultado final. La factura del autónomo debe poder enlazarse con su contrato y periodo; la factura de la agencia al cliente es otro documento y puede incluir más prestaciones.

Mantén separadas comisiones, reembolsos y servicios propios. No uses el importe relativo para decidir qué actividad es principal. El Real Decreto Legislativo 1175/1990 aporta las tarifas e instrucción del IAE, pero la clasificación requiere hechos completos y revisión individual.

Comprueba cambios de rol

Ejemplo hipotético: una agencia vende una campaña; el autónomo edita vídeo, entrega archivos a la agencia y no habla con el cliente. Meses después empieza a dirigir rodajes. Las dos etapas deben quedar fechadas porque el segundo alcance no se deduce del primero.

Revisa periódicamente contratos, facturas y muestras de trabajo. Si el autónomo pasa de ejecutar a coordinar o vender directamente, actualiza la matriz y consulta antes de asumir que la antigua descripción sigue siendo suficiente. Conserva el histórico y el justificante de cualquier cambio.

Evidencia mínima de una prestación que no lleva tu marca

Conserva una muestra de brief, orden de trabajo, archivo de entrega y aceptación por cada tipo de servicio, aplicando las restricciones de confidencialidad. Si no puedes guardar el contenido, registra identificador, fecha, tamaño, responsable y sistema donde queda custodiado. La ausencia de marca visible hace más importante la cadena documental, pero no autoriza a copiar datos del cliente final fuera del entorno acordado.

Relaciona después la muestra con la factura emitida a la agencia y el periodo correspondiente. Si la agencia agrupa varias campañas en una sola liquidación, conserva el desglose operativo. El cierre debe permitir explicar qué hizo el autónomo sin revelar secretos comerciales, quién aprobó el resultado y qué cambió respecto a periodos anteriores. Las funciones no demostradas quedan fuera de la descripción.

Alcance de la fuente oficial

El Real Decreto Legislativo 1175/1990 aprueba las tarifas y la instrucción del Impuesto sobre Actividades Económicas.

La fuente establece el marco general indicado. No transforma esta guía documental en una decisión fiscal individual ni resuelve automáticamente excepciones, fechas, territorios, contratos o tratamientos que dependan de hechos adicionales.

Lecturas relacionadas y siguiente paso

Consulta también el contenido pilar del clúster y la guía sobre servicio subcontratado y actividad propia. Ambos enlaces llevan a páginas públicas verificables y aportan contexto distinto.

Si necesitas contrastar el expediente antes de presentar, corregir o registrar información, puedes Quiero revisar mi prestación de marca blanca.

Fuentes oficiales

• Boletín Oficial del Estado
• Agencia Tributaria

Contenido informativo y general. La aplicación concreta depende de la actividad, el territorio, los documentos y las circunstancias de cada contribuyente.

Imagina que compras varias unidades, devuelves una y recibes otra referencia con un suplemento. ¿Es una compra nueva o un cambio dentro de la anterior? Para revisar una compra profesional con devolución parcial y producto de sustitución, sigue la unidad que sale, la que entra y los documentos que explican el saldo.

Conserva factura, devolución, abono y entrega de la reposición. No registres un gasto completo por cada movimiento ni restes dos veces el mismo ajuste porque exista tanto un abono como una devolución bancaria.

Enumera las unidades de la compra original

Copia referencia, cantidad, precio, número de serie y destino profesional. Si la factura agrupa varias unidades, crea subregistros sin alterar el documento. Anota cuáles se conservan y cuál presenta incidencia. Una foto del paquete ayuda, pero no sustituye pedido, factura y albarán.

Relaciona cada unidad con su proyecto, ubicación y fecha de puesta en servicio. Evita declarar que toda la compra tuvo el mismo uso si una parte quedó sin abrir, se devolvió o se destinó a otra tarea. La trazabilidad por unidad impide trasladar la incidencia al artículo equivocado.

Documenta la salida y el transporte

Guarda autorización de devolución, etiqueta, seguimiento, contenido del paquete y recepción del proveedor. Distingue devolución comercial, garantía y reparación; no uses esos términos como sinónimos. Si pagaste un transporte adicional, conserva su justificante y relación con la incidencia.

Registra cantidades e identificadores antes de enviar. Si el proveedor afirma no haber recibido una pieza, el peso, seguimiento y confirmación permiten investigar sin inventar el resultado. Mantén el expediente abierto hasta disponer de una respuesta verificable.

Revisar con Alexis la devolución parcial y el documento de la sustitución.

Vincula el producto de sustitución

Comprueba si llega la misma referencia, otra versión o un producto distinto. Anota número de serie, fecha, valor y documento que ampara el cambio. Una reposición sin cobro puede seguir necesitando un albarán o confirmación para explicar por qué cambió el inventario.

Si existe diferencia de precio, separa cargo adicional, abono y forma de pago. No registres la sustitución como compra completa y la devolución como pérdida completa si ambas forman parte del mismo circuito. Conserva el producto original como histórico, marcado como devuelto.

Salida, reposición y ajuste económico de la misma compra

Elemento	Qué comprobar	Evidencia
Pedido	Cantidad y referencias	Confirmación original
Recepción	Unidad y serie	Albarán
Devolución	Qué sale y por qué	Autorización y transporte
Sustitución	Qué entra	Nuevo albarán o factura
Saldo	Abono, cargo o cero	Documentos y banco

Cierra la conciliación sin borrar versiones

Separa los documentos que modifican el precio de los movimientos que liquidan ese saldo. El abono puede reducir el importe de la compra y su devolución bancaria pagar ese mismo ajuste: no son dos reducciones independientes. Compara después cuánto queda pagado o pendiente. La AEAT exige vinculación con la actividad, justificación y registro para considerar deducible un gasto. Cuadrar el saldo no acredita por sí solo el uso profesional.

Ejemplo hipotético: de tres discos, uno falla y se sustituye por otro modelo con un suplemento. El expediente conserva los tres originales, la salida de uno, la nueva serie, el abono parcial y el suplemento. El inventario final muestra tres unidades activas, no cuatro compras.

Cómo tratar expedientes con reparación antes de la sustitución

A veces la unidad sale primero para diagnóstico, vuelve reparada y solo después se sustituye. Añade cada movimiento con fecha, transportista, serie y resultado técnico. No marques una baja definitiva al iniciar la reparación. Si el proveedor envía una unidad temporal, identifícala como préstamo y registra su devolución; de lo contrario el inventario puede mostrar como compra una incorporación que no se formalizó.

Comprueba también garantías extendidas, accesorios que permanecen y embalajes asociados. Una sustitución del cuerpo principal no implica que todos los componentes salieran o cambiaran de valor. Antes de cerrar, otra persona debe poder responder cuántas unidades se compraron, cuál falló, qué salió, qué regresó, qué dinero cambió de manos y qué documento acredita cada paso. Las preguntas sin respuesta quedan visibles.

Qué pedir cuando el proveedor solo envía el cambio

Solicita que identifique la compra inicial, la unidad devuelta y la referencia de la reposición. Si hay una diferencia de precio, pregunta qué documento la recoge y cómo se liquida. Una explicación del importe total sin relación con esas unidades puede dejar el mismo problema sin resolver.

Comprueba si el transporte lo factura el proveedor, lo pagas a un tercero o queda incluido en el acuerdo. Conserva ese documento por separado cuando exista. No lo añadas dos veces porque aparezca tanto en el seguimiento como en la factura.

Al terminar, el inventario debe explicar qué unidad conserva el negocio y cuál salió. El archivo mantiene la historia de ambas; no hace falta borrar la referencia devuelta para que desaparezca del inventario activo.

La guía de gastos deducibles permite revisar los requisitos fiscales de la compra una vez aclarados los documentos del cambio.

Si el abono no cuadra con la reposición, consulta con Alexis qué parte del precio cambió y qué saldo queda por liquidar. Prepara factura inicial, abono, nueva entrega y movimientos bancarios.

Fuentes oficiales

• BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
• Agencia Tributaria: 7.4.2.3. Gastos fiscalmente deducibles