cms.taxeastrategies.es

Blog

  • Asesor autónomo que usa una nube para documentos de clientes: quién debe autorizar esa cadena


    Quieres subir la documentación de tus clientes a una nueva nube para trabajar desde cualquier lugar. ¿Puedes hacerlo solo porque eres su asesor? Si tratas esos datos por cuenta del cliente, debes revisar el contrato y la autorización para incorporar al proveedor. Elegir una herramienta cómoda no sustituye esa comprobación.

    Lo importante es identificar qué hace cada participante. El cliente puede decidir la finalidad del tratamiento, tú gestionar documentos por su cuenta y la nube prestar un servicio que añade otro encargado. Pero ese reparto depende del trabajo real.

    El papel del asesor depende del trabajo que hace

    No uses la etiqueta «asesor» como respuesta para todo. En algunos tratamientos puedes actuar por cuenta del cliente; en otros puedes tener obligaciones y finalidades propias. Describe qué datos manejas, para qué tarea y bajo qué instrucciones antes de decidir tu papel.

    El RGPD exige que el tratamiento por cuenta de un responsable se regule mediante un contrato u otro acto jurídico que establezca su objeto, duración, naturaleza, finalidad y demás condiciones.

    Busca ese acuerdo antes de subir documentos a otra plataforma. Una cláusula comercial que dice «gestión de documentación» puede no explicar todas las condiciones del tratamiento. Conviene saber qué servicios y proveedores contempla realmente.

    La nube puede añadir otro participante al tratamiento

    El encargado no puede recurrir a otro encargado sin autorización previa por escrito, específica o general, del responsable del tratamiento.

    Por eso no basta con aceptar las condiciones de una nube desde tu cuenta personal. Debes revisar si el proveedor interviene en el tratamiento por cuenta del cliente y cómo se incorpora a la cadena contractual.

    Pregunta qué servicio contratas y qué hace con los documentos. No es igual almacenar un archivo que permitir su análisis, extracción o utilización para otras funciones. No deduzcas el alcance solo del nombre de la aplicación.

    Comprueba también desde qué cuenta se contratará. Si la prueba la abrió un colaborador con su correo particular, aclara quién administra el espacio y cómo recuperarás los archivos cuando deje de trabajar contigo. Es una pregunta operativa distinta de la autorización del cliente, y conviene resolver ambas antes de trasladar documentación.

    Revisar con Alexis cómo organizar los documentos de tus clientes

    Autorización específica y general: qué cambia

    Antes de incorporar otro proveedor
    Situación Qué debes revisar
    Autorización específica Que cubra al proveedor y tratamiento previstos.
    Autorización general Cómo informar del cambio y permitir que el responsable se oponga.
    No localizas autorización Aclarar el contrato y obtener la autorización necesaria antes de incorporar al encargado.

    Con autorización general, el encargado debe informar de los cambios previstos en la incorporación o sustitución de otros encargados y dar al responsable la oportunidad de oponerse.

    La autorización general no significa «subo primero los archivos y aviso después si alguien pregunta». Revisa el procedimiento pactado y la información que necesita el cliente para conocer el cambio antes de que se produzca.

    Ejemplo ilustrativo: utilizabas un repositorio acordado y decides pasar los documentos a otra aplicación que además extrae datos automáticamente. Antes de migrar, comprueba el proveedor, las funciones añadidas y lo que permite el contrato. Que la carpeta nueva tenga contraseña no responde a todas esas preguntas.

    Lo que debes pedir al proveedor antes de subir documentos

    Al subencargado deben imponérsele, mediante contrato u otro acto jurídico, las obligaciones de protección de datos que correspondan según el RGPD.

    Pide información sobre el servicio contratado, las medidas de seguridad y las condiciones de acceso, devolución o eliminación de documentos. Comprueba además si intervienen otros proveedores y dónde se realiza el tratamiento. Si faltan respuestas, no las sustituyas por la reputación comercial de la herramienta.

    Limita las pruebas a documentos ficticios o adecuadamente anonimizados mientras revisas la contratación. Una demostración comercial no necesita expedientes reales de clientes para mostrar cómo funciona una carpeta o una extracción de campos.

    Prueba la descarga y la eliminación con esos archivos de muestra. Así puedes detectar si la herramienta encaja con la forma en que tendrás que entregar o retirar documentos, sin exponer información personal durante la prueba.

    La guía relacionada con esta actividad sitúa la organización de tu actividad profesional. En el circuito documental, el cambio útil es poder explicar qué proveedor trata qué datos, bajo qué contrato y con qué autorización. Solo después tiene sentido trasladar los documentos que correspondan.

    Preparar con Alexis el circuito documental de tu despacho antes de cambiar de nube

    Fuentes oficiales

  • Seguro médico del autónomo: revisa la póliza antes de descontar el recibo


    Una autónoma paga desde su cuenta un seguro que cubre a varias personas de la familia. ¿Puede descontar todo el recibo? No basta con haberlo pagado: debe revisar su régimen de actividad, quién está cubierto, las condiciones familiares y los límites por persona. La póliza y el detalle de primas son tan importantes como el movimiento bancario.

    Esta explicación se refiere a la regla ordinaria del seguro de enfermedad en estimación directa. No convierte cualquier seguro familiar o colectivo en gasto aceptado ni resuelve situaciones contractuales que requieren estudiar quién contrata y paga realmente.

    La deducción tiene condiciones sobre actividad y personas cubiertas

    En estimación directa, la ley contempla las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente por su propia cobertura y la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él.

    No amplíes esa lista porque otra persona esté incluida en el mismo contrato. El recibo puede contener coberturas de familiares cuya prima no encaja en esta regla. Tampoco debe confundirse un seguro de enfermedad con otro producto asegurador que tenga una finalidad diferente.

    Si tu actividad está en otro régimen de determinación del rendimiento, revisa sus reglas antes de trasladar este gasto. El hecho de ser autónomo no significa que todos calculen su rendimiento de la misma manera.

    El límite se revisa por persona, no por recibo

    El límite es de 500 euros por cada persona incluida en la regla, o de 1.500 euros por cada una de ellas con discapacidad.

    Necesitas conocer la prima que corresponde a cada asegurado. Si la compañía cobra un recibo conjunto, solicita un desglose que permita revisarlo. No distribuyas el total a partes iguales solo porque todas las personas figuren en la póliza.

    Qué cobertura puedes llevar a la revisión
    Persona asegurada Condición que comprobar Límite legal de referencia
    El propio contribuyente Prima de enfermedad y régimen aplicable. 500 euros; 1.500 euros si tiene discapacidad.
    Cónyuge Que corresponda a su cobertura. 500 euros; 1.500 euros si tiene discapacidad.
    Hijo o hija Menor de veinticinco años y convivencia. 500 euros; 1.500 euros si tiene discapacidad.

    Estos importes son límites del gasto previsto por la ley, no dinero que Hacienda te devuelve directamente. El efecto en la declaración depende de la prima que cumple las condiciones y del cálculo de tu rendimiento.

    Calcular con Alexis la parte de tu seguro médico que cumple las condiciones

    Tomador, asegurado y pagador son datos diferentes

    El tomador contrata el seguro; el asegurado recibe la cobertura; el pago puede salir de una cuenta que debes identificar. En una póliza familiar o colectiva esos papeles pueden no coincidir. No los des por equivalentes al revisar el recibo.

    La regla legal habla de primas satisfechas por el contribuyente para determinadas coberturas. Si otra persona contrata o paga, o si existe un reembolso posterior, describe cómo funciona la operación antes de afirmar que el gasto encaja.

    Ejemplo ilustrativo: una póliza reúne al autónomo, su cónyuge y otro familiar. El cargo conjunto no permite incluir a todas las personas automáticamente. Debes identificar quién cumple la regla y qué prima le corresponde, además de aplicar el límite individual.

    Qué hacer con una póliza colectiva o poco clara

    Pide las condiciones, la identificación de los asegurados y el desglose de primas del periodo. Si la cobertura se paga a través de otra entidad, reúne también los documentos que explican esa relación. La pregunta no se resuelve solo con el logotipo de la aseguradora.

    Cuando no se pueda identificar con claridad quién ha satisfecho la prima o qué parte corresponde a cada cobertura, deja el cálculo pendiente de esa aclaración. Este artículo no resuelve la aceptación de una póliza colectiva concreta ni reproduce casos de terceros.

    La guía relacionada con esta actividad sitúa el seguro dentro de los gastos de la actividad. Para esta partida, la revisión útil debe terminar con personas elegibles, primas identificadas y límites aplicados a cada una, sin trasladar el recibo entero como un único gasto.

    Si la póliza agrupa varias coberturas, pide el desglose de la prima de enfermedad. No traslades al cálculo todo el recibo sin saber qué parte corresponde a ese seguro y a qué personas cubre durante el periodo.

    Consultar a Alexis cómo encaja tu póliza en los gastos de la actividad

    Fuentes oficiales

  • Diseñador con nómina y trabajos por cuenta propia: qué separar para preparar tu renta


    Antes de sentarte a preparar la renta, separa la nómina de los proyectos de diseño que facturas por tu cuenta. ¿Cómo revisas ambos sin duplicar ingresos ni perder retenciones? Utiliza el certificado del empleo para el trabajo asalariado y la documentación de tu actividad para los encargos propios. El extracto bancario, por sí solo, no explica todo.

    El banco muestra dinero que entra y sale. Puede mezclar sueldo neto, facturas con retención, anticipos de clientes y movimientos personales. Tu declaración necesita distinguir qué representa cada cantidad.

    La nómina y tus proyectos de diseño llegan a apartados diferentes

    La Ley del IRPF distingue los rendimientos del trabajo derivados de una relación laboral de los rendimientos de una actividad económica por cuenta propia.

    Para la nómina, pide el certificado de retenciones del empleador y compáralo con la información fiscal. Para el diseño independiente, reúne las facturas emitidas, los gastos de la actividad y los registros que debas llevar.

    Si cambiaste de empleo o tuviste más de un pagador, identifica cada certificado. Y si empezaste a facturar a mitad de año, sitúa las fechas de la actividad. No reconstruyas todo como si hubieras tenido la misma situación desde enero.

    No reconstruyas los ingresos únicamente desde el banco

    Una factura de diseño puede generar un cobro neto distinto de los honorarios. Para revisarla necesitas su desglose y saber qué se ha retenido, si corresponde. El importe que llega a tu cuenta no sustituye esa información.

    Qué documento ayuda con cada ingreso
    Concepto Documento de partida Qué conviene contrastar
    Trabajo asalariado Certificado del empleador. Rendimientos y retenciones del empleo.
    Encargos de diseño Facturas y registros de la actividad. Honorarios, conceptos y periodo.
    Retenciones de clientes Facturas y certificados del pagador. Que correspondan a los ingresos declarados.

    Ejemplo ilustrativo: recibes en el mismo mes la nómina y el pago de una identidad visual. Aunque ambos entren como transferencias, no debes sumarlos como si fueran salario neto. Necesitas identificar el rendimiento laboral y la operación profesional, cada uno con su documentación.

    Separar con Alexis tus ingresos de nómina y de diseño

    Los gastos del diseño necesitan su propia explicación

    Revisa qué compras corresponden a tus encargos y cuáles a tu vida personal. Una herramienta, una licencia o un equipo requieren explicar su relación con la actividad y el tratamiento que les corresponde. Que también trabajes como empleado no permite asignar cualquier gasto al diseño independiente.

    Con los equipos, diferencia una adquisición que debe amortizarse de un servicio que se consume durante el periodo. Y con las suscripciones, identifica quién contrata, qué cubren y para qué proyectos se utilizan. El movimiento de tarjeta no es una descripción suficiente.

    El Reglamento del IRPF exige revisar el uso en la actividad para considerar afectos los elementos patrimoniales, con las condiciones que establece.

    Si un mismo recurso tiene uso personal y profesional, describe ambos antes de aplicar una proporción. No adoptes un porcentaje porque lo utiliza otro diseñador: el tipo de bien y las reglas de afectación importan.

    Prepara las retenciones sin confundirlas con el dinero cobrado

    Separa las retenciones del empleo de las que puedan practicar tus clientes. Son anticipos fiscales asociados a rendimientos distintos. Su revisión debe permitir relacionar cada cantidad con el ingreso al que pertenece.

    Contrasta los certificados con tus facturas y datos fiscales. Si falta una retención o aparece una cantidad diferente, identifica el pagador y la operación. No compenses una discrepancia restando el importe del ingreso sin estudiar qué ocurrió.

    Reúne también los pagos fraccionados que correspondan a la actividad. No los confundas con gastos de diseño ni con transferencias personales. La guía relacionada con esta actividad te ayuda a ordenar estas obligaciones dentro del conjunto de tu renta.

    La preparación será más sencilla si entregas dos grupos claros: empleo y actividad propia. Dentro de cada uno, separa ingresos, gastos cuando proceda y anticipos fiscales. Esa organización permite revisar el fondo sin convertir una lista de movimientos bancarios en una declaración improvisada.

    ¿El importe de una factura no coincide con lo ingresado? Comprueba antes de sumarlo si hay retención, un pago parcial o varias facturas agrupadas. El movimiento bancario ayuda a localizar el cobro, pero necesitas su desglose para entender los ingresos de la actividad.

    Preparar con Alexis la renta de tu empleo y tus proyectos por cuenta propia

    Fuentes oficiales

  • Antes de estrenar el nombre del negocio: comprueba que puede funcionar como marca


    Un nombre puede estar libre como dominio y seguir dando problemas para registrarlo como marca. ¿Comprar la dirección web protege el nombre de tu negocio? No: revisa si el signo puede distinguir tus productos o servicios y si entra en conflicto con derechos anteriores. Son comprobaciones diferentes de la disponibilidad de una dirección.

    Conviene hacerlas antes de pagar por rotulación, envases o campañas. Cambiar de nombre cuando todo está preparado puede obligarte a rehacer materiales que todavía no has utilizado.

    El dominio resuelve una dirección, no la protección de una marca

    La búsqueda de un dominio te dice si puedes contratar esa dirección bajo las condiciones del proveedor. No examina por ti todos los motivos que pueden impedir registrar o utilizar una marca.

    Empieza por describir qué productos o servicios identificará el nombre. La misma palabra puede necesitar un análisis diferente según el uso al que se destine. Una búsqueda sin esa descripción puede producir una falsa sensación de seguridad.

    Separa además el nombre que quieres usar, el signo que pretendes registrar y las variantes que aparecerán en materiales. Un logotipo con elementos adicionales no debe darse por equivalente a la protección de cualquier uso aislado de una palabra.

    Un nombre descriptivo puede dar problemas aunque esté libre

    La falta de carácter distintivo figura entre las prohibiciones de registro de la Ley de Marcas, con las condiciones que establece.

    La ley también limita el registro de signos exclusivamente descriptivos de características de los productos o servicios, en los términos de su artículo 5.

    La ley prevé que determinadas prohibiciones no impidan el registro si el uso ha permitido adquirir carácter distintivo antes de la concesión. No basta con afirmar que has utilizado el nombre: esa circunstancia necesita su propio análisis.

    Por tanto, que no encuentres una marca igual no termina la revisión. Puede que el nombre describa simplemente lo que vendes o una cualidad que otros negocios necesitan expresar. La aptitud del signo y la búsqueda de coincidencias son preguntas distintas.

    Tres comprobaciones que no se sustituyen
    Qué compruebas Qué cuestión resuelve Qué queda por estudiar
    Dominio disponible La contratación de una dirección web. El nombre como signo de mercado.
    Capacidad distintiva Si el signo puede identificar origen empresarial. Posibles conflictos anteriores.
    Marcas anteriores Coincidencias y semejanzas relevantes. La valoración completa de los motivos de registro.

    Planificar con Alexis los gastos previos al lanzamiento de tu negocio

    La búsqueda de marcas anteriores debe atender al uso

    La ley contempla conflictos con marcas anteriores idénticas o semejantes cuando, en las condiciones que establece, existe riesgo de confusión para el público.

    No busques únicamente una coincidencia exacta de letras. La semejanza del signo y los productos o servicios relacionados pueden importar. Si encuentras un resultado parecido, identifica qué protege y desde cuándo antes de descartarlo.

    Ejemplo ilustrativo: vas a lanzar un servicio y el dominio con su nombre está libre. Encuentras después una marca semejante para servicios relacionados. La disponibilidad de la web no elimina esa cuestión; necesitas estudiarla antes de construir la identidad del negocio.

    Si quieres operar en más mercados, revisa también el alcance territorial que necesitas. No confundas una búsqueda limitada con una comprobación universal. La estrategia de protección debe responder al uso previsto y al presupuesto.

    Decide el nombre antes de invertir en rotulación y materiales

    Prepara una lista corta de alternativas y describe para qué se utilizará cada una. Es más sencillo comparar opciones antes de que una esté impresa en todos los materiales. No bases la decisión solo en que el dominio es barato o la palabra suena bien.

    Si un profesional revisa la marca, facilita el signo, los productos o servicios y el territorio previsto. Pide que se explique el alcance del análisis y sus límites. Una comprobación previa ayuda a decidir, pero no permite prometer la aceptación de cualquier solicitud.

    Incluye los costes de identidad y protección en el presupuesto de inicio. La guía relacionada con esta actividad te ayuda a ordenar el alta del negocio; esa alta y la protección del nombre son trámites distintos que conviene coordinar.

    El nombre debería llegar a los materiales después de una revisión suficiente de su uso y registro. Tener la dirección web es una pieza útil del lanzamiento, pero no la respuesta a todas las preguntas sobre la marca.

    Si vas a contratar el diseño de una marca, acuerda qué nombres se están valorando antes de encargar rótulos o materiales. Un nombre disponible como dominio puede requerir cambios tras la búsqueda de derechos anteriores, y cuanto antes lo sepas, menos piezas tendrás que rehacer.

    Organizar con Alexis el alta y el presupuesto antes de estrenar tu marca

    Fuentes oficiales

  • Un cliente te pide prueba de alta: cuándo sirve el certificado censal y cuándo necesitas otro


    La AEAT ofrece certificados censales y certificados de actividad con finalidades distintas. ¿Cuál envías cuando un cliente te pide «prueba de alta»? Primero aclara qué necesita acreditar. El certificado censal informa de tu situación en el censo; no sustituye por sí solo una comprobación de estar al corriente de pagos.

    En una validación de proveedor, elegir bien el documento evita enviar información que no resuelve la petición o encadenar certificados hasta que alguien acepte uno. Pide el texto exacto del requisito antes de tramitarlo.

    Pregunta qué necesita acreditar tu cliente

    «Alta fiscal» puede ser una expresión informal del departamento de compras. Quizá quieren comprobar la actividad, identificar al proveedor o confirmar el cumplimiento de obligaciones tributarias. Esas preguntas no son equivalentes.

    Solicita que te indiquen el certificado admitido, el organismo emisor y si exigen una fecha de expedición determinada. No prometas que cualquier justificante de alta servirá si todavía no conoces el requisito.

    Si el cliente tiene un formulario o una lista de documentos, úsala como punto de partida. Pero comprueba su significado: una casilla titulada «IAE» puede estar pidiendo un certificado concreto, y no una copia de cualquier comunicación censal.

    Qué acredita la situación censal

    La AEAT describe el certificado de situación censal como el documento para acreditar datos en el censo como obligado tributario, empresario, profesional o retenedor.

    Eso permite enfocar la revisión en lo que aparece registrado. Comprueba tu identificación y los datos relevantes para la petición antes de enviarlo. Si observas una diferencia respecto a tu actividad real, descargar otra copia no corregirá el dato de origen.

    También distingue un certificado expedido de una solicitud en trámite. El cliente necesita el documento que acredita el hecho solicitado, no únicamente la pantalla en la que pediste obtenerlo.

    Elegir con Alexis el certificado que acepta tu cliente

    IAE y estar al corriente responden a otras comprobaciones

    La ficha de la AEAT identifica el certificado de IAE como una vía para acreditar el alta en la obligación del Impuesto sobre Actividades Económicas.

    Elige según lo que te están pidiendo
    Petición del cliente Documento que debes identificar Pregunta que queda abierta
    Datos inscritos en el censo Certificado de situación censal. Qué datos concretos exige comprobar.
    Acreditación de la actividad en IAE Certificado tributario de IAE. Qué actividad y periodo debe cubrir.
    Cumplimiento de obligaciones fiscales Certificado específico de estar al corriente. Requisito y finalidad para los que se solicita.

    No interpretes esta comparación como una lista de documentos que debas enviar juntos. Su utilidad es elegir el que responde a la pregunta del cliente. Si pide varios, comprueba la finalidad de cada uno.

    Ejemplo ilustrativo: un cliente quiere incorporar tu negocio como proveedor y necesita conocer la actividad declarada. Le envías un documento bancario de un pago de impuestos. Aunque sea auténtico, no responde a la comprobación solicitada. La solución es aclarar el requisito, no añadir extractos personales.

    Cómo enviar el documento sin dar más información de la necesaria

    Descarga el certificado desde el trámite oficial y comprueba que corresponde a la persona o empresa que contratará el servicio. Si facturas con una entidad y aportas documentos de otra, el cliente puede no poder completar su validación.

    Revisa la fecha, el contenido y los medios de comprobación que incorpora el documento. No edites el certificado para ocultar una discrepancia. Si contiene información que no quieres compartir, consulta con el destinatario si admite otro documento adecuado al requisito.

    Evita enviar contraseñas, accesos a la sede o copias de documentación ajena a la petición. Un cliente que necesita verificar tu alta no necesita entrar en tu cuenta tributaria. Acuerda un canal de entrega y conserva qué documento se remitió.

    La guía relacionada con esta actividad explica cómo encaja el IAE en el inicio y seguimiento de la actividad. Para este trámite comercial, la mejor respuesta es el certificado correcto, con los datos que se piden y sin confundir prueba de actividad con prueba de cumplimiento tributario.

    Si compras te devuelve el documento, pregunta qué dato falta. Puede ser un requisito de su alta de proveedores y no un error del certificado. Esa respuesta te permitirá pedir el justificante adecuado.

    Revisar con Alexis la documentación fiscal que te exigen como proveedor

    Fuentes oficiales

  • Comprar el equipo antes de diciembre no basta: cuándo empieza su amortización


    Un negocio compra una máquina en diciembre, pero la instalación termina en enero. ¿La factura de diciembre basta para empezar a amortizarla? No: importa cuándo el equipo está en condiciones de funcionamiento y qué tratamiento le corresponde. Adelantar el pago no convierte automáticamente toda la compra en gasto del año.

    La amortización reparte el coste del activo según las reglas aplicables. Antes de calcularla, distingue la compra, la entrega, la instalación y la disponibilidad para el uso previsto. Esas fechas pueden no coincidir.

    La fecha de compra no basta para empezar a amortizar

    En Sociedades, el reglamento establece que el inmovilizado material y las inversiones inmobiliarias empiezan a amortizarse cuando están en condiciones de funcionamiento.

    El Plan General de Contabilidad establece la amortización de forma sistemática y racional según la vida útil y el valor residual del bien.

    Una compra de inmovilizado no debe tratarse como si todo su precio fuera un consumo inmediato. Si el equipo va a utilizarse durante varios ejercicios, tendrás que estudiar su registro y amortización, además de las reglas fiscales que correspondan.

    El justificante de pago ayuda a conocer cómo se ha financiado. No demuestra por sí solo que el activo esté listo para trabajar. Puede haberse pagado por adelantado, haber llegado incompleto o necesitar una instalación imprescindible.

    Qué significa estar en condiciones de funcionamiento

    La pregunta práctica es si el equipo puede operar de la forma prevista. No confundas un embalaje recibido con una máquina instalada, ni una instalación completada con un proyecto que todavía necesita adaptaciones para poder usarse.

    El precio de adquisición del inmovilizado incluye los gastos adicionales directamente relacionados hasta su puesta en condiciones de funcionamiento, según la norma contable.

    Por eso el transporte, montaje o instalación pueden necesitar incorporarse al coste del activo, en lugar de tratarse automáticamente como gastos separados del mes. Revisa su relación con la compra y las condiciones aplicables.

    Revisar con Alexis cuándo empieza a amortizar tu nuevo equipo

    Una entrega de diciembre y una instalación de enero

    Fechas que debes distinguir al cerrar el año
    Hito Qué permite saber Qué no resuelve por sí solo
    Factura y pago Compra documentada y dinero entregado. Disponibilidad para el uso.
    Recepción del equipo Qué se ha entregado. Que esté instalado y preparado.
    Equipo listo para funcionar Situación operativa del activo. El método o incentivo fiscal que pueda aplicarse.

    Ejemplo ilustrativo: una empresa recibe un equipo al final de diciembre. El proveedor debe montar una parte esencial en enero y hasta entonces no puede utilizarse para su finalidad. La revisión del cierre debe reflejar esa situación; no basta con que el banco haya cargado la compra en diciembre.

    En cambio, que un equipo listo para funcionar permanezca parado por una decisión del negocio plantea una cuestión distinta. No equipares falta de pedidos con instalación pendiente. Describe por qué no se está utilizando antes de decidir el tratamiento.

    Conserva el albarán y la documentación de la instalación, si existen, junto con una explicación de la fecha en que quedó operativo. No hace falta inventar una prueba especial: sirven los documentos reales que permiten entender qué ocurrió.

    La compra debe responder a una necesidad del negocio

    Antes de adelantar una inversión por el cierre, calcula qué dinero necesitas y cuándo te aportará utilidad. La amortización no devuelve automáticamente el precio pagado. El efecto fiscal depende de tu régimen, del resultado y de las condiciones que puedas aplicar.

    En Sociedades, la deducibilidad de la amortización se relaciona con la depreciación efectiva del inmovilizado en los términos de la ley.

    Si eres autónomo, revisa el régimen de tu actividad y sus reglas específicas antes de trasladar una tabla o un incentivo pensado para otra situación. La compra, la afectación al negocio y el cálculo fiscal necesitan encajar.

    La guía relacionada con esta actividad ayuda a distinguir inversiones y gastos de la actividad. Para esta decisión, empieza por la necesidad del equipo y su fecha operativa. Después calcula la amortización que corresponda, sin utilizar la fecha de factura como atajo.

    Pregunta al proveedor si la entrega incluye la instalación necesaria. Esa respuesta ayuda a distinguir un equipo completo de una compra que todavía requiere trabajos para poder utilizarse.

    Valorar con Alexis la inversión y su efecto real en el cierre

    Fuentes oficiales

  • Empresario o profesional en el IAE: no se elige por el nombre que pones en la factura


    Llamarte «empresa» en la web no convierte por sí solo una actividad profesional en empresarial. ¿Puedes escoger una de las dos para cambiar tus obligaciones? La clasificación del IAE depende de la actividad que desarrollas y de sus tarifas. Las consecuencias fiscales se comprueban después, a partir de esa realidad.

    La duda suele aparecer al preparar una factura, añadir un servicio o hablar con un cliente que pide «factura de empresa». Conviene aclarar qué está solicitando antes de cambiar un alta que quizá ya describe correctamente tu trabajo.

    La clasificación depende del servicio o negocio que desarrollas

    La instrucción del IAE describe la actividad económica por la organización por cuenta propia de medios de producción o recursos humanos para intervenir en bienes o servicios.

    Lo que necesitas describir es qué entregas al cliente y cómo lo haces. «Servicios», «soluciones» y «asesoramiento» pueden ser demasiado amplios si detrás hay operaciones diferentes. Una descripción concreta permite buscar la clasificación aplicable sin adivinar.

    No utilices la marca comercial como único dato. Dos negocios con nombres parecidos pueden prestar servicios distintos, y una misma persona puede desarrollar más de una actividad bajo la misma marca.

    Para describir el servicio, piensa en un encargo reciente: qué te pidió el cliente, qué trabajo hiciste y qué recibió al terminar. Si también vendiste productos, anótalo por separado. Esa explicación ayuda más que una tarjeta que te presenta como «director» o «consultor», porque permite distinguir las operaciones que realmente facturas.

    Qué significa cada sección de las tarifas

    La sección primera recoge actividades empresariales; la sección segunda clasifica actividades profesionales ejercidas por personas físicas y la tercera recoge actividades artísticas.

    Esta distinción no es una escala de tamaño o prestigio. Trabajar solo no resuelve por sí mismo la clasificación, y tener más clientes tampoco autoriza a elegir otra sección. Hay que leer la actividad concreta y las reglas que la acompañan.

    Qué dato decide cada cuestión
    Lo que quieres saber Dato que necesitas Dato que no basta
    Clasificación de la actividad Servicio real y tarifa aplicable. Nombre comercial.
    Tratamiento de una factura Operación y condiciones fiscales. Preferencia del cliente por una etiqueta.
    Alta de una actividad adicional Qué empieza y qué continúa. Que todo se anuncie en la misma web.

    La retención es una consecuencia que se comprueba aparte

    El Reglamento del IRPF regula las retenciones de rendimientos profesionales con sus propias condiciones.

    Por eso no es correcto decidir primero que quieres facturar sin retención y cambiar la descripción para obtener ese resultado. Comprueba la naturaleza del servicio y quién paga, además de las circunstancias previstas por la norma.

    Si un cliente te pide retirar una retención, pregúntale por el motivo y revisa el caso. Puede haber un error en tu factura, pero también una confusión del destinatario. El texto «soy empresa» no aporta por sí solo la información necesaria.

    Comprobar con Alexis si tu actividad está bien clasificada

    Ejemplo ilustrativo: una persona presta un servicio profesional y empieza a vender además productos. Las ventas nuevas no cambian automáticamente la naturaleza del servicio que sigue prestando. Necesita distinguir las operaciones y revisar cómo se documenta cada una.

    Cuando empiezas otra actividad, revisa ambas

    Escribe qué hacía tu negocio antes y qué hará a partir del cambio. Indica si vendes algo nuevo, utilizas una organización diferente o simplemente anuncias con otras palabras el mismo servicio. Esa comparación evita modificaciones censales innecesarias.

    Si realmente hay una segunda actividad, comprueba cómo incorporarla y qué obligaciones añade. No sustituyas la anterior por defecto si continúa. Y no reutilices una factura antigua para operaciones distintas sin revisar su descripción y tratamiento.

    Si una misma factura reúne servicios y productos, identifica cada concepto antes de decidir su tratamiento. Que el cliente pague todo mediante una transferencia no convierte las operaciones en una sola actividad.

    La guía relacionada con esta actividad sirve para entender las altas y clasificaciones del IAE. Para resolver tu caso, acompaña la consulta con ejemplos de servicios concretos, contratos o presupuestos, ocultando información de clientes que no sea necesaria.

    La decisión correcta debe poder explicarse desde el trabajo que realizas. Si solo puede justificarse por el nombre que quieres poner en la factura, falta revisar el fondo de la actividad.

    Revisar con Alexis el IAE y las retenciones de los servicios que prestas

    Fuentes oficiales

  • Publicidad de una película: el límite de financiación no es el mismo que el de la base de deducción


    La ley utiliza topes diferentes para la base de una producción cinematográfica española y para financiar determinados gastos de copias y promoción. ¿Puedes usar el límite de la base como si fuera el del inversor? No: uno delimita costes del productor y otro la financiación que contempla el artículo 39.7.

    Antes de presentar una oferta de financiación para el estreno, separa coste de producción, copias y publicidad. Utilizar el mismo porcentaje para todo puede inflar una previsión que el contrato no corrige por sí solo.

    Un límite calcula la base del productor y otro acota la financiación

    En la base de la deducción del productor, los gastos de copias y de publicidad y promoción a su cargo se incluyen con un límite conjunto del 40 % del coste de producción.

    La regla del financiador contempla los gastos de copias, publicidad y promoción a cargo del productor hasta el límite del 30 % de los costes de producción.

    Estas cifras no son tipos de rentabilidad. Tampoco significan que el inversor reciba una deducción igual al presupuesto promocional. Delimitan conceptos dentro de reglas que tienen otros requisitos y límites.

    El artículo se refiere a la comparación en producciones cinematográficas españolas dentro del régimen explicado. No traslada estos topes a cualquier evento ni a cualquier incentivo territorial. Antes de calcular, identifica qué producción y qué norma estás aplicando.

    Compara los topes sobre el mismo coste de producción

    Dos límites con funciones diferentes
    Regla Qué limita Referencia del cálculo
    Base del productor Copias y publicidad y promoción, conjuntamente. 40 % del coste de producción.
    Financiación prevista en el artículo 39.7 Financiación de esos gastos a cargo del productor. 30 % de los costes de producción.

    Utiliza una definición coherente del coste de producción al comparar ambas reglas. Si en una hoja incluyes promoción dentro del coste de referencia y en otra la separas, puedes estar comparando cifras que no responden al mismo cálculo.

    Ejemplo ilustrativo: una película prevé una campaña de lanzamiento amplia. El productor estudia qué parte de copias y promoción puede formar parte de su base, mientras un inversor estudia cuánto de esos gastos puede financiar bajo su régimen. La primera respuesta no determina automáticamente la segunda.

    También revisa que los gastos estén realmente a cargo del productor y correspondan a la producción. Un presupuesto de una distribuidora o una campaña de otra entidad no debe incorporarse sin aclarar quién soporta cada coste.

    Comprobar con Alexis el presupuesto fiscal de promoción de la película

    La fecha del gasto de promoción también importa

    Para financiar copias, publicidad y promoción, la aportación puede ser anterior o posterior al gasto, pero no después del periodo impositivo en que el productor incurre en él.

    Esta regla temporal debe revisarse aparte de los porcentajes. Que una cantidad encaje en el tope no demuestra que se haya aportado a tiempo. El calendario del contrato y el de los gastos necesitan compararse.

    No utilices por defecto la regla temporal de los costes de producción para los gastos de promoción. La ley los trata expresamente de forma diferente. Una oferta genérica de «financiación de la película» puede ocultar esa distinción si no desglosa conceptos.

    Si el ejercicio del productor no coincide con el año natural, identifica su periodo impositivo. No traduzcas automáticamente la regla a diciembre sin conocer cuándo termina ese periodo.

    Qué pedir antes de financiar el estreno

    Solicita un presupuesto que separe producción, copias y promoción, con la identificación de quien soporta los gastos y las fechas previstas. Después contrasta el coste real a medida que se ejecuta. Un límite calculado sobre una estimación puede variar si cambia el proyecto.

    Revisa el incentivo generado, el importe ya comprometido y las condiciones del contrato. La capacidad de aplicación del inversor también debe estudiarse. Ninguno de los topes explicados permite prometer una ganancia o un ahorro inmediato.

    La guía relacionada con esta actividad ayuda a situar la operación dentro del negocio. Para esta financiación audiovisual, la comparación que importa es concreta: qué gastos entran en la base del productor, cuáles puede financiar el inversor bajo su regla y en qué periodo debe aportar las cantidades.

    Si la propuesta usa un único límite para ambas preguntas, pide que se rehaga el desglose antes de firmar. Esa aclaración puede cambiar el importe financiable y el calendario del estreno.

    Estudiar con Alexis la financiación de copias y publicidad antes del estreno

    Fuentes oficiales

  • Dar clases por tu cuenta o montar una academia: la diferencia que importa para el IAE


    Elegir el grupo del IAE porque tus alumnos son empresas puede llevarte a una clasificación incorrecta. ¿Importa más quién paga las clases o cómo organizas la enseñanza? Para empezar, describe si prestas tú personalmente el servicio docente o si desarrollas una organización empresarial. El destinatario no resuelve por sí solo esa diferencia.

    El IAE tiene tarifas y secciones distintas. Antes de buscar un número, explica qué haces, quién imparte las clases y qué medios organizas. El nombre «formación» abarca actividades que necesitan revisarse con más detalle.

    El destinatario del curso no decide por sí solo el grupo

    Dar una clase a empleados de una empresa no convierte automáticamente el servicio en enseñanza superior. Tampoco basta con decir que tus alumnos son particulares para saber qué actividad describes. Hay que examinar el contenido y la forma real de prestar el servicio.

    La instrucción del IAE considera profesionales las actividades clasificadas en su sección segunda cuando las ejercen personas físicas.

    La clasificación no se decide por una palabra del contrato. Una misma persona puede utilizar términos comerciales como «escuela», «mentor» o «academia» y necesitar comprobar qué actividad realiza realmente a efectos del impuesto.

    Dar clase personalmente y organizar una academia

    Si tú preparas e impartes las clases, describe ese trabajo personal y los medios que utilizas. Si organizas cursos impartidos por otras personas, coordinas grupos o vendes un servicio educativo con una estructura propia, explica también esos hechos.

    Las tarifas incluyen en la sección profesional un grupo de personal docente de enseñanzas diversas, con ejemplos como idiomas y preparación de exámenes.

    No uses esa mención para encajar cualquier formación sin leer la actividad concreta. Las tarifas también contienen categorías empresariales de enseñanza. El contraste entre ambas es necesario para describir un negocio que puede haber crecido desde unas clases personales hasta una organización distinta.

    Describir con Alexis cómo organizas realmente tus clases

    Hechos que ayudan a describir la enseñanza
    Cómo funciona Información que conviene aportar
    Impartes personalmente las clases Materia, formato y medios utilizados en tu servicio docente.
    Organizas cursos impartidos por otras personas Coordinación, contratación y estructura del negocio.
    Combinas clases y otras ventas Qué recibe el cliente por cada servicio o producto.

    Describe qué vendes antes de buscar el epígrafe

    Prepara una descripción que permita distinguir una clase en directo, un curso organizado y un contenido vendido sin intervención docente posterior. No los agrupes solo porque todos se anuncien en la misma web.

    Indica además si trabajas por cuenta propia o si estás describiendo un empleo. Este artículo trata de actividad económica independiente. La clasificación de una nómina no se resuelve escogiendo una tarifa del IAE.

    Ejemplo ilustrativo: empiezas impartiendo tú clases de conversación y después incorporas docentes, grupos y un calendario de cursos. Antes de reutilizar el alta inicial, revisa si la organización y los servicios siguen siendo los mismos. La respuesta depende del cambio real, no solo del nuevo nombre del negocio.

    Si hay varias actividades, explica cuáles continúan y cuáles comienzan. Una descripción precisa ayuda a revisar las altas sin borrar por error una actividad que aún desarrollas.

    El alta en IAE no resuelve por sí sola el tratamiento de la factura

    La clasificación es una parte de la revisión. No deduzcas de ella, sin más, cómo debe tratarse cada factura. La naturaleza de la prestación y las condiciones del impuesto correspondiente necesitan su propio análisis.

    Lo mismo ocurre con las retenciones y otras obligaciones. Es preferible comprobarlas a partir de la actividad bien descrita que escoger primero el resultado fiscal que te gustaría y buscar después una etiqueta que parezca justificarlo.

    La guía relacionada con esta actividad explica el contexto del alta en actividades económicas. Para la enseñanza, lleva a la revisión una descripción de las clases, quién las imparte y cómo se organiza el servicio. Esa información aporta más que una captura de la tarifa de otro docente.

    Si tu trabajo sigue siendo personal, analiza esa realidad; si has creado una academia, describe su organización. Elegir bien comienza por explicar el negocio que existe, no el que sugiere una palabra de la publicidad.

    Antes de solicitar el alta, concreta si enseñarás personalmente, organizarás cursos impartidos por otras personas o combinarás ambas tareas. El formato presencial o por internet no cuenta, por sí solo, toda la actividad que vas a desarrollar.

    Revisar con Alexis la clasificación de tu actividad docente

    Fuentes oficiales

  • La renta sale a devolver, pero cerraste la cuenta bancaria: cómo revisar el ingreso pendiente


    Tu declaración sale a devolver y descubres que el IBAN pertenece a una cuenta cerrada. ¿Puedes cambiarlo? La AEAT permite modificar la cuenta de devolución si todavía no se ha enviado la orden de transferencia. Entra en el expediente y comprueba si ese servicio sigue disponible antes de presentar nada más.

    El estado de la devolución cambia el siguiente paso. Una cuenta equivocada detectada antes del envío no se resuelve igual que una transferencia ya ordenada. Presentar otra declaración sin revisar el expediente puede añadir un problema que no tenías.

    Comprueba primero si la transferencia está ordenada

    La ayuda oficial permite consultar o modificar el IBAN de devolución mientras no se haya enviado la orden de transferencia a la entidad bancaria.

    Accede al expediente de la declaración presentada y busca los servicios disponibles. No basta con abrir el formulario de un año distinto o revisar un borrador anterior. Debes localizar la declaración cuyo ingreso esperas.

    Comprueba también el IBAN completo. Puede tratarse de una cuenta antigua, de una cuenta que sigue abierta o de un error al copiar el número. Confirma su situación con el banco si no estás seguro; no cambies datos solo porque no reconoces el nombre comercial que aparece en un documento.

    Cómo cambiar la cuenta si el servicio sigue disponible

    En los servicios del expediente, la AEAT ofrece la opción de modificar la cuenta IBAN de devolución cuando se cumplen las condiciones indicadas en su ayuda.

    Introduce la nueva cuenta y revisa los datos antes de confirmar. La ayuda describe una pantalla de continuación y otra de aceptación. Completar un campo no significa que el cambio esté guardado: comprueba que obtienes la confirmación de la modificación.

    Utiliza una cuenta cuya titularidad puedas acreditar. Si interviene un representante, asegúrate de que trabaja sobre tu expediente y de que te devuelve la confirmación. La cuenta debe responder a las condiciones del trámite, no a la comodidad de quien lo realiza.

    Revisar con Alexis el IBAN de tu devolución pendiente

    Declaración conjunta y comprobación de titularidad

    En declaraciones conjuntas, la ayuda de la AEAT indica que se requiere la referencia del cónyuge para modificar la cuenta de devolución.

    La ayuda advierte que, cuando se accede con referencia o como colaborador, debe verificarse la cuenta bancaria porque se comprobará su titularidad.

    Prepara la identificación necesaria antes de empezar. Si te falta un dato, no improvises una cuenta ajena ni solicites a otra persona que te preste sus claves. Es preferible completar correctamente el acceso que dejar una modificación pendiente de confirmar.

    El estado del ingreso marca la actuación
    Qué compruebas Siguiente paso
    La modificación está disponible Corregir el IBAN y obtener su confirmación.
    La opción no aparece Consultar el estado y la ayuda del expediente, sin asumir el motivo.
    La transferencia ya se ordenó Aclarar la incidencia con AEAT y banco según el estado real del ingreso.

    Si la devolución ya salió hacia la cuenta cerrada

    Si la orden ya se envió, el servicio de modificación puede no resolver la incidencia. Comprueba qué muestra el expediente y pregunta al banco por la situación del ingreso. No des por hecho que el dinero llegará a otra cuenta que tengas en la misma entidad.

    Ejemplo ilustrativo: cerraste una cuenta después de presentar la renta y mantienes otra abierta en ese banco. Esa segunda cuenta no sustituye automáticamente al IBAN declarado. Necesitas confirmar qué ocurrió con la transferencia y qué actuación admite el expediente.

    Conserva la información de la cuenta cerrada, la nueva cuenta y el estado que muestra Hacienda. Si consultas la incidencia, describe esos hechos y la fecha de cierre. No necesitas volver a enviar todos los documentos de la declaración para explicar un problema bancario concreto.

    La guía relacionada con esta actividad sitúa la devolución dentro de tus obligaciones personales. Para esta duda, el orden práctico es localizar la declaración, comprobar si hay orden de transferencia y utilizar la actuación que corresponda a ese estado. Corregir el IBAN no permite prometer una fecha de cobro.

    Comprueba que estás corrigiendo la cuenta de devolución de esa declaración concreta. Cambiarla en una ficha personal o comunicársela al banco no demuestra que se haya modificado el IBAN dentro del expediente de renta.

    Consultar a Alexis el siguiente paso si cerraste la cuenta de la renta

    Fuentes oficiales