cms.taxeastrategies.es

Blog

  • Dos clientes preparan tus facturas: una serie distinta para cada uno


    Dos clientes expiden materialmente tus facturas y te envían las copias. ¿Pueden utilizar la misma serie para documentar tu actividad? El Reglamento exige una serie específica distinta para cada destinatario que las expida conforme a ese régimen. No confundas a quien prepara la factura por tu cuenta con un cliente que simplemente la recibe.

    Esta revisión parte de una expedición por destinatario que reúne sus requisitos. No convierte cualquier documento preparado por el cliente en una factura válida ni decide cómo debe funcionar su programa. La pregunta concreta es cómo distinguir las series de esos dos flujos.

    La serie distingue a quien expide materialmente por tu cuenta

    El artículo 6 del Reglamento exige una serie específica distinta para cada destinatario o tercero que expida las facturas conforme al artículo 5. Por tanto, al recibir documentos de clientes diferentes que las preparan por tu cuenta, identifica qué serie corresponde a cada uno.

    El artículo 5 prevé que esas facturas se expidan en nombre y por cuenta del empresario o profesional que realizó las operaciones. Que el cliente intervenga en su preparación no significa que debas leer el documento como una compra de tu negocio en lugar de una factura por tu propia operación.

    Comprueba qué papel tiene cada parte antes de diseñar la numeración. Un cliente al que tú expides una factura es un supuesto diferente. La regla que explicamos no obliga a crear una serie para cada persona que te compra: se refiere a quienes la expiden materialmente conforme al régimen indicado.

    Cada serie mantiene su propia numeración correlativa

    La numeración de las facturas dentro de cada serie es correlativa, según el artículo 6. Para revisar documentos de varios flujos, conserva tanto la serie como el número; mirar solo la parte numérica puede ocultar la diferencia entre ellos.

    Antes de importar una copia en tu aplicación, comprueba qué campos utiliza. Si guarda únicamente el número corto y descarta la serie, podrías terminar tratando como iguales referencias completas que eran distintas. Identifica esa pérdida de información antes de modificar el documento recibido.

    Dos referencias ficticias que conservan la serie de cada emisor material
    Quién expide por cuenta del proveedor Serie del ejemplo Número corto Referencia completa
    Cliente A CA 001 CA-001
    Cliente B CB 001 CB-001

    Los prefijos de la tabla son ilustrativos. El artículo no prescribe esas letras ni un formato universal. Lo que muestra es la información que perderías si conservaras únicamente «001» de ambas referencias.

    Identifica con Alexis las series de los clientes que expiden por tu cuenta. Aporta las copias y explica quién prepara cada flujo, sin cambiar números solo para que el programa los acepte.

    Dos copias con el mismo número corto pueden tener referencias distintas

    Supuesto ilustrativo: un proveedor recibe dos copias de facturas expedidas por destinatarios distintos. Las referencias del ejemplo son CA-001 y CB-001, pero al preparar la importación la hoja conserva únicamente la columna con el número corto.

    La coincidencia de «001» no permite concluir que sea la misma factura. Falta la serie que identifica cada flujo. El proveedor contrasta las copias originales, el cliente que las ha expedido y las operaciones documentadas antes de resolver la aparente duplicidad.

    El resultado es conservar la referencia completa y la relación con cada operación. No borra una copia por la coincidencia del número corto ni expide automáticamente otra factura propia para sustituir la que ya ha recibido.

    Si la referencia completa también coincide o la operación no se reconoce, hay una diferencia distinta que debe aclararse con los documentos. El ejemplo no valida cualquier repetición ni permite cambiar una serie a posteriori para ocultar una incidencia.

    Conserva la copia y reconoce qué flujo la ha expedido

    El artículo 5 prevé que el destinatario que expide la factura remita una copia al empresario o profesional que realizó la operación. Guarda esa copia de manera que puedas volver a la serie, al número y al cliente emisor material cuando revises el registro.

    El mismo artículo contempla un procedimiento de aceptación para cada factura expedida por el destinatario, ajustado a lo que determinen las partes. Revisa cómo se ha organizado ese procedimiento antes de considerar terminado el circuito de recepción.

    Los requisitos generales de facturación siguen necesitando su comprobación. Aquí no se deciden modalidades de sistemas de facturación, impuestos de una operación o validez del acuerdo. Se conserva el dato que permite distinguir qué documento ha preparado cada cliente.

    Revisa con Alexis las copias recibidas y la serie de cada cliente emisor. La comparación debe partir de las referencias completas y de las operaciones que documentan.

    Fuentes oficiales

    Reglamento de facturación: artículos 5 y 6.

  • El equipo sigue en uso: conserva su coste y la amortización aunque el valor neto sea cero


    El equipo funciona, aunque su ficha muestre valor neto cero. ¿Puedes cancelar su coste y la amortización acumulada para limpiar el inventario contable? No uses esa compensación como motivo suficiente de baja. Primero comprueba qué ha ocurrido con el bien y conserva identificados los importes que explican su saldo.

    Esta revisión se refiere a un equipo material de una pyme que continúa utilizándolo. No calcula su amortización fiscal ni determina un precio de venta. La pregunta es qué información pierdes si borras dos saldos porque, al restarlos, el resultado es cero.

    Valor neto cero y equipo en funcionamiento pueden coexistir

    Una ficha puede mostrar un coste totalmente amortizado y, al mismo tiempo, corresponder a un equipo que la empresa sigue utilizando. El dato contable y el uso físico responden a preguntas diferentes. Para revisar el inventario necesitas conocer ambos.

    Empieza por identificar el bien: descripción, ubicación y referencia que permita distinguirlo de otro parecido. Después localiza su coste y la amortización acumulada. Si el programa solo muestra una columna de valor neto, busca el detalle antes de interpretar que la ficha ya no contiene información útil.

    También comprueba qué significa el estado «amortizado» en la aplicación. Puede describir que ha terminado el calendario registrado, sin explicar que exista una venta o una retirada. La revisión del estado del bien evita que una etiqueta del programa decida por sí sola su salida del inventario.

    El balance presenta la corrección sin borrar la historia del bien

    El PGC de Pymes presenta la amortización acumulada en el activo del balance minorando la partida del elemento correspondiente. Esa presentación permite entender por qué el importe neto puede diferir del coste que todavía identifica el equipo.

    La descripción de la cuenta 281 prevé cargarla cuando se enajena el inmovilizado material o se da de baja del activo por otro motivo. El movimiento se relaciona con lo que ocurre con el bien, no simplemente con que dos cifras hayan llegado a coincidir.

    Al revisar los datos del programa, conserva separado el coste de la corrección acumulada. Una exportación con ambos importes permite reconstruir el neto. Una lista que ha eliminado el bien porque ese neto es cero puede dejar fuera un equipo que sigue en una mesa, un taller o una instalación.

    Revisa con Alexis el equipo que sigue en uso aunque su ficha muestre neto cero. Aporta su identificación y el detalle de coste y amortización, además de la columna final.

    Un ordenador con coste y acumulada iguales

    Supuesto ilustrativo: una pyme conserva en uso un ordenador con coste registrado de 1800 euros y amortización acumulada de 1800 euros. Para simplificar, no hay valor residual, deterioros u otros ajustes, y esos importes ya se han comprobado. No ha vendido ni retirado el equipo.

    La cuenta es 1800 menos 1800: el valor neto del supuesto resulta cero. Ese resultado explica la presentación de las cifras, pero no documenta una salida física ni aporta una causa nueva para cancelar los saldos del ordenador.

    El resultado de la revisión es mantener identificados el bien, su coste y su acumulada mientras se comprueba su situación. La empresa no crea una venta, no añade un nuevo valor por seguir utilizándolo y no elimina la ficha únicamente para que desaparezcan dos importes que se compensan.

    Importes del equipo que continúa en uso en el supuesto
    Dato Importe Qué explica
    Coste registrado 1800 euros Valor de origen que figura en la ficha
    Amortización acumulada 1800 euros Corrección acumulada considerada en la cuenta
    Valor neto 0 euros Diferencia entre los importes del supuesto

    Si al revisar su uso aparecen diferencias con la vida útil estimada, ese dato merece un examen propio. No se resuelve cambiando silenciosamente el calendario anterior o inventando un importe para que el equipo vuelva a tener saldo positivo.

    Antes de cancelar saldos, identifica qué ha ocurrido con el equipo

    La norma de inmovilizado material sitúa la baja en la enajenación, la disposición por otra vía o cuando no se esperan beneficios o rendimientos económicos futuros del elemento. Por eso, antes de registrar una salida, necesitas identificar el hecho que la explica y su documentación.

    Si el equipo se ha vendido, ya no estás revisando el mismo supuesto de uso continuado. La venta de un equipo que ya estaba amortizado requiere revisar la operación y su tratamiento, además de la información anterior.

    Conservar el detalle del activo también ayuda a preparar una sustitución. El neto contable no indica cuánto dinero costará reemplazarlo; para esa decisión necesitarás una compra prevista y su calendario en la previsión de caja del negocio.

    Contrasta con Alexis el inventario y los saldos antes de registrar una baja. La revisión debe comenzar por el equipo que conserva la empresa y por el hecho que se pretende contabilizar.

    Fuentes oficiales

    PGC de Pymes: norma de inmovilizado material, subgrupo 28 y descripción de la cuenta 281.

  • Un PDF con dos facturas: comprueba qué ha importado la herramienta de IA


    Aceptar una sola fila porque has subido un único PDF puede dejar una factura fuera de tus registros. ¿Cómo comprobar la importación si la herramienta de IA ha reconocido bien la primera? Cuenta los documentos por sus referencias y contrástalos con lo importado. El número de archivos enviados y el número de páginas no permiten saber, por sí solos, cuántas facturas había dentro.

    Partimos de un proceso cuyo uso de la herramienta y tratamiento de datos ya se han revisado. Aquí comprobamos la extracción: qué documento se leyó, cuál continuaba en otra página y cuál pudo quedar omitido. Que una fila esté completa tampoco confirma automáticamente el tratamiento fiscal de la operación.

    Cuenta facturas por sus referencias, no por el número de archivos

    El artículo 6 del Reglamento de facturación incluye número y, en su caso, serie, y fecha de expedición entre los datos de una factura completa. Esos datos ayudan a relacionar cada documento con la fila que ha creado la herramienta, junto con la identidad del expedidor y el resto de su contenido.

    Al revisar un PDF agrupado, localiza las cabeceras y las referencias completas. Si dentro aparecen facturas diferentes, necesitas reconocerlas como documentos distintos aunque el proveedor las haya enviado en un único adjunto. Evita tomar el nombre del archivo como identificador de todas las operaciones que contiene.

    La guía técnica de la AEPD incluye controles para verificar exactitud, integridad, fiabilidad y adecuación de los datos utilizados por un componente de IA. Se utiliza aquí como referencia general de calidad; la comprobación de facturas que proponemos es un ejemplo operativo propio, sin atribuirle a la guía una receta específica de importación.

    Una factura puede continuar en la página siguiente

    Un salto de página no implica que empiece otro documento. Una factura puede extender sus conceptos o condiciones a la siguiente página. Revisa la referencia y las señales de continuación antes de dividirla en registros distintos.

    También puede ocurrir lo contrario: al terminar una factura, la página siguiente contiene otra cabecera y otro número. Si la herramienta ha tratado todo el PDF como un solo documento, podría haber conservado únicamente datos del primero o mezclado información de ambos. Comprueba el resultado en lugar de deducirlo del nombre de la función.

    La misma guía contempla detectar anomalías como registros incompletos y revisar si el formato de entrada representa la realidad que refleja. Un resultado aparentemente ordenado necesita esa comparación con los documentos de origen; una tabla bien presentada no demuestra que se hayan reconocido todos.

    Compara la segunda cabecera con las filas importadas

    Supuesto ilustrativo: un PDF tiene tres páginas. Las primeras pertenecen a la factura A-101, que continúa en la segunda; la tercera contiene la factura A-102. La herramienta devuelve una sola fila con la referencia A-101 y los datos del primer documento.

    El razonamiento es comparar referencias, no repartir páginas de forma automática. La segunda página no necesita otra fila por continuar la A-101. La tercera sí exige comprobar el documento A-102, porque tiene una referencia distinta y todavía no aparece identificado entre los registros importados.

    El resultado de la revisión es una factura reconocida y otra pendiente de incorporar tras comprobarla. No son tres facturas por haber tres páginas, ni una por haber un solo archivo. El ejemplo no procede de un cliente ni de una prueba realizada con un proveedor concreto.

    Parte del PDF ilustrativo Documento que identifica Comprobación sobre la importación
    Primera página A-101 Localizar y contrastar su fila
    Segunda página Continuación de A-101 Comprobar que no faltan conceptos, sin crear otra factura por el salto
    Tercera página A-102 Detectar la ausencia de su registro y revisar el documento omitido

    Localiza con Alexis qué factura del PDF falta en los registros importados.

    Corrige la omisión sin volver a importar lo que ya está bien

    Antes de repetir la carga completa, identifica qué registro existe y qué documento falta. Si la herramienta permite una nueva extracción del documento omitido, comprueba su resultado y cómo evita duplicar la factura que ya estaba incorporada. No presupongas ese comportamiento sin revisar la función utilizada.

    Contrasta después las referencias y los campos de cada fila con su factura. Una segunda carga puede resolver una omisión o crear otro problema; necesitas comprobar qué ha sucedido. Si no puedes separar el caso con claridad, pausa la importación de ese archivo y prepara los documentos para su revisión.

    Conserva el PDF de origen y utiliza una copia de trabajo si necesitas reorganizar páginas para la extracción. La comprobación de la herramienta no debe sobrescribir el documento que recibiste. Para ordenar el proceso, la guía de comprobaciones de gestiones digitales distingue preparación y resultado comprobado.

    Fuentes oficiales: AEPD, guía técnica de auditorías con IA de 2021, páginas 23–25 leídas y cotejadas visualmente, y Reglamento de facturación, artículo 6. No se afirma una auditoría o validación real de la herramienta del lector.

    Contrasta con Alexis las referencias del PDF antes de aceptar la importación.

  • Prácticas sin asistencia durante un mes: comunica también los días a cero


    El alumno sigue de alta, pero este mes no ha acudido a ninguna sesión. ¿Dejas sin enviar los días de prácticas porque no hay asistencia? No. La TGSS pide comunicar que en un determinado mes no se ha realizado ninguna práctica cuando el alumno permanece de alta. Un mes a cero y un mes sin información no deben tratarse como si fueran lo mismo.

    La comprobación empieza por confirmar qué ocurrió realmente durante el mes y quién se encarga de comunicarlo. Esta explicación se refiere a prácticas formativas no remuneradas incluidas en el régimen correspondiente; no decide si una relación concreta puede calificarse como práctica ni calcula su cotización.

    Un mes vacío y un alumno de alta no son el mismo dato

    La información mensual incluye el número de días efectivos de prácticas formativas. La palabra importante es «efectivos»: el calendario previsto al inicio no acredita que todas esas sesiones se hayan realizado.

    La FAQ de Seguridad Social contempla expresamente otro dato: que no se haya realizado ninguna práctica en un mes, permaneciendo en situación de alta. Si ese es el caso, el cero describe una situación que debe llegar a la gestión mensual. No lo sustituyas por los días del calendario inicial para que el registro parezca completo.

    Tampoco des por hecho que dejar el mes en blanco comunica ese cero. Primero identifica cómo debe trasladarse esa información en el sistema utilizado por la entidad responsable. Una ausencia de datos puede dejar pendiente la gestión, aunque en tu hoja de asistencia esté perfectamente explicado que no hubo sesiones.

    Asegura quién comunica la información a la TGSS

    En las prácticas no remuneradas, la TGSS atribuye las obligaciones a la entidad donde se desarrollan, salvo que el convenio las asigne al centro de formación responsable de la oferta. Antes de enviar información, comprueba cuál de esas entidades lleva las obligaciones en el caso concreto.

    Si la empresa recoge la asistencia y el centro realiza la gestión, el dato debe circular entre ambos. Enviar al centro una relación sin el alumno porque no asistió no equivale a decirle que sigue de alta y que corresponde informar un mes sin prácticas. Son mensajes distintos.

    Una comunicación útil indica el alumno, el periodo y la ausencia de días efectivos, dejando claro que se ha comprobado el calendario. Evita incluir datos personales ajenos a esa gestión. Si la otra entidad confirma que ya ha informado, utiliza esa confirmación para comprobar que ambas están hablando del mismo periodo.

    Dos calendarios que no deben confundirse

    Supuesto ilustrativo: una empresa esperaba recibir a un alumno varias jornadas durante un mes. Las sesiones se aplazan y finalmente no se realiza ninguna, mientras el alumno permanece de alta. Al preparar la relación mensual, administración conserva todavía la planificación inicial.

    La planificación explica qué se esperaba hacer; la asistencia explica qué se hizo. Como no hubo ninguna jornada efectiva, trasladar las sesiones previstas introduciría días que no ocurrieron. El dato que necesita la entidad encargada de la comunicación es el mes sin prácticas, junto con la confirmación de que se mantiene el alta.

    El resultado del supuesto es comunicar el mes a cero, en vez de cargar el calendario previsto o excluir al alumno de la relación. Este resultado no afirma que la liquidación vaya a tener un importe determinado: resuelve qué información mensual debe trasladarse.

    Qué situación estás comunicando
    Situación comprobada Dato que necesita la gestión Confusión que conviene evitar
    Se realizaron prácticas durante el mes Días efectivos realizados Usar automáticamente las jornadas previstas
    No se realizó ninguna y el alumno sigue de alta Mes sin prácticas Confundir cero con ausencia de información
    Han finalizado las prácticas Revisión de la finalización y su comunicación correspondiente Repetir meses a cero sin aclarar el final del periodo

    Informa antes de pedir el cálculo de la liquidación

    La FAQ indica que la comunicación debe efectuarse antes de solicitar el cálculo de la correspondiente liquidación de cuotas. También fija su relación con el plazo reglamentario de ingreso. La fecha de una reunión interna o del envío de un correo no sustituye ese calendario.

    Por eso conviene que la entidad encargada reciba el dato cuando todavía puede incorporarlo a la comunicación pertinente. Si ya se ha solicitado el cálculo y falta ese mes, identifica la omisión para revisar cómo corregirla en el sistema; no presupongas que un envío posterior modifica por sí solo lo que ya se ha procesado.

    Revisa con Alexis el mes sin asistencia antes de calcular las cuotas de prácticas. Indica el periodo, quién comunica los días y si ya se ha solicitado la liquidación.

    Si han terminado las prácticas, revisa el final del periodo

    Un mes sin sesiones dentro de unas prácticas que continúan no plantea la misma gestión que su finalización. Si el periodo ha terminado, hay que revisar ese hecho y la comunicación que corresponda. Mantener sucesivos meses a cero no debe servir para evitar aclarar cuándo concluyeron.

    Al comprobar el resultado, recuerda que consultar información y presentar una comunicación son acciones distintas. Ver una situación de alta no demuestra que el dato mensual ya se haya enviado. La salida de esta revisión es concreta: saber si ese mes sin asistencia está comunicado o todavía requiere gestión.

    Aclara con Alexis si falta comunicar un mes a cero de prácticas. Con la asistencia y la respuesta de la entidad encargada se podrá localizar el paso pendiente.

    Fuentes oficiales

    TGSS: prácticas formativas, afiliación, altas, bajas e información de días efectivos.

  • XML de registros de un SIF: qué falta comprobar para conservar las facturas


    Imagina que vas a dejar tu programa de facturación y descargas una carpeta de registros XML. Puedes abrirla, pero todavía no has localizado la copia de una factura que emitiste en PDF. ¿Has recuperado ya todo lo que necesitas conservar? Comprueba por separado los registros y las copias o matrices de las facturas. Una descarga correcta de un objeto no acredita automáticamente la recuperación del otro.

    Nos centramos en la salida de un SIF NO VERIFACTU comprendido en el reglamento. La modalidad importa para entender la exportación regulada. No se certifica ningún programa ni se fija aquí su calendario de adaptación: se prepara una comprobación del archivo antes de terminar el acceso.

    Identifica si has descargado registros o copias de las facturas

    Los artículos 10 y 11 de la Orden HAC/1177/2024 establecen XML y UTF-8 para los registros de facturación de alta y anulación. Son objetos con una estructura reglada. Al pedir una exportación, identifica si la función que estás usando entrega esos registros.

    La copia o matriz de la factura responde a otra comprobación: conservar el contenido original del documento expedido. No decidas qué has recuperado por el icono del archivo o porque su nombre contenga la palabra factura. Mira el contenido y la función descrita por el proveedor.

    Aquí hablamos de los registros de alta y anulación del SIF, no de cualquier archivo que utilice la extensión XML. Tampoco se exige que todas las facturas se conserven en PDF. El formato del ejemplo es el que ya utilizaba ese negocio para sus documentos; lo importante es recuperar y conservar los objetos que correspondan.

    Objeto que compruebas Qué necesitas identificar Prueba concreta
    Registros de facturación exportados Estructura, periodo y alcance de la exportación Localizar el registro de una factura conocida y contrastar sus datos
    Copia o matriz de la factura expedida Contenido original del documento que conservas Recuperar esa factura y comprobar que su contenido está completo y legible

    El artículo 8 tiene un alcance que depende de la modalidad

    El artículo 8 prevé exportar registros a un soporte externo y exige una copia fidedigna de todos los registros exportados. También contempla, como mínimo, exportar los generados en un periodo y distingue el proceso de la política de copias de seguridad.

    El artículo 3 excluye la aplicación del artículo 8 mientras el sistema actúe como VERIFACTU. Por eso no debe presentarse la misma función de exportación como una exigencia idéntica para cualquier modalidad. Comprueba qué sistema utilizas y qué documentación describe su funcionamiento.

    La obligación sobre documentos conserva su propio objeto. El Reglamento de facturación exige conservar las facturas recibidas y las copias o matrices de las expedidas, con su contenido original y ordenadamente. Tener identificada la modalidad del SIF no sustituye comprobar qué documentos has recuperado.

    Si no sabes qué contiene una descarga, formula la petición al proveedor con esos nombres separados: registros reglados, copias o matrices y periodo. Preguntar solo por «mis datos» puede dar lugar a una respuesta demasiado amplia para saber qué podrás consultar después.

    Comprueba dos objetos utilizando una factura que ya conoces

    Ejemplo ilustrativo: una empresa emitió una factura cuya copia conserva en PDF. Al preparar la salida del SIF NO VERIFACTU, descarga los registros XML del periodo. Encuentra el número de esa factura dentro de los registros y da por terminada la recuperación, sin buscar su copia documental.

    La coincidencia de la referencia permite relacionar el registro con la factura, pero no demuestra por sí sola que la copia con su contenido original esté en el archivo recuperado. La comprobación que falta consiste en localizar ese segundo objeto y abrirlo, utilizando la función o el paquete que lo contenga.

    El resultado buscado es poder recuperar tanto el registro correspondiente como la copia o matriz que debe conservar el negocio. El ejemplo no afirma que se haya probado una herramienta real ni que cualquier registro exportado sea necesariamente insuficiente para otra función: identifica qué se ha comprobado y qué todavía falta verificar.

    Identifica con Alexis qué descarga contiene tus registros y cuál tus facturas.

    Decide la salida del programa después de comprobar el archivo

    Antes de terminar el acceso, realiza la prueba con documentos del periodo que quieres conservar y verifica el alcance declarado de la descarga. Una muestra legible permite comprobar esa muestra; no acredita por sí sola que estén completos todos los periodos del negocio.

    Si faltan copias, registros o una forma de leerlos, concreta qué necesitas recuperar mientras todavía puedes solicitarlo al proveedor. No sustituyas el archivo original por una transcripción manual que solo reproduzca algunas cifras de las facturas.

    Los requisitos y documentación de facturación ayudan a situar el deber de conservación. La decisión de salida debe apoyarse en objetos recuperados y comprobaciones concretas, sin depender únicamente del mensaje «exportación completada».

    Fuentes oficiales: Orden HAC/1177/2024, artículos 3, 8, 10 y 11, y Reglamento de facturación, artículos 19–21, leídos en el alcance indicado.

    Comprueba con Alexis el archivo de facturas que conservarás al dejar el programa.

  • Antes de ofrecer un rappel, compara el descuento sobre el total y sobre el exceso


    Ofrecer el mismo porcentaje de rappel no implica conceder el mismo importe. ¿Lo calcularás sobre todas las ventas del periodo o solo sobre lo que supere un umbral? Compara las dos cuentas antes de anunciar la oferta: la base elegida puede cambiar mucho el descuento.

    Esta revisión sirve para diseñar condiciones comerciales antes de pactarlas. No interpreta una cláusula existente ni decide cuánto corresponde a un cliente real. Si el acuerdo ya está firmado y su alcance es dudoso, necesitará una lectura específica.

    Define la base del descuento antes de anunciar el porcentaje

    El porcentaje necesita una cantidad sobre la que aplicarse. Cuando preparas una oferta por volumen, escribe ambas cosas. También indica el periodo y qué hecho activa el descuento; sin esos datos no puedes estimar de forma reproducible lo que estás ofreciendo.

    Puedes comparar dos alternativas expresamente definidas. En una, al alcanzar el umbral se aplica el porcentaje a todo el volumen considerado. En otra, se aplica únicamente a la parte que excede ese umbral. Son dos diseños comerciales diferentes, no dos formas de escribir la misma cuenta.

    Haz la comparación con el mismo conjunto de ventas. Si a una oferta le añades productos, meses o devoluciones distintos, el resultado ya no aislará el efecto de escoger una base u otra. Conviene separar primero esa decisión y estudiar después las demás condiciones.

    Dos ofertas diferentes con las mismas ventas hipotéticas

    Ejemplo ilustrativo: una pyme estudia ofrecer un rappel del 3 % y compara dos alternativas con ventas hipotéticas de 24000 euros y un umbral de 20000 euros. Define la primera sobre todo el volumen si se alcanza el umbral; la segunda, solo sobre el exceso. Para aislar las cuentas, no hay impuestos, devoluciones ni otros descuentos.

    En la primera oferta, el 3 % de 24000 euros son 720 euros. En la segunda, el exceso es de 4000 euros, al restar 20000 a 24000. El 3 % de ese exceso son 120 euros. Las ventas y el porcentaje son los mismos; cambia la base sobre la que se aplica.

    El resultado son descuentos distintos para dos ofertas distintas. La comparación no recomienda elegir automáticamente la más pequeña ni predice que el cliente comprará ese volumen. Permite conocer el alcance económico de cada diseño antes de comprometerlo.

    Dos bases alternativas para el rappel del supuesto
    Diseño de oferta Base utilizada Porcentaje hipotético Descuento
    Sobre todo el volumen considerado 24000 euros 3 % 720 euros
    Solo sobre el exceso del umbral 4000 euros 3 % 120 euros

    Si utilizas escenarios para valorar la oferta, etiqueta los volúmenes como supuestos. Un descuento ofrecido puede tener sentido comercial, pero la cuenta no demuestra por sí sola que consiga más ventas o que resulte rentable después de todos los costes.

    Compara con Alexis el coste de las dos ofertas de rappel que estás diseñando. Lleva las bases que quieres utilizar y conserva iguales los demás datos de la comparación.

    Deja explícitos el umbral y el alcance de la oferta

    Cuando elijas una alternativa, concreta qué ventas entran en el volumen y cuáles no. Revisa productos, periodo y tratamiento de devoluciones o rebajas anteriores. No conviertas una descripción comercial imprecisa en una fórmula elegida por administración al cerrar el año.

    Comprueba además qué información permitirá medir la condición. Si necesitas separar una familia de productos, el registro de ventas debe poder identificarla. Si el descuento depende de un periodo determinado, evita completar el umbral con operaciones de otro intervalo únicamente para que la cuenta encaje.

    Conserva el diseño que se acuerde y una cuenta de prueba. Al revisar la aplicación posterior, podrás comparar lo que se ofreció con los datos utilizados. Si la cuenta requiere decidir entre dos lecturas posibles de un acuerdo ya existente, detén esa elección y aclara su alcance antes de usarla.

    Una comparación comercial no cierra la factura posterior

    El PGC de Pymes contempla deducir del precio acordado los descuentos, rebajas u otras partidas similares que la empresa pueda conceder al valorar sus ingresos por ventas y servicios. Por eso conocer el descuento forma parte de entender el precio que quedará después de aplicarlo.

    Una vez que corresponda documentar una rebaja, la documentación de la facturación tiene su revisión propia. No traslades este ejemplo sin impuestos al importe de una factura ni al dinero que finalmente haya que devolver o compensar.

    La guía para documentar el descuento por volumen que finalmente corresponde aborda ese paso posterior. Antes de llegar a él, la oferta debe permitir reconocer qué cantidad se compara con el umbral y sobre qué base se calcula la rebaja.

    Revisa con Alexis la base del rappel antes de comprometer el descuento. El porcentaje debe viajar con una cuenta que puedas explicar.

    Fuentes oficiales

    PGC de Pymes: norma de ingresos por ventas y prestación de servicios.

  • Antes del visionado: el número de depósito legal debe estar en la copia


    ¿Se acerca el visionado y tu copia todavía no muestra el número de depósito legal, aunque ya lo tengas en un correo? Comprueba el archivo que vas a entregar. La FAQ de Filmoteca indica que no puede considerar completa una copia que no presente el número de depósito legal en el visionado. Tenerlo solicitado o concedido no lo incorpora al vídeo automáticamente.

    La comprobación empieza antes de cerrar la versión. Filmoteca recomienda pedir el número en la oficina correspondiente antes de presentar la producción para calificación o para obtener el certificado de nacionalidad. No confundas ese número con los certificados de la obra ni con la entrega de materiales.

    Comprueba el número antes de cerrar la copia

    Localiza la comunicación del número y abre la copia destinada al visionado. Revisa que aparezca y que coincida con el asignado a la producción. No hagas la comprobación únicamente en un proyecto de edición si después se ha exportado otra versión.

    La FAQ recomienda insertarlo en los créditos finales. Presenta esa ubicación como lo que es: una recomendación de la ayuda oficial. La condición que explica la respuesta es que la copia lo muestre en el visionado, no que baste con adjuntar una comunicación administrativa a un archivo que carece de él.

    El artículo 14.1 de la Ley 23/2011 exige solicitar el número antes de que finalice la producción o impresión del documento publicado en soporte tangible. Ese precepto tiene su alcance propio; para organizar la copia audiovisual que nos ocupa, contrástalo con las instrucciones de Filmoteca y con el trámite concreto que estés preparando.

    La oficina de depósito y Filmoteca hacen tareas diferentes

    La FAQ señala que la gestión del depósito legal no la realizan Filmoteca Española e ICAA. Para pedir el número, localiza la oficina correspondiente. En cambio, el Centro de Conservación y Restauración recibe, comprueba y archiva las copias que le corresponden para su conservación.

    Tres comprobaciones que conviene conservar separadas
    Paso Qué puedes comprobar Qué sigue sin demostrar
    Solicitud del número Oficina y comunicación del número asignado Que el archivo de la película ya lo muestre
    Número en la copia Presencia y coincidencia al reproducir la versión final Que los materiales se hayan entregado
    Entrega de materiales Destinatario, versión y constancia que corresponda Que todos los requisitos fiscales estén revisados

    El destinatario también depende del tipo de entrega. La ayuda oficial diferencia copias vinculadas a ayudas, copias para el incentivo fiscal y depósito legal. No envíes todos los materiales al mismo lugar por asumir que esas tres gestiones son idénticas.

    Para organizar la parte general puedes consultar la gestión fiscal de la producción. El número y la preparación de la copia necesitan, además, la instrucción específica del trámite que vas a realizar.

    El número está en un correo, pero falta en el vídeo

    Ejemplo ilustrativo: una productora recibe el número de depósito legal cuando el montaje ya está exportado. La persona que prepara la entrega guarda el correo en la carpeta y supone que con eso ha terminado el paso. La copia que se reproducirá conserva los créditos de la versión anterior.

    La revisión compara la comunicación con el archivo, y detecta que el número todavía no aparece. El equipo incorpora el dato a la versión correspondiente, exporta de nuevo y reproduce esa copia para comprobarlo. Identifica después qué archivo sustituye al previsto para entregar, evitando mantener dos versiones indistinguibles como «final».

    El resultado es una copia comprobada respecto a ese dato concreto. No equivale a que Filmoteca la haya recibido o validado, ni a una aprobación del incentivo fiscal. El caso no representa una producción real y no atribuye una entrega a Taxea.

    Comprueba con Alexis qué copia conserva el número y qué entrega queda pendiente.

    Si el plazo se acerca, consulta por la entrega concreta

    La FAQ remite al departamento correspondiente del ICAA cuando se termina el plazo de entrega de una copia vinculada a ayudas a la producción. No publica en esa respuesta una prórroga automática. Identifica la convocatoria, el vencimiento aplicable y qué material está pendiente antes de consultar.

    Evita utilizar el plazo de resolución de un certificado como si fuera el de entrega de la copia. Son actuaciones diferentes y pueden tener calendarios propios. Anota de dónde procede cada fecha y qué tarea exige; si no tienes la instrucción que la sostiene, mantén ese punto abierto.

    Las fuentes de esta comprobación son la FAQ de entrega obligatoria de Filmoteca Española y la Ley de depósito legal, artículo 14. El CCR no sustituye la revisión fiscal de la producción.

    Revisa con Alexis el número de depósito y la versión que vas a entregar a Filmoteca.

  • Préstamo a varios años: qué parte pasa a corto plazo al cerrar las cuentas


    Tu préstamo termina dentro de varios años. ¿Eso permite dejar toda la deuda a largo plazo en el balance? No. Al cerrar las cuentas, identifica el principal que vence en el año siguiente y muéstralo a corto plazo. El resto conserva la clasificación que le corresponda. Cambiar una cantidad de columna no significa haberla pagado ni haber generado un gasto nuevo.

    Esta comprobación ayuda a que el balance muestre los pagos próximos, aunque el nombre del contrato siga diciendo «préstamo a cinco años». Para hacerla necesitas la deuda pendiente al cierre y un calendario de vencimientos actualizado.

    Cuenta desde el cierre, no desde la firma del préstamo

    El PGC de Pymes incluye en el pasivo corriente las obligaciones cuyo vencimiento se espera en el plazo máximo de un año desde la fecha de cierre. Ese es el punto de partida: la fecha de las cuentas que estás preparando, no la del día en que recibiste la financiación.

    La norma exige reclasificar los pasivos no corrientes como corrientes en la parte que corresponda. Los demás elementos del pasivo se clasifican como no corrientes. Un mismo préstamo puede, por tanto, aparecer repartido entre ambas partes del balance.

    Piensa en un cierre a 31 de diciembre. Lo que necesitas revisar es el principal que vence durante el año siguiente. Para una empresa que cierre en otra fecha, el horizonte se desplaza con ella: no debes utilizar diciembre por costumbre. La guía sobre cómo se ordenan las partidas del balance explica el conjunto de esa presentación.

    Busca el principal que vence dentro del año siguiente

    El importe de la cuota bancaria puede reunir devolución de capital e intereses. Para repartir la deuda pendiente, localiza el principal de los vencimientos comprendidos en el horizonte que acabas de fijar. Sumar sin más las cuotas completas puede introducir conceptos que no forman parte de ese principal.

    Trabaja con el cuadro que corresponda a las condiciones vigentes al cierre. Contrasta su saldo inicial con lo que queda registrado y sitúa después cada vencimiento. Si hay una amortización anticipada ya ejecutada, el calendario anterior puede haber dejado de describir la operación.

    Al terminar, las dos partes deben reconciliarse con el principal pendiente que estás distribuyendo. Si no coinciden, busca primero el motivo: un pago sin registrar, una fecha equivocada o un cuadro desactualizado. No uses la reclasificación para tapar una diferencia de saldo.

    Contrasta con Alexis el cuadro del préstamo y su reparto en el balance. Lleva la fecha de cierre, el saldo contable y el calendario bancario para revisar la misma operación.

    Un reparto que cambia la columna y conserva la deuda

    Supuesto ilustrativo: una pyme tiene 30000 euros de principal pendiente al cierre. El calendario muestra que 12000 euros vencen en el año siguiente y que los otros 18000 euros lo hacen después. No hay modificaciones contractuales ni diferencias de valoración en este ejemplo simplificado.

    La parte que entra en el horizonte de un año es 12000 euros. Esa es la cantidad de principal que el ejemplo presenta a corto plazo; los 18000 restantes quedan a largo. La comprobación es 12000 + 18000 = 30000. No se está repartiendo el gasto financiero ni simulando cuotas nuevas.

    El resultado es una deuda total de 30000 euros, igual que antes de clasificarla, pero con 12000 identificados como próximos vencimientos. Si después se paga una cuota, habrá otro movimiento que deberá registrarse por separado. La mera reclasificación no reduce lo que la empresa debe al banco.

    Distribución del principal en el supuesto ilustrativo
    Principal pendiente Presentación al cierre Comprobación
    12000 euros, exigibles en el año siguiente Pasivo corriente Vencimientos dentro del horizonte de un año
    18000 euros, exigibles después Pasivo no corriente Vencimientos posteriores a ese horizonte
    30000 euros, total pendiente Suma de ambas partes El reparto no constituye un pago

    Los intereses y el banco requieren comprobaciones distintas

    Clasificar vencimientos resuelve dónde presentar la deuda; no determina por sí solo el gasto por intereses del ejercicio. Tampoco acredita que el saldo del banco y el contable estén conciliados. Son revisiones relacionadas, pero responden a preguntas diferentes.

    Si estás utilizando el total de cada cargo como gasto, empieza por separar capital e intereses en la cuota. Después podrás comprobar cuánto principal queda y qué parte debes reclasificar. Hacerlo en ese orden evita distribuir como deuda una cifra que incluye otros conceptos.

    Si el calendario ha cambiado, utiliza el que está vigente

    Una renegociación, un vencimiento incumplido o una cláusula que permita exigir antes el pago pueden requerir un análisis adicional. Este reparto sencillo no resuelve esas situaciones. Antes de mantener una clasificación, hay que conocer los términos que realmente se aplican a la fecha de las cuentas.

    Para un préstamo ordinario sin esas incidencias, deja resueltas dos cifras: principal exigible en el año siguiente y principal posterior. En el próximo cierre volverás a medirlas desde la nueva fecha. Así el balance seguirá mostrando los vencimientos que se aproximan, en vez de repetir el reparto del año anterior.

    Prepara con Alexis el principal a corto plazo de tu próximo cierre. Indica qué saldo no cuadra o qué vencimiento ha cambiado para centrar la revisión en esa diferencia.

    Fuentes oficiales

    Plan General de Contabilidad de Pymes: normas de elaboración del balance. Se utiliza la regla de clasificación temporal del pasivo; el supuesto numérico es ilustrativo.

  • Actualiza la previsión anual sin borrar el presupuesto que aprobaste


    Imagina que has revisado las ventas que esperas para el resto del año y ahora la cifra anual es menor que la que aprobaste. ¿Debes sustituir el presupuesto original por la nueva cantidad? Conserva ambos: calcula la previsión de cierre sumando lo real de los meses cerrados y lo estimado para los pendientes. Así sabrás qué esperas conseguir y a qué distancia queda el objetivo inicial.

    Este método de gestión evita dos errores distintos: borrar la desviación al cambiar el presupuesto o sumar una previsión que ya incluye meses que también has añadido como reales. No requiere rehacer cada semana todo el plan del negocio.

    Conserva el objetivo original en su propia columna

    La DGEIPYME explica que el plan de empresa sirve, una vez en marcha el negocio, para evaluar su evolución y las desviaciones respecto del escenario previsto. Para mantener esa comparación, necesitas poder recuperar el escenario con el que empezaste.

    En tu hoja, deja una columna para el presupuesto aprobado y otra para la previsión actual. La primera responde cuánto querías alcanzar; la segunda, cuánto esperas ahora. Si hay una aprobación formal de un presupuesto nuevo, puedes conservar también ese hito, sin hacer desaparecer el anterior.

    Cuatro cifras con funciones diferentes
    Cifra Qué contiene Para qué la utilizas
    Presupuesto original Objetivo aprobado al inicio Medir la distancia frente al plan
    Real acumulado Resultado de los meses cerrados Partir de lo que ya ocurrió
    Estimación pendiente Lo esperado solo para los meses que faltan Actualizar las hipótesis futuras
    Previsión de cierre Real acumulado más estimación pendiente Decidir con una expectativa anual actualizada

    El presupuesto reúne las partidas con las que empezó el año. Aquí resolvemos cómo actualizar su previsión cuando una parte del periodo ya ha transcurrido, conservando ese punto de comparación.

    Combina lo cerrado con lo que todavía estás estimando

    Elige una fecha de corte que coincida con los datos que has revisado. Hasta ella utiliza los importes reales; después, la nueva estimación. Ambas partes deben cubrir el año completo sin repetir ningún mes ni dejar un periodo fuera.

    No añadas al real acumulado una previsión anual completa obtenida de otro archivo. Esa previsión puede contener ya los primeros meses. Pide o calcula el tramo pendiente antes de sumarlo: la cuestión es cuánto queda por ocurrir, no cuánto esperaba vender la empresa durante los doce meses.

    Utiliza también la misma magnitud en ambos lados. Ventas reales con ventas estimadas; gastos reales con gastos estimados. Una combinación de cobros reales y ventas futuras puede parecer una previsión anual, pero no explica ni las ventas completas ni el dinero que tendrás disponible.

    Calcula con Alexis la previsión de cierre a partir de tus meses cerrados. Prepara el presupuesto aprobado, el real hasta la fecha de corte y la estimación del periodo restante.

    Una previsión menor puede convivir con mejores meses finales

    Supuesto ilustrativo: una pyme aprobó unas ventas anuales de 95000 euros. En una revisión intermedia tiene 60000 euros de ventas reales y estima otros 15000 euros para los meses que faltan. Las cifras son inventadas para explicar el método.

    Su previsión de cierre es 60000 + 15000 = 75000 euros. Los 95000 euros del presupuesto original no se suman a esas dos cantidades: son el punto de comparación. La distancia esperada frente al objetivo es 95000 − 75000 = 20000 euros.

    El resultado es una previsión anual de 75000 euros y una diferencia de 20000 euros respecto del plan. Aunque la estimación de los últimos meses haya mejorado desde la revisión anterior, todavía puede quedar por debajo del objetivo anual. Mantener las dos cifras permite reconocer ambas cosas sin presentar una mejora parcial como recuperación completa.

    Ese desfase no te dice por sí solo qué gasto recortar. Antes de decidir, mira qué cambió: menos pedidos, una entrega desplazada o un precio diferente. Si una venta se ha movido al ejercicio siguiente, no la devuelvas a este solo para acercar la cifra al presupuesto.

    La nueva previsión no sustituye a los cobros del banco

    Una previsión de ventas responde cuánto esperas vender, pero no cuándo vas a cobrar. Una factura pendiente puede formar parte de tus ventas reales y seguir sin haber entrado en la cuenta. Por eso el cálculo anual necesita acompañarse de un calendario de cobros si lo vas a utilizar para aprobar pagos.

    Lo mismo ocurre con una contratación, una compra de equipo o una campaña. No basta con que la previsión anual mejore: necesitas comprobar los pagos que esa decisión añade y los cobros que llegarían antes. La guía de tesorería de la pyme desarrolla esa previsión de entradas y salidas de dinero.

    Pon fecha al siguiente cambio de hipótesis

    La herramienta pública de la DGEIPYME permite trabajar con diferentes escenarios económicos para examinar la viabilidad del negocio. En tu revisión, utiliza esa lógica para distinguir qué parte de la estimación depende de una venta todavía abierta o de un cambio que no se ha confirmado.

    Actualiza el tramo pendiente cuando dispongas de información nueva y mueve la fecha de corte al cerrar el siguiente periodo. La comparación útil será presupuesto original frente a nueva previsión, con los meses reales incorporados una sola vez. Si la distancia aumenta, podrás discutir la causa y la decisión de gasto con una cifra que reproduce el negocio.

    Compara con Alexis tu previsión actual y el presupuesto original. Identifica qué decisión depende de la diferencia: una inversión, una contratación o el calendario de un pago concreto.

    Fuentes oficiales

    DGEIPYME: utilidad del plan de empresa para evaluar desviaciones y herramienta pública de Plan de Empresa y escenarios. El método de actualización y el ejemplo numérico se explican como propuesta de gestión, no como obligación normativa.

  • Casilla 05 del modelo 130: recupera la 07 y la 16 de los trimestres anteriores


    El total que salió del banco no es la instrucción de la casilla 05. ¿La estás preparando en el modelo 130 sumando los pagos de los trimestres anteriores? Recupera primero las autoliquidaciones: la AEAT pide una cuenta con sus casillas 07 y 16, referida al mismo ejercicio.

    Este detalle importa cuando pasas de un trimestre al siguiente o cambias de programa y debes reconstruir los importes. El justificante bancario permite contrastar un pago, pero no contiene todos los campos que necesitas para preparar esa casilla.

    Recupera las autoliquidaciones del mismo ejercicio

    Empieza por los modelos anteriores al trimestre que vas a preparar. Comprueba el ejercicio y el periodo en cada documento. Un archivo con el nombre del impuesto, pero perteneciente a otro año, no debe entrar en la misma suma.

    Abre la copia de la autoliquidación, no solo su resguardo de pago. Necesitas poder localizar los valores de las casillas que utilizan las instrucciones. Si el programa anterior ya no está disponible, busca las declaraciones conservadas y las copias que puedas consultar por el canal oficial.

    Anota cada trimestre en una fila y conserva el documento del que has obtenido el dato. Así podrás detectar un periodo repetido o una cantidad copiada del resultado final en lugar de la casilla solicitada. La revisión empieza por el origen de la cifra, antes de comprobar si la suma parece razonable.

    La casilla 05 usa dos casillas concretas

    Para la casilla 05 del modelo 130, la AEAT indica sumar las cantidades positivas de la casilla 07 de trimestres anteriores del mismo ejercicio y restar la suma de sus casillas 16.

    Las instrucciones excluyen de esa suma las cantidades negativas de la casilla 07 de las autoliquidaciones anteriores. No conviertas un valor negativo en positivo para incorporarlo ni lo restes como si fuera otro pago. La instrucción identifica qué cantidades se utilizan en esa suma concreta.

    Prepara separados el subtotal de valores positivos de la casilla 07 y el subtotal de la casilla 16. Después realiza la diferencia indicada. Copiar una cifra que el banco denomina «impuestos» no permite comprobar si se han utilizado esos mismos datos.

    Esto tampoco significa que cualquier valor anterior esté bien calculado. Si encuentras una discrepancia en una declaración, habrá que revisar esa incidencia. Aquí reconstruimos la cuenta desde importes que se dan por comprobados; no corregimos automáticamente una autoliquidación ya presentada.

    Reconstruye con Alexis la casilla 05 desde tus declaraciones anteriores. Identifica qué ejercicio estás preparando y qué copia utilizaste para cada valor.

    Una suma ilustrativa con dos trimestres anteriores

    Supuesto ilustrativo: antes de preparar el siguiente trimestre, un autónomo dispone de dos autoliquidaciones del mismo ejercicio. En la primera constan 600 euros positivos en la casilla 07 y 80 euros en la casilla 16. En la segunda figuran 400 euros positivos en la 07 y 100 euros en la 16. Damos esos valores por comprobados.

    La suma de las casillas 07 positivas es de 1000 euros. La suma de las casillas 16 es de 180 euros. Al restar ambos subtotales se obtienen 820 euros para la cuenta ilustrada de la casilla 05.

    El resultado se puede reconstruir desde los documentos: 600 más 400, menos 80 y menos 100. No se ha elegido la suma de cargos bancarios ni se ha calculado el importe final del nuevo trimestre. Tampoco se determina aquí si procedía aplicar los valores de la casilla 16: son premisas del ejemplo.

    Reconstrucción del importe anterior en el supuesto
    Dato utilizado Primer trimestre Segundo trimestre Subtotal
    Casilla 07 positiva 600 euros 400 euros 1000 euros
    Casilla 16 80 euros 100 euros 180 euros
    Diferencia de subtotales 1000 menos 180 820 euros

    La tabla no incorpora ingresos, gastos o retenciones del trimestre que estás preparando. Su utilidad es más concreta: mostrar de dónde sale el importe anterior que pide esa casilla y permitir repetir la cuenta sin perder su procedencia.

    El banco permite contrastar el pago, pero no sustituye las casillas

    Conserva el justificante de pago junto a la declaración correspondiente. Sirve para investigar diferencias entre lo declarado y lo ingresado, pero no para sustituir una instrucción que se refiere a campos determinados del formulario.

    También mantén separada la revisión de las retenciones de una nómina y modelo 130. Esa pregunta trata el origen de otra cantidad; no cambia la reconstrucción de pagos anteriores que acabamos de explicar.

    Dentro de las obligaciones fiscales del autónomo, preparar cada trimestre exige conservar sus autoliquidaciones. Una hoja con el periodo, las casillas extraídas y los dos subtotales permite volver al documento si el programa muestra algo distinto.

    Contrasta con Alexis los importes anteriores antes de cerrar el siguiente 130. Explica qué cifra propone el programa y qué valores aparecen en tus declaraciones.

    Fuentes oficiales

    AEAT: instrucciones del modelo 130, apartado I y casilla 05.