cms.taxeastrategies.es

Blog

  • No renovar el seguro del negocio: devolver el recibo no comunica tu decisión


    El preaviso del tomador de un seguro de daños debe llegar por escrito con al menos un mes de antelación al final del periodo asegurado. ¿Puedes esperar al cargo y devolverlo para no renovar? Esa devolución no sustituye la comunicación de oposición a la prórroga. Busca el vencimiento en la póliza antes de decidir qué hacer con el recibo.

    Esta guía trata la no renovación de un seguro de daños ordinario del negocio. No resuelve la terminación anticipada por una causa especial ni las reglas propias de un seguro de vida.

    El mes se cuenta antes del final del periodo asegurado

    El artículo 22 de la Ley de Contrato de Seguro permite oponerse a la prórroga mediante notificación escrita a la otra parte. Cuando se opone el tomador, exige al menos un mes de anticipación a la conclusión del periodo del seguro en curso; cuando lo hace la aseguradora, dos meses.

    La referencia es el periodo asegurado que termina, no el día en que aparece un movimiento en tu cuenta. Comprueba la duración y las condiciones de prórroga en la póliza vigente. Un recibo fraccionado puede vencer dentro de un periodo que todavía continúa; no lo confundas con el final del contrato.

    Si administras varias pólizas, anota cada vencimiento con su identificación. La renovación del local y la de unos equipos pueden tener fechas distintas aunque la compañía las cobre en la misma cuenta.

    La notificación y el recibo producen actuaciones distintas

    Dato o actuación Qué permite comprobar Qué no demuestra
    Periodo de la póliza Cuándo concluye la cobertura contratada de ese periodo Que ya hayas comunicado que no quieres prorrogarla
    Notificación escrita de oposición Qué decisión comunicaste, a quién y cuándo Una cancelación anticipada por cualquier motivo
    Devolución del recibo Un movimiento o retroceso bancario Que se haya efectuado el preaviso escrito del artículo 22

    La ley regula el impago en su artículo 15 con consecuencias propias. No conviene utilizarlo como si fuera el procedimiento para comunicar una no renovación. Que el dinero vuelva a la cuenta no explica cómo queda la póliza ni sustituye la revisión con la aseguradora.

    Conserva el texto de la comunicación, el medio empleado y la constancia de envío o recepción disponible. La comprobación útil es poder relacionar esa comunicación con la póliza concreta, en lugar de guardar únicamente una captura de la banca.

    Comprueba quién contrata y qué condiciones cambian

    Revisa el tomador que figura en el contrato y quién comunica la decisión en su nombre. El nombre comercial del negocio, la persona asegurada y la cuenta desde la que se paga no identifican necesariamente al mismo sujeto.

    La póliza debe destacar las condiciones y plazos de oposición a la prórroga de cada parte, o su inoponibilidad, conforme al artículo 22. Léelos junto al periodo de vigencia. Si la documentación que tienes es solo una oferta, pide la póliza y los suplementos que expliquen la situación actual.

    El mismo artículo exige que la aseguradora comunique al tomador cualquier modificación contractual con al menos dos meses de antelación al final del periodo en curso. Si existe una modificación, identifica qué se ha comunicado y cuándo; esta guía no determina el efecto de una controversia sobre ese cambio.

    Revisa con Alexis el vencimiento y la comunicación pendiente de la póliza de tu negocio.

    El cargo de enero puede corresponder a una renovación de diciembre

    Supuesto ilustrativo: la póliza de daños de un negocio termina el 31 de diciembre y el siguiente recibo figura para el 5 de enero. La persona que administra la cuenta decide esperar al cargo para expresar que no quiere renovar.

    Ese plan utiliza la fecha bancaria como si fuera el punto de partida del preaviso. Pero el mes de anticipación se relaciona con el final del periodo del seguro. Esperar a enero ya sitúa la decisión después de ese final, no un mes antes.

    El resultado de revisar la póliza es adelantar la comprobación y preparar la notificación escrita con el margen correspondiente. El ejemplo no fija un último día concreto ni supone que una compañía haya aceptado una cancelación; muestra por qué conviene actuar sobre la vigencia del contrato y no esperar al movimiento del banco.

    Si el preaviso ya pasó, averigua el estado real del contrato

    Reúne la póliza, las comunicaciones y el recibo antes de explicar la incidencia. Si ya lo has devuelto, indícalo: cambia la información sobre el pago, aunque no pruebe por sí solo que el contrato haya terminado.

    Pide a la aseguradora que aclare cómo figura la póliza y qué actuación procede. No describas como «cancelada» una situación que solo conoces por el saldo de tu cuenta. Si hay desacuerdo sobre cobertura, plazos o modificaciones, hace falta revisar el caso concreto.

    Para el cierre económico, la guía de gastos de la actividad ayuda a situar primas y documentos. Una devolución bancaria y la imputación del gasto también deben relacionarse con la operación real. Ordena con Alexis la decisión de no renovar, sus justificantes y el efecto en los gastos del negocio.

  • Pagas la nómina por transferencia: qué sustituye la firma del recibo


    Pagar la nómina por transferencia puede evitar que tengas que recoger la firma del trabajador en el recibo. ¿Significa eso que basta con el movimiento del banco? No: debes entregar el recibo salarial. La Orden de 27 de diciembre de 1994 permite sustituir su firma por el comprobante del abono expedido por la entidad bancaria, no sustituir toda la nómina por una transferencia.

    Para organizar el cierre mensual, separa tres cuestiones: qué salario se ha liquidado, qué documento se ha entregado y qué pago acredita el banco. Así puedes simplificar la recogida de firmas sin perder la explicación del dinero abonado.

    La transferencia sustituye una firma, no el recibo

    El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores exige documentar el salario mediante un recibo individual y justificativo del pago. El recibo identifica las percepciones y deducciones; el apunte del banco suele mostrar una cantidad y un concepto breve. No ofrecen la misma información.

    La orden que regula el recibo individual de salarios concreta qué sucede cuando se paga mediante transferencia: se entrega al trabajador el duplicado del recibo sin recabar su firma. Esta se entiende sustituida, para acreditar la percepción, por el comprobante del abono bancario.

    Por tanto, un circuito razonable sigue incluyendo la entrega del recibo y el archivo del comprobante de pago. No des por entregada la nómina solo porque hayas enviado dinero. Si otra persona prepara los recibos, acuerda quién los entrega y cómo se relacionan con el mes abonado.

    Decide qué documento acredita cada parte del pago

    Medio o estado Qué establece la orden Qué revisar al cerrar
    Transferencia efectivamente abonada El comprobante bancario del abono sustituye la firma del recibo Recibo entregado y pago identificado
    Efectivo, cheque o talón El trabajador firma el recibo al recibir su duplicado y el pago Importe entregado y recibo correspondiente
    Transferencia todavía ordenada No equivale por sí sola al comprobante del abono previsto en la regla Comprobar el resultado de la operación antes de dar el pago por cerrado

    La firma acredita la percepción, pero no supone conformidad del trabajador con la cantidad liquidada. Esta precisión aparece en el mismo artículo de la orden y evita otro error: presentar un recibo firmado como si resolviera cualquier duda sobre el cálculo salarial.

    Lo mismo ocurre con la transferencia. Poder relacionarla con una nómina demuestra una parte del proceso; no confirma por sí solo que todos los conceptos y deducciones estén bien determinados. El cálculo necesita su revisión propia.

    Una orden pendiente todavía no es el comprobante del abono

    Antes de archivar el pago como completado, mira qué documento ha generado el banco. Una remesa preparada, una orden pendiente de autorización y un comprobante del abono no describen el mismo estado.

    Esta comprobación resulta especialmente útil cuando varias personas intervienen en el cierre. Quien calcula puede haber enviado la nómina mientras quien autoriza aún no ha confirmado la transferencia. Si ambas tareas se marcan como hechas a la vez, después cuesta saber dónde se interrumpió el proceso.

    Relaciona trabajador, periodo, líquido del recibo y referencia del pago. Si el banco rechaza una operación o aparece una diferencia, identifica esa incidencia y resuélvela antes de afirmar que la nómina está pagada. No cambies el recibo para que coincida con un movimiento que todavía no has explicado.

    Organiza con Alexis cómo entregar los recibos y comprobar los pagos de tu equipo.

    Un anticipo y el saldo del mes no son dos salarios

    Ejemplo hipotético: la liquidación mensual deja un líquido de 1.600 euros. Durante el mes ya se abonaron 300 euros como anticipo y quedan 1.300 euros por pagar. Son cifras ilustrativas, no una cuantía salarial establecida por la norma.

    La orden prevé que los abonos por periodos inferiores al mes se documenten como anticipos a cuenta de la liquidación mensual definitiva. En este supuesto, relacionar el anticipo con esa liquidación permite explicar por qué la última transferencia es de 1.300 euros y no de 1.600.

    El razonamiento es comprobar que 300 más 1.300 completan los 1.600 euros del ejemplo. El resultado es un pago mensual conciliado con sus dos salidas, no una segunda nómina ni otro salario de 1.600 euros pendiente. La nómina real debe recoger el tratamiento que corresponda al anticipo; la suma del banco no sustituye su confección.

    Cierra la carpeta del mes con el recibo y el pago relacionados

    Comprueba que el recibo entregado es la versión final y que el comprobante corresponde a esa persona y periodo. Si hubo una corrección, conserva su relación con lo que se pagó y evita que una versión anterior vuelva a utilizarse al mes siguiente.

    La guía fiscal general del negocio aporta contexto para organizar las obligaciones de la empresa. En el cierre salarial, la tarea concreta consiste en poder reconstruir liquidación, entrega y abono sin depender de que alguien recuerde qué archivo utilizó.

    Revisa con Alexis qué documento falta antes de dar por pagada una nómina. Lleva el recibo y el comprobante bancario: cada uno responde a una parte distinta de la revisión.

  • Corrige el modelo 190 por la vía en que lo presentaste


    Añadir otra vez al perceptor con el dato correcto puede dejar también vigente el registro equivocado. ¿Cómo corriges un modelo 190 ya presentado? Empieza por la vía que utilizaste: en formulario puedes recuperar la declaración presentada y modificar sus registros; si presentaste mediante fichero, una complementaria solo añade registros y una sustitutiva reemplaza la declaración anterior, con baja previa. Elegir la vía por el nombre «complementaria», sin comprobar ese efecto, puede agrandar el problema.

    Añadir no equivale a cambiar lo que ya presentaste

    Localiza el justificante y comprueba cómo se presentó el modelo. No basta con saber que tu programa permite exportar un fichero: puedes haberlo importado dentro del formulario y haber presentado desde este. Mira la presentación efectivamente realizada y recupera su contenido.

    Escribe después qué quieres conseguir. Añadir un perceptor omitido, corregir un dato del que ya figura y retirar un registro que no debía estar son resultados diferentes. La relación final es la referencia para escoger el recorrido; no el nombre del botón que tienes más a mano.

    Situación de partida Recorrido que revisar Efecto que debes comprobar
    Presentaste en formulario Cargar la declaración presentada y efectuar las altas, bajas o modificaciones necesarias Reenviar todos los registros que deban quedar, incluidos los correctos anteriores
    Presentaste por fichero y falta un registro Declaración complementaria mediante fichero Se mantienen los registros originales y se añaden los nuevos
    Presentaste por fichero y necesitas reemplazar su contenido Declaración sustitutiva, con baja previa de la anterior Quedan vigentes únicamente los registros de la sustitutiva

    En el formulario, recupera la declaración presentada

    La ayuda del formulario del modelo 190 distingue cargar una sesión de trabajo de cargar la declaración presentada. Para modificar lo ya enviado, selecciona esta última opción. Una sesión guardada puede contener datos que todavía no llegaron a presentarse.

    En la relación de perceptores puedes dar de alta, modificar o borrar los registros que corresponda. Revisa la identificación del perceptor antes de tocar importes: dos personas con apellidos parecidos no son el mismo registro. Comprueba también el ejercicio del servicio al que has accedido.

    Tras los cambios, valida y vuelve a enviar la declaración con todos los registros: los correctos presentados anteriormente y los corregidos o nuevos. La ayuda de la AEAT explica expresamente este recorrido. No reduzcas la declaración a la única línea que has cambiado por pensar que las demás se añadirán desde otra copia.

    Revisa con Alexis qué perceptores deben quedar en tu modelo 190 antes de volver a enviarlo.

    En un fichero, decide si añades o sustituyes

    La instrucción de la AEAT para declaraciones informativas mediante fichero exige mantener esa vía para las modificaciones. La complementaria se utiliza únicamente para añadir registros y lleva su identificador propio y el de la declaración anterior, que no debe estar dada de baja.

    La sustitutiva anula y reemplaza por completo una declaración del mismo ejercicio y periodo. Antes de presentarla hay que dar de baja la anterior mediante el servicio de baja por sustitución. Conserva su identificador y una copia antes de hacerlo: la AEAT advierte de que la declaración dada de baja deja de estar accesible.

    Prepara primero el contenido completo de reemplazo y comprueba sus datos. Si sustituyes un fichero con todos los perceptores por otro que contiene solo la persona corregida, no conservas por esa vía al resto. El nuevo fichero debe reflejar el conjunto que quieras mantener.

    Tres perceptores y un dato incorrecto muestran la diferencia

    Supuesto ilustrativo: presentaste a los perceptores A, B y C, y detectas un dato incorrecto en B. A y C están bien. Quieres terminar con A, B corregido y C, sin conservar la versión equivocada de B.

    Si añades B corregido mediante una complementaria por fichero, la regla de esa modalidad conserva los registros originales. Por eso añadir no consigue por sí mismo el resultado buscado: no ha retirado el B equivocado. Debes revisar el recorrido de sustitución y preparar el conjunto completo que reemplazará al anterior.

    Si la presentación original fue en formulario, recuperas la declaración presentada, localizas B, haces la modificación y reenvías el conjunto de registros. El resultado que compruebas al terminar sigue siendo el mismo: A y C conservados, y B con el dato correcto. El ejemplo no fija el dato fiscal de B; muestra cómo evitar confundir la corrección con una incorporación adicional.

    El cierre se comprueba en el justificante y en los registros

    Guardar y obtener una vista previa sirven para preparar el trabajo. No equivalen a firmar y enviar: el borrador que genera el formulario no es válido como presentación. Conserva la respuesta y el justificante de la operación realmente realizada.

    Si se presentaron solo registros correctos y quedaron otros con errores, localiza cuáles siguen pendientes. Relaciona cada justificante con el contenido enviado, especialmente cuando has hecho varias actuaciones sobre la misma declaración.

    La guía del IRPF de la actividad ayuda a situar las retenciones en el cierre fiscal. Para esta incidencia, entrega el justificante original, la relación corregida y la respuesta del nuevo envío. Comprueba con Alexis que el modelo 190 corregido y su justificante reflejan el resultado que necesitabas.

  • Tu marca cumple diez años: la renovación se cuenta desde la solicitud


    Los seis meses anteriores al vencimiento son la ventana para renovar una marca sin recargo. ¿Debes contar sus diez años desde que la solicitaste o desde que te la concedieron? Desde la fecha de presentación de la solicitud, según el artículo 31 de la Ley de Marcas. Una concesión posterior no retrasa ese aniversario.

    Esta diferencia importa cuando el negocio lleva años utilizando el nombre y solo conserva a mano la resolución de concesión. Antes de poner un recordatorio, recupera la fecha de solicitud del registro nacional que quieres mantener.

    El aniversario que buscas está en la solicitud

    El registro de una marca se otorga por diez años desde la fecha de presentación y puede renovarse por períodos sucesivos de diez años. No se inicia una duración nueva el día en que imprimes el título, recibes la resolución o empiezas a vender con ese nombre.

    En la carpeta del negocio pueden aparecer esas fechas juntas. Identifica cada una: presentación de la solicitud, concesión y vencimiento del período que vas a renovar. Si ya hubo renovaciones anteriores, comprueba el período vigente; no prepares la gestión únicamente con el primer documento que encuentres.

    También necesitas reconocer el registro concreto. El negocio puede utilizar un nombre en la web y otro signo en los envases. Comprueba el número de registro y el titular antes de asociar un vencimiento a toda la identidad comercial de la empresa.

    Solicitar y pagar forman parte de la misma renovación

    El artículo 32 establece que la solicitud se presente y la tasa se abone en los seis meses anteriores a la expiración. Reservar dinero para la tasa no equivale a haber presentado la renovación; rellenar una solicitud sin comprobar el pago tampoco cierra la gestión.

    La ley vincula la cuantía de la tasa al número de clases comprendidas en la renovación. Por eso no uses como presupuesto definitivo el precio que pagaste al registrar la marca ni una tarifa antigua guardada en un correo. Consulta el importe vigente para el trámite y las clases que efectivamente renovarás.

    Si solo quieres mantener una parte de los productos o servicios, la renovación puede limitarse a esa parte. Esa decisión tiene que quedar reflejada en la solicitud: pagar menos por accidente no es una forma ordenada de decidir qué protección conservar.

    Prepara con Alexis el calendario y el presupuesto de renovación de tu marca, indicando el registro que tienes, su titular y las fechas que aparecen en sus documentos.

    Si ya venció, distingue los dos tramos con recargo

    La ley permite todavía una renovación válida en los seis meses siguientes a la expiración, con pago simultáneo del recargo correspondiente. Durante los tres primeros meses, el recargo es del 25 % de la cuota; durante los tres siguientes, del 50 %.

    No confundas esa posibilidad con seis meses adicionales sin coste. Tampoco concluyas que cualquier retraso se puede solucionar pagando un porcentaje: esta guía explica esas ventanas ordinarias, no los procedimientos que puedan requerir otras incidencias del registro.

    Qué cambia según el momento de la renovación
    Momento respecto de la expiración Regla ordinaria Qué debes relacionar
    Seis meses anteriores Solicitud y pago de la tasa sin el recargo por renovación tardía Registro, clases e importe vigente
    Tres primeros meses posteriores Renovación con recargo del 25 % de la cuota Fecha real de expiración y pago simultáneo del recargo
    Tres meses siguientes Renovación con recargo del 50 % de la cuota Tramo aplicable y totalidad del pago

    Una concesión más tardía no desplaza el vencimiento

    Supuesto ilustrativo: una empresa presentó la solicitud de su marca nacional el 1 de febrero de 2017 y recibió la concesión el 1 de octubre de ese año. Al preparar su calendario, alguien propone esperar hasta octubre de 2027 para renovarla.

    El décimo aniversario de la solicitud es el 1 de febrero de 2027. Por tanto, utilizar octubre como referencia desplazaría la planificación ocho meses: estaría contando desde la concesión, no desde la solicitud que señala el artículo 31.

    La empresa debe preparar la renovación tomando febrero como referencia y localizar su ventana de seis meses anteriores. El resultado del ejemplo es corregir el origen del cálculo antes de esperar a un mes equivocado. Las fechas son hipotéticas y no constituyen una comprobación de un expediente real ni del último día hábil de un trámite concreto.

    Cierra la gestión con pruebas de lo presentado y pagado

    Cuando tramites la renovación, conserva la solicitud y su justificante, relacionándolos con el registro y el período correspondiente. Añade el soporte del pago y comprueba que la gestión describe las clases que querías mantener.

    La renovación se inscribe en el Registro de Marcas y se publica en el Boletín Oficial de la Propiedad Industrial. La ley establece sus efectos desde el día siguiente a la expiración del período de diez años correspondiente. Una presentación hecha con antelación no cambia por sí sola esa referencia de efectos.

    La guía de trámites por internet de Taxea ayuda a distinguir una consulta, una solicitud y una presentación completada. Para esta gestión, el dato decisivo sigue siendo la fecha del registro que estás renovando.

    Consulta con Alexis cómo encajar la renovación y sus justificantes en la administración de tu negocio. Lleva la solicitud inicial o la información del registro vigente, en lugar de confiar solo en el año que recuerdas haber estrenado la marca.

    Fuente oficial: Ley 17/2001 de Marcas, artículos 31 y 32.

  • Ya firmaste el acuerdo de teletrabajo: qué copia se entrega y a quién


    Enviar el acuerdo firmado sin revisar sus datos puede hacer que el mismo PDF completo circule entre destinatarios que deben recibir una copia diferente. ¿Qué copia del acuerdo de teletrabajo debes entregar? Conserva el original y prepara la copia con las exclusiones de datos previstas legalmente. La representación de la plantilla firma para acreditar su recepción; después se remite a la oficina de empleo. Si no hay representantes, también debe prepararse y remitirse la copia básica. Cada documento cumple una función: acuerdo, copia entregable y prueba de entrega.

    Conserva el acuerdo firmado y prepara una copia diferenciada

    Esta explicación parte de un acuerdo ordinario de trabajo a distancia incluido en la Ley 10/2021, ya firmado por la empresa y la persona trabajadora. No sirve para decidir si un cambio de condiciones es válido ni para resolver una discrepancia entre las partes.

    El artículo 6 exige que el acuerdo se formalice por escrito antes de comenzar el trabajo a distancia. Una vez firmado, no conviene utilizar el documento completo como archivo indistinto para todos los envíos. Conserva ese original y prepara la copia correspondiente para su circulación.

    La copia no sustituye al acuerdo original ni debe cambiar lo pactado. Su diferencia está en los datos que se excluyen y en el circuito de entrega. El artículo 6.2 también se refiere a las actualizaciones del acuerdo: archivar una modificación junto al original no resuelve por sí solo la gestión de su copia.

    Documento Para qué lo conservas Qué comprobar
    Acuerdo original firmado Acreditar lo pactado entre empresa y persona trabajadora Que se conserva completo y se identifica su versión
    Copia que se entrega Cumplir el circuito previsto para representantes y oficina de empleo Que excluye los datos personales protegidos y corresponde al acuerdo
    Prueba de recepción o envío Dejar constancia de cada paso realizado Qué documento se entregó, a quién y en qué fecha

    La tabla es una forma práctica de organizar los archivos. No añade un modelo oficial ni convierte cualquier justificante de correo en prueba suficiente para todas las situaciones.

    Qué datos personales no deben trasladarse a la copia

    La Ley 10/2021 remite a las exclusiones del artículo 8.4 del Estatuto de los Trabajadores para proteger la intimidad personal. Este último precepto excluye el número de DNI o NIE, el domicilio, el estado civil y otros datos que puedan afectar a esa intimidad.

    Por eso, preparar la copia no consiste solo en cambiar el nombre del archivo. Revisa el contenido antes de enviarlo: los datos protegidos pueden aparecer en la cabecera, en un anexo o repetidos en otra página. Una ocultación que deje visible el mismo dato en otra parte no resuelve el problema.

    Elimina esos datos de la copia destinada a la entrega, conservando el original completo. Tampoco borres indiscriminadamente todas las condiciones del acuerdo: la finalidad de la copia exige mantener su contenido con las exclusiones legales. El tratamiento de la información queda sujeto a los principios y garantías de la normativa de protección de datos.

    Si necesitas ordenar quién prepara esta documentación y quién conserva los justificantes, consulta con Alexis cómo organizar el circuito de copia y entrega. Para empezar, explica el trámite; no hace falta adjuntar datos personales de la plantilla al primer mensaje.

    La entrega a los representantes y su firma de recepción

    Cuando existe representación legal de las personas trabajadoras, la empresa debe entregarle la copia en un plazo no superior a diez días desde la formalización del acuerdo. La firma de los representantes tiene una función concreta: acreditar que se ha producido la entrega.

    No confundas esa firma de recepción con una nueva firma del acuerdo entre empresa y trabajador, ni con una aprobación adicional de cada una de sus condiciones. Son actuaciones distintas y conviene identificarlas así al archivar la documentación.

    El artículo 6.2 establece que, posteriormente, la copia se envíe a la oficina de empleo. La secuencia legal es entrega a los representantes y posterior remisión. No la conviertas en dos trámites intercambiables ni des por realizado el segundo porque ya tengas la recepción del primero.

    Como control interno, anota la fecha de formalización, la versión de la copia entregada, la recepción y la remisión posterior. Ese seguimiento permite localizar el paso que falta sin reabrir o modificar el acuerdo firmado.

    Qué hacer cuando no hay representación legal

    La ausencia de representantes no elimina la obligación de preparar y remitir la copia básica a la oficina de empleo. Así lo recoge expresamente la Ley 10/2021. Lo que desaparece en ese supuesto es el destinatario intermedio al que habría que entregar la copia para su recepción.

    Evita dejar el expediente cerrado con una nota que diga «sin representantes». Prepara la copia con las exclusiones que correspondan y conserva constancia de su remisión. Comprueba con quien gestiona las comunicaciones laborales el cauce aplicable y el justificante que permite obtener; esta guía no atribuye un canal concreto a todas las oficinas de empleo.

    Si también necesitas revisar el contenido inicial del acuerdo o la organización de medios y gastos, consulta nuestra guía para organizar el teletrabajo en una pequeña empresa. Aquí la decisión es posterior: qué documento circula y cómo queda documentada su entrega.

    Un acuerdo firmado y dos documentos con funciones distintas

    Supuesto ilustrativo: una empresa tiene un acuerdo firmado con una persona trabajadora y encarga a administración enviarlo a los representantes. El PDF contiene las condiciones pactadas y, en su cabecera, el número de DNI y el domicilio particular.

    Administración conserva el original completo y prepara otra copia, excluyendo los datos protegidos. Comprueba que las condiciones del acuerdo permanecen y que no queda otra aparición de los datos excluidos en los anexos. Identifica esa versión para entregarla a los representantes y obtener la constancia de recepción.

    Después se tramita la remisión a la oficina de empleo. El resultado es un expediente que permite distinguir el acuerdo original, la copia entregada y los justificantes de cada paso. Si esa empresa no tuviera representantes, prepararía igualmente la copia básica y su remisión, sin inventar una firma de recepción de un órgano inexistente.

    La organización de estos trámites forma parte de la gestión del negocio; puedes situarla dentro de nuestra guía sobre organizar la actividad como autónomo o SL. Las reglas de copia y entrega proceden de la Ley de trabajo a distancia, artículo 6, y del Estatuto de los Trabajadores, artículo 8.4.

    Habla con Alexis para ordenar el original, la copia de entrega y sus justificantes. Explica si el acuerdo ya está firmado y si existe representación de la plantilla; así podremos identificar el siguiente paso documental.

  • Un cliente se da de baja: marcarlo inactivo no equivale a bloquear sus datos


    Un cliente termina el servicio y marcas su ficha como «inactiva», pero cualquiera del equipo todavía puede abrirla y usar su teléfono. ¿Has bloqueado sus datos? No necesariamente: una etiqueta del programa no equivale al bloqueo legal. Cuando procede la supresión, el artículo 32 de la LOPDGDD exige identificar y reservar los datos e impedir su tratamiento, incluida la visualización, salvo la puesta a disposición que contempla la norma. Antes debes distinguir qué información sigue siendo necesaria para una finalidad legítima u obligación y qué datos han dejado de serlo.

    La baja del servicio no decide todos los usos del dato

    Terminar un encargo cambia la relación con el cliente, pero no responde por sí solo a todas las preguntas sobre su información. Puede haber documentos que debas conservar por una obligación y otros datos que ya no necesites para el uso que motivó su recogida.

    El artículo 5 del RGPD exige limitar las finalidades y el tiempo de conservación. El artículo 17 contempla la supresión cuando los datos dejan de ser necesarios, entre otros supuestos, y también excepciones cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal o formular, ejercer o defender reclamaciones.

    Por tanto, evita dos respuestas automáticas: borrar toda la carpeta al terminar el trabajo o mantener todo disponible indefinidamente «por si acaso». Identifica cada finalidad, la información que necesita y la razón por la que sigue o deja de seguir vigente.

    Esta guía se refiere a datos ordinarios de clientes y a la organización del archivo. No determina el plazo de prescripción de una responsabilidad concreta ni resuelve una solicitud individual de derechos.

    Qué significa bloquear y qué impide una simple etiqueta

    El artículo 32 de la LOPDGDD obliga al responsable a bloquear los datos cuando proceda a su rectificación o supresión. El bloqueo exige medidas técnicas y organizativas que impidan su tratamiento, incluida su visualización, con la excepción legal de puesta a disposición para posibles responsabilidades.

    Los destinatarios que enumera la norma son jueces y tribunales, Ministerio Fiscal y Administraciones públicas competentes, especialmente autoridades de protección de datos. Esa conservación se limita al plazo de prescripción de las responsabilidades; transcurrido ese plazo, deben destruirse los datos.

    La norma prohíbe tratar los datos bloqueados para una finalidad distinta de la indicada. Tenerlos guardados no permite seguir usándolos para atender campañas, consultar hábitos del antiguo cliente o completar una agenda comercial.

    Comprueba qué hace realmente la opción «inactivo» del programa. Puede limitar su aparición en una lista sin impedir que se abra la ficha desde otro menú. Si mantiene accesos y usos ordinarios, no des por acreditado el bloqueo solo por el nombre del botón.

    Tres estados que tienen consecuencias diferentes
    Situación Qué debes comprobar Qué no puedes dar por hecho
    Cliente marcado como inactivo Qué accesos y usos permite todavía el programa Que los datos estén bloqueados
    Información que aún requiere conservación justificada Finalidad, base aplicable y plazo que corresponda Que esa razón permita reutilizar todos los datos
    Datos cuyo bloqueo procede Reserva efectiva y restricciones previstas en el artículo 32 Que puedan seguir disponibles para el trabajo ordinario

    Separa el archivo que aún necesita una finalidad propia

    Una obligación de conservar determinados documentos debe identificarse por su fundamento y alcance. No utilices esa obligación para mantener sin análisis todo el contenido de conversaciones, fichas y listas comerciales del cliente.

    Del mismo modo, retirar un contacto de la agenda no acredita que se haya revisado la documentación que está en otras herramientas. Haz una relación de los sistemas que contienen información del servicio: programa, correo, carpetas y aplicaciones de terceros.

    Dentro de cada uno, identifica qué información sigue siendo necesaria y para qué. Si procede el bloqueo, comprueba quién puede verla, exportarla o recuperarla y cómo se limita ese acceso. La solución concreta depende del sistema y requiere que la medida se pueda sostener en el uso diario.

    Si el sistema no permite el bloqueo o su adaptación exige un esfuerzo desproporcionado, el artículo 32.4 prevé un copiado seguro con evidencia de autenticidad, fecha de bloqueo y ausencia de manipulación. No es una autorización para dejar el dato activo: la medida alternativa también debe cumplir la finalidad de reserva.

    Ordena con Alexis qué información sigue en tu programa y qué archivo necesitas conservar. Explica los usos y las herramientas; no hace falta enviar datos personales del antiguo cliente al primer contacto.

    Un antiguo cliente en la agenda y en el archivo de facturas

    Supuesto ilustrativo: un pequeño negocio termina un servicio y marca al cliente como inactivo. Su teléfono sigue apareciendo en la agenda compartida, mientras las facturas permanecen en la carpeta contable. El equipo cree que ambas cosas deben conservarse y utilizarse de la misma manera.

    Primero separa los usos. Revisa la obligación que justifica conservar las facturas y su plazo, sin presuponer que eso autoriza el uso comercial del teléfono. Después comprueba si el dato de contacto sigue siendo necesario para alguna finalidad con base propia. No decide toda la ficha como un bloque indivisible.

    Si se concluye que procede suprimir y bloquear determinados datos, aplica las restricciones correspondientes. El resultado de la revisión es un archivo con finalidades y accesos distinguidos, en lugar de una sola etiqueta «inactivo» que deja toda la información disponible.

    El ejemplo no fija un plazo universal ni presupone que todos los datos del cliente deban bloquearse al terminar cualquier servicio. Muestra cómo evitar que una razón de conservación se extienda automáticamente a usos distintos.

    Comprueba accesos y revisión antes de dar por cerrado el expediente

    Deja identificados los datos afectados, la decisión tomada, la medida aplicada y quién controla su revisión. Un archivo reservado indefinidamente y sin seguimiento tampoco resuelve el límite de conservación. La destrucción posterior debe atender al plazo que corresponda, no a una cifra elegida por comodidad.

    Prueba el resultado con los permisos reales del equipo. Si la persona que debería haber perdido acceso todavía puede abrir o exportar la información, identifica esa diferencia antes de dar el proceso por terminado. Conserva evidencia de la actuación sin crear nuevas copias descontroladas.

    Para el archivo tributario, puedes consultar cómo conservar y recuperar facturas antiguas. La guía sobre organizar la actividad como autónomo o SL sitúa la gestión documental del negocio. Las reglas citadas proceden del RGPD, artículos 5 y 17, y de la LOPDGDD, artículo 32.

    Habla con Alexis para separar el archivo necesario de los usos y accesos que debes revisar. Taxea puede ayudarte a ordenar la documentación empresarial y a identificar qué decisión de protección de datos necesita un contraste especializado.

  • Tienes dos empleados: qué debe contener su registro retributivo


    Tener solo dos empleados no elimina la obligación de llevar un registro retributivo. ¿Qué debes preparar si tu plantilla es pequeña? Reúne las retribuciones realmente percibidas, sepáralas por conceptos y organízalas según la clasificación profesional y el sexo. El registro incluye a toda la plantilla, también personal directivo y altos cargos. Guardar las nóminas permite recuperar los datos, pero todavía necesitas elaborar el documento con los promedios y desgloses exigidos.

    Dos empleados también forman una plantilla sujeta al registro

    El artículo 5 del Real Decreto 902/2020 establece el registro para todas las empresas, al margen de su tamaño. Por tanto, un autónomo que actúa como empleador debe tenerlo en cuenta igual que una pequeña sociedad. Aquí se explica el contenido ordinario del registro; la valoración de puestos, las auditorías retributivas o una controversia concreta necesitan su revisión específica.

    Empieza por identificar a las personas incluidas en la plantilla durante el período que vas a preparar y su clasificación profesional. La referencia general del registro es el año natural. Comprueba las fechas de incorporación o salida y los cambios que afecten a los conceptos percibidos: una lista de quienes trabajan hoy puede dejar fuera información del período anterior.

    La inclusión del personal directivo y de los altos cargos aparece expresamente en la norma. Evita que la extracción del programa solo recoja las nóminas que sueles revisar cada mes si existen otros datos de plantilla que también deben entrar en el registro.

    Reúne lo realmente percibido por cada concepto

    El registro recoge salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales. El artículo 5 exige separar el salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial, especificando cada una. Llevar únicamente una columna de retribución total impide ver de qué está compuesta.

    Al preparar un registro salarial de pequeña empresa, utiliza los datos del período completo que corresponda. Un incentivo abonado en un mes o una percepción que no se repite en todas las nóminas puede perderse si recuperas solo el último recibo. Identifica los conceptos antes de pedir un resumen al programa o a quien prepara la nómina.

    Datos que deben poder distinguirse al preparar el registro
    Concepto que aparece en la nómina Cómo organizarlo Qué evita esa separación
    Salario base Identificado como concepto propio Confundirlo con el conjunto de lo percibido
    Complementos salariales Cada complemento por separado Ocultar diferencias entre conceptos bajo un total único
    Percepciones extrasalariales Cada percepción diferenciada Excluirlas del registro por no llamarse salario

    La tabla organiza categorías del registro; no fija qué pluses debe cobrar un puesto ni califica por sí sola un pago. Si un concepto está mal identificado en nómina, aclara su naturaleza con el asesor laboral antes de trasladarlo a un grupo que parezca más cómodo.

    Organiza la información por clasificación y sexo

    La norma exige la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada concepto, desglosadas por sexo y por el sistema de clasificación aplicable: grupo, categoría, nivel, puesto u otro sistema que corresponda. Tener pocos empleados no convierte el registro en una relación informal de sueldos.

    Revisa que la clasificación utilizada coincida con la de tu plantilla y sea comprensible para quien prepara los datos. Un nombre comercial del puesto y una categoría del convenio pueden describir cosas diferentes. Señala esa diferencia para revisarla antes de agrupar las retribuciones.

    Preparar los datos y valorar una diferencia salarial son trabajos distintos. El registro permite organizar las percepciones; la justificación de una diferencia requiere analizar las funciones y condiciones correspondientes. No des por probado un trato correcto o incorrecto porque dos totales coincidan o sean distintos.

    Si necesitas reunir los conceptos de tu plantilla, consulta con Alexis qué información de nómina y clasificación conviene preparar para el registro retributivo. Indica el período y cuántas personas han formado parte de la plantilla.

    Dos últimas nóminas no describen todo el período

    Supuesto ilustrativo: un pequeño negocio tiene dos empleados y prepara el registro con las últimas nóminas disponibles. Al revisar el año, descubre que una persona cobró un complemento variable en otro mes y que ambas percibieron conceptos extrasalariales que no aparecen en esos últimos recibos.

    La persona que prepara el documento recupera los datos del período, separa salario base, complementos y percepciones extrasalariales y comprueba su clasificación. Después utiliza ese conjunto para obtener las medias y medianas desglosadas que exige el registro. No sustituye lo realmente percibido por una cifra teórica de contrato ni por la fotografía del último mes.

    El resultado es un registro apoyado en las percepciones del período y una lista concreta de conceptos que faltaban en la primera extracción. El ejemplo no calcula una brecha ni concluye si una diferencia está justificada: muestra por qué reunir los recibos correctos cambia la información con la que se elabora el documento.

    Quién accede al resultado y cuándo debes actualizarlo

    El acceso tiene reglas propias. Cuando existe representación legal, las personas trabajadoras acceden a través de ella, con derecho a conocer el contenido íntegro del registro. Cuando no existe esa representación y una persona solicita acceso, el artículo 5.3 limita la información a las diferencias porcentuales entre las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desagregadas según sus reglas.

    Por eso, conservar el documento completo y decidir qué información corresponde facilitar son pasos distintos. Evita resolver una petición entregando sin revisión las nóminas individuales. Identifica primero quién solicita la información y qué régimen de acceso corresponde.

    La referencia general es el año natural, con modificaciones cuando haya una alteración sustancial de los elementos del registro. Si existe representación legal, debe consultarse con una antelación de al menos diez días antes de elaborarlo y también antes de esas modificaciones, en los términos del artículo 5.6.

    Si vas a ampliar la plantilla, la explicación sobre transparencia salarial al preparar una contratación ayuda con la oferta y sus criterios. La guía sobre organizar la actividad como autónomo o SL aporta el contexto empresarial; las reglas del registro se contrastan en el artículo 5 del Real Decreto de igualdad retributiva y el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.

    Habla con Alexis para ordenar el período, los conceptos y la documentación de tu registro retributivo. La revisión de una diferencia salarial concreta deberá hacerse después con su contexto laboral.

  • Un empleado del despacho presenta declaraciones: qué permite ser delegado


    Tu empleado puede presentar declaraciones de clientes con su propio certificado sin utilizar el del titular del despacho. ¿Qué hace falta para trabajar así? La AEAT permite dar de alta como delegadas a personas empleadas del colaborador social, que se identifican con su certificado personal o de empleado de empresa. La colaboración social delegada separa la identidad de quien trabaja de la del despacho. Antes de encargar una presentación, comprueba esa habilitación y su alcance: algunas consultas permiten ver también declaraciones presentadas por otros miembros del mismo colaborador.

    Certificado propio y alta como delegado son comprobaciones distintas

    Un certificado identifica a su titular. No acredita por sí solo que esa persona esté incorporada como delegada del colaborador social ni que pueda realizar cualquier actuación de un cliente. Si un empleado ya utiliza su certificado para sus trámites personales, todavía debes comprobar su función dentro del despacho.

    La ayuda de la AEAT explica que los delegados son personas empleadas del colaborador social. Pueden utilizar un certificado de persona física de tipo personal o de empleado de la entidad para actuar en nombre de terceros dentro de este sistema.

    El colaborador social tiene sus propias opciones de identificación: certificado de persona física cuando corresponda, de representante de persona jurídica o sello de entidad para comunicaciones de máquina a máquina. No son formatos intercambiables que deban copiarse a cada ordenador por comodidad.

    Al organizar el trabajo, identifica tres elementos: quién es el colaborador social, quién es la persona empleada que actuará y con qué certificado se identificará esta última. Si alguno no está claro, resuelve ese dato antes de confiarle la primera presentación.

    Qué puede presentar el empleado y qué no demuestra ese acceso

    La AEAT indica que la presentación de declaraciones en nombre de terceros está habilitada tanto para el colaborador social como para sus personas delegadas. La explicación se refiere al ámbito de la colaboración social y a los trámites que admite; no convierte ese alta en un poder general para cualquier organismo o gestión.

    Tampoco confundas presentar con pagar o recibir notificaciones. La ayuda oficial trata por separado las autoliquidaciones con ingreso y los requisitos para obtener un NRC. Y un acceso que permite presentar una declaración no acredita por sí mismo que puedas recibir las notificaciones del cliente.

    En vez de pedir «acceso a Hacienda» de forma genérica, describe el trabajo: presentar un modelo, consultar una presentación anterior o recuperar su justificante. Así puedes comprobar qué habilitación necesita esa tarea sin extenderla por suposiciones.

    Identidad, habilitación y resultado que debes comprobar
    Elemento Pregunta que resuelve Lo que no acredita por sí solo
    Certificado del empleado Quién se identifica Su alta como delegado
    Condición de delegado Su actuación dentro del colaborador social Un poder universal para otros trámites
    Justificante de presentación Qué declaración quedó registrada Que cualquier pago o notificación posterior esté resuelto

    Si necesitas comprobar específicamente las notificaciones, nuestra guía sobre poderes y filtros para ver comunicaciones del cliente responde a esa otra incidencia.

    La consulta puede incluir presentaciones de otros empleados

    La decisión de incorporar a una persona no termina al comprobar que puede firmar una presentación. Debes conocer qué documentación podrá consultar después. La ayuda técnica distingue la opción «Consulta de colaboradores» de la consulta por NIF del obligado.

    En «Consulta de colaboradores», el colaborador social puede consultar sus presentaciones y las de sus delegados. Una persona delegada puede consultar declaraciones presentadas por otro delegado del mismo colaborador o por el propio colaborador. La excepción indicada es la declaración cuyo titular sea el colaborador social.

    La AEAT advierte de que ese sistema no permite restringir las consultas para que cada delegado vea únicamente sus propios envíos. También describe excepciones: trámites que no estén adaptados, consultas realizadas por otra opción y el SII, donde cada delegado solo puede ver lo que presentó.

    Por tanto, no prometas al equipo un reparto de acceso que la consulta oficial no ofrece. Antes de incorporar a un empleado, revisa qué tareas necesita realizar y qué documentación quedará dentro de su alcance efectivo.

    Consulta con Alexis qué función necesita tu empleado y qué habilitación debes comprobar. Describe las tareas y el tipo de colaborador; no envíes certificados ni contraseñas para explicar la duda.

    Un despacho incorpora a una persona: decide el acceso antes del primer envío

    Supuesto ilustrativo: un despacho quiere que una nueva empleada presente declaraciones y recupere justificantes cuando el titular no esté disponible. La primera propuesta es instalarle el certificado que ya usa el titular, sin revisar otra posibilidad.

    El despacho comprueba el modelo de colaboración social delegada y la identificación admitida para la empleada. Después revisa el alcance de las consultas: no presupone que ella verá exclusivamente las declaraciones que presente personalmente.

    Con esa información, decide qué trabajo se le encargará, comprueba su habilitación y organiza cómo se conservarán los justificantes. El resultado es una función de trabajo definida con una identidad propia, en lugar de dar por equivalente compartir un certificado y registrar a una persona delegada.

    El ejemplo no acredita el alta de una persona concreta ni autoriza tareas fuera de la colaboración social. Muestra qué preguntas conviene resolver antes de hacer una presentación real.

    Cómo conservar el justificante sin repetir la declaración

    Para comprobar un envío, utiliza la consulta correspondiente. En «Consulta de colaboradores», la ayuda permite buscar presentaciones con un rango máximo de quince días y señala «Fecha desde» como único campo obligatorio. La opción «Ver» permite acceder al justificante y la copia de la declaración, o a la descarga del fichero según la columna elegida.

    Localiza la declaración por sus datos y conserva el justificante que corresponda. Si no aparece, revisa primero qué opción de consulta has utilizado y sus límites. Repetir una presentación no es una prueba de acceso y puede generar otra incidencia.

    Estas comprobaciones proceden de las ayudas de la AEAT sobre presentación por colaboradores sociales y consulta de sus declaraciones. La guía de trámites administrativos por internet ayuda a distinguir una consulta de una presentación.

    Habla con Alexis para ordenar el alta, el certificado y la consulta antes del primer encargo de presentación. Indica qué actuación debe realizar el empleado y qué parte del acceso sigue pendiente.

  • Cambiar días de cortesía: qué fechas puedes modificar en la AEAT


    Necesitas un margen mínimo de siete días naturales para cambiar los días de cortesía de la AEAT. ¿Ya elegiste el cierre del negocio y ahora quieres moverlo? Puedes modificar o anular las fechas que la aplicación todavía muestre como modificables, revisar la nueva selección y firmar el cambio. Después guarda el recibo actualizado. Tener un calendario elegido no significa que todas sus fechas puedan cambiarse en cualquier momento, ni que el cambio afecte a notificaciones anteriores.

    La fecha elegida decide si todavía puedes modificarla

    Empieza por consultar el calendario que tienes registrado. La ayuda de la Agencia Tributaria distingue entre días modificables y no modificables. Esa diferencia es más útil que recuperar una conversación en la que decidiste cuándo cerrar: necesitas saber cómo consta la elección en el servicio.

    La AEAT exige solicitar los días de cortesía con al menos siete días naturales de antelación al comienzo del período deseado. Su ayuda aplica también ese margen al cambio o anulación de fechas ya señaladas. «Naturales» incluye los días del fin de semana; no lo conviertas en siete jornadas de apertura del negocio.

    Si una fecha ya no aparece disponible para modificar, no des por hecho que podrás moverla al terminar la solicitud. Revisa primero cuáles permite cambiar el calendario. Tampoco utilices una nueva elección para intentar dejar sin efecto una notificación puesta a disposición anteriormente: la propia AEAT advierte de que estas notificaciones conservan su régimen.

    Cómo sustituir o desmarcar los días disponibles

    Accede al servicio de días de cortesía de la sede de la AEAT con un medio de identificación admitido. Busca la elección vigente y utiliza «Modificar». Sobre el calendario, trabaja con las fechas disponibles: comprueba qué días quieres dejar señalados y cuáles deben desaparecer de la selección antes de continuar.

    La ayuda indica que los días seleccionados se muestran en verde. No confundas una marca que estás preparando con una modificación presentada. Primero se seleccionan los días; después se valida, se firma y se envía. Volver al calendario sin completar ese recorrido no es el resultado que buscas.

    Para modificar los días de cortesía de Hacienda, revisa también los sábados y domingos comprendidos en la ausencia. La AEAT indica expresamente que deben marcarse. Un cierre durante el fin de semana no queda incluido por el mero hecho de haber seleccionado los días laborables que lo rodean.

    La cortesía tiene un máximo de treinta días por año natural. Cambiar la elección no crea otro cupo independiente. Comprueba el conjunto del calendario, especialmente si ya utilizaste parte del período o si otra persona preparó la solicitud inicial.

    Qué comprobar antes de firmar la nueva selección

    Tres situaciones distintas al revisar la cortesía ya solicitada
    Lo que encuentras Qué puedes revisar ahora Qué resultado debes buscar
    Fecha señalada y todavía modificable Si debe mantenerse, sustituirse o anularse La nueva elección validada y enviada
    Fecha que el calendario no permite modificar El estado de esa fecha y las demás disponibles Un cambio limitado a las fechas que el servicio admite
    Notificación anterior al período de cortesía Su contenido y sus fechas propias Su seguimiento separado del cambio de calendario

    Antes de firmar, compara la selección con el cierre que realmente has decidido. Comprueba el inicio, el final y cualquier día intermedio que no figure marcado. Si querías anular días de cortesía y elegir otros, revisa ambas partes: quitar unas marcas y añadir otras son decisiones que deben reflejarse en el resultado.

    Si necesitas ordenar ese cambio, habla con Alexis sobre el calendario que tienes registrado y las fechas que quieres sustituir. Indica primero qué modificación necesitas; el recibo actual permitirá preparar la comprobación concreta.

    Un cambio de cierre con dos grupos de fechas

    Supuesto ilustrativo: una pequeña empresa había elegido un período de cortesía para cerrar, pero aplaza parte de su ausencia. Al entrar en el servicio, encuentra unas fechas que todavía puede modificar y otras que ya no admite cambiar. Además, tiene una notificación puesta a disposición antes del período elegido.

    La persona responsable revisa las fechas disponibles, modifica únicamente esa parte de la selección y valida el calendario completo. Antes de enviar, comprueba que el nuevo cierre está reflejado, incluidos sus fines de semana. La notificación anterior se mantiene en un seguimiento separado, porque cambiar la cortesía no la convierte en una notificación futura.

    El resultado del ejemplo es una nueva elección presentada para los días modificables y una tarea distinta para la comunicación anterior. No se ha conseguido mover todo por el hecho de cambiar parte del calendario. Esa separación evita confundir el resguardo de la modificación con una confirmación de que ya no existe nada pendiente.

    El recibo que acredita cómo quedó el calendario

    Tras validar la elección, la ayuda de la AEAT indica que debes completar «Firmar y Enviar», marcar «Conforme» y finalizar el envío. La respuesta correcta ofrece la indicación «Operación realizada correctamente», un código seguro de verificación y el acceso a «Ver recibo». Comprueba también el calendario actualizado que muestra el servicio.

    Conserva ese recibo como justificante de la elección final. El anterior ayuda a reconstruir qué habías pedido, pero no sustituye al documento del cambio. Si necesitas recuperar el resguardo más adelante, la aplicación incluye «Visualizar último recibo».

    Si otra persona gestiona la cortesía, la AEAT exige el apoderamiento GENERALNOT confirmado por el apoderado. Aclara quién hará la modificación y quién comprobará el resultado, en lugar de preparar dos solicitudes sobre el mismo calendario. Si el acceso del representante falla, puedes consultar la explicación sobre el poder y el filtro para ver notificaciones de otra persona. La guía de trámites por internet ayuda a distinguir una consulta, una solicitud y su presentación.

    La explicación se apoya en la ayuda de la AEAT para solicitar y modificar los días de cortesía. Las marcas disponibles y el justificante obtenido son los que debes comprobar en tu gestión.

    Consulta con Alexis cómo coordinar las nuevas fechas de ausencia y el seguimiento de tus notificaciones pendientes. Ten localizado el último recibo y la elección que quieres cambiar.

  • Mismas acciones en cuenta propia y conjunta: separa los grupos antes de calcular FIFO


    Las acciones de una misma empresa pueden necesitar historiales separados. ¿Debes juntar como valores homogéneos las que posees individualmente y las que compartes con otra persona? No: la AEAT distingue la titularidad única de la compartida, y también separa las cotitularidades con personas diferentes. Primero identifica el grupo al que pertenece la venta; después aplica FIFO, es decir, la salida de los valores adquiridos primero dentro de ese grupo. La antigüedad de una compra compartida no la convierte en la primera compra de tu cartera individual.

    El mismo emisor no basta para unir los historiales

    Es fácil empezar por el nombre de la empresa: buscas todas sus acciones, ordenas las compras por fecha y asignas las más antiguas a la venta. Ese orden de trabajo puede mezclar posiciones que deben permanecer separadas por su titularidad.

    El artículo 8 del Reglamento del IRPF define los valores homogéneos atendiendo al emisor, la operación financiera o unidad de propósito, la naturaleza, el régimen de transmisión y la similitud sustancial de derechos y obligaciones. Por tanto, que coincida el emisor no agota la comprobación.

    La ayuda de Cartera de Valores de la AEAT concreta la distinción que interesa aquí: las acciones que tienes como único titular y las que compartes con otras personas no se consideran homogéneas entre sí. Esta separación importa al identificar el historial del que salen el coste y la antigüedad.

    El punto de partida es la titularidad acreditada de las acciones. El nombre de la cuenta bancaria o del contrato de custodia no sustituye esa comprobación. Si todavía no está claro a quién pertenecen los títulos, ordenar las fechas en una hoja de cálculo no resuelve esa cuestión previa.

    Qué separa la AEAT al mirar la titularidad

    La comparación no termina al distinguir una cartera individual de otra compartida. La AEAT también mantiene separados los valores de una misma entidad cuando los compartes con cotitulares diferentes. Que tu porcentaje coincida en ambas posiciones no permite unirlas por ese solo motivo.

    Titularidad ya comprobada Cómo distinguir el historial Qué evitar al ordenar las compras
    Acciones que te pertenecen individualmente Grupo de titularidad única Incorporar las compras que compartes con otra persona
    Acciones que compartes con Marta Grupo de esa cotitularidad Mezclarlo con tu grupo individual por coincidir el emisor
    Acciones que compartes con Javier Otro grupo, distinto del compartido con Marta Unir ambos porque tu participación sea igual

    La tabla presupone que los documentos ya permiten identificar esas titularidades. No atribuye la propiedad a Marta o Javier por aparecer en una cuenta: muestra cómo mantener separados los historiales una vez comprobado quién posee las acciones.

    Cómo reconocer cada agrupación antes de introducir operaciones

    En Cartera de Valores, la AEAT distingue los valores no homogéneos de una misma entidad mediante agrupaciones. En ellas consta el porcentaje de titularidad, y el contribuyente puede crearlas y modificarlas. También pueden distinguirse por el nombre que asigne el usuario.

    Usa una denominación que permita reconocer la posición: por ejemplo, titularidad individual o compartida con la persona correspondiente. Un nombre genérico como «acciones antiguas» pierde la información que explica por qué ese historial se mantiene separado de otro.

    Antes de introducir una operación, debe existir el valor y su agrupación, ya sea a partir de la descarga de datos o porque los hayas creado. Revisa dónde vas a incorporar cada compra o venta: el programa necesita que la operación quede vinculada al grupo que corresponde.

    Conviene contrastar esa separación con el historial que has preparado antes de aceptar un cálculo de coste. Si al reunir los datos has ordenado todas las compras del emisor en una sola lista, vuelve a distinguir sus titularidades antes de trasladarlas.

    Si esa lista mezcla posiciones propias y compartidas, revisa con Alexis qué compras pertenecen a cada agrupación antes de trasladar el coste de la venta.

    Dos grupos con acciones del mismo emisor

    Supuesto ilustrativo: Laura tiene acciones de una empresa que le pertenecen individualmente, compradas en primavera y en otoño. Además, conserva acciones de esa misma empresa compartidas con Marta, adquiridas años antes. La titularidad de ambos grupos está acreditada y la venta que prepara corresponde al grupo individual.

    Laura no debe empezar por la compra compartida solo porque sea la más antigua. Primero deja ese historial en la agrupación con Marta. Después ordena las compras de su grupo individual: entre los títulos homogéneos de ese grupo, las acciones adquiridas en primavera preceden a las compradas en otoño.

    El resultado es que la venta del grupo individual toma primero la antigüedad y el coste del lote de primavera que corresponda, sin consumir el lote compartido con Marta. El ejemplo resuelve qué historial debe utilizarse; para calcular una ganancia concreta todavía harían falta los importes y gastos de adquisición y transmisión correspondientes.

    La diferencia es relevante aunque la pantalla inicial muestre un único nombre de empresa. Una suma de todas las acciones puede servir como dato global de consulta, pero no sustituye los grupos necesarios para asignar las operaciones.

    Aplica la antigüedad dentro del grupo correcto

    El artículo 37.2 de la Ley del IRPF establece, para los supuestos que regula, que cuando existan valores homogéneos se consideran transmitidos los adquiridos en primer lugar. La regla de antigüedad se aplica después de identificar esos valores homogéneos, no antes de separar las titularidades.

    Al terminar, deberías poder seguir el recorrido de la venta hasta su agrupación y, desde ella, hasta las compras correspondientes. Si aparece un lote de otra cotitularidad en ese recorrido, revisa la separación antes de utilizar el resultado.

    Si el historial incluye una entrega de títulos totalmente liberados, hay otra operación que revisar: la guía de coste y fecha de las acciones totalmente liberadas explica esa cuestión específica. Aquí la decisión es anterior: identificar qué acciones pertenecen a cada grupo.

    Para el contexto general de tus obligaciones, puedes consultar la guía de impuestos para autónomos de Taxea. Si necesitas comprobar cómo has organizado la cartera para tu declaración, consulta con Alexis qué historial corresponde a cada titularidad antes de aplicar FIFO.