El proveedor va a cerrar el acceso a la plataforma donde hiciste una prueba de I+D. ¿Qué conviene guardar antes de perder los registros? Descarga los datos y conserva la información que permite saber de qué prueba proceden. Anota la fecha, la versión del sistema y el significado de los campos que utilizarás para explicar el resultado. Abre la exportación fuera de la plataforma antes de que expire el acceso y comprueba que el equipo puede reconstruir lo observado.
Empieza por la pregunta técnica que tendrá que explicar el equipo
Localiza la memoria o el plan del ensayo. Apunta qué variable se quería medir y dónde aparece su resultado en la plataforma. Puede haber un panel que resuma los ensayos de varios proyectos, un fichero por prueba o una vista que aplique filtros. Anota qué prueba, versión y fechas corresponden a tu proyecto antes de elegir qué exportar.
El Reglamento de informes motivados prevé un informe técnico que califique las actividades e identifique los gastos e inversiones asociados, en el ámbito de su artículo 5.3. La exportación es documentación de trabajo que puede ayudar a explicar qué se hizo. Conservarla con sus referencias permite volver a la prueba cuando alguien necesite aclarar cómo se obtuvo un dato.
Guarda también la información necesaria para leer el archivo
Pide al equipo que descargue los registros originales a los que pueda acceder conforme al servicio. Guarda la configuración o la descripción de los campos si está disponible. Es especialmente útil dejar claro qué unidades aparecen en cada columna y qué período incluye el fichero. Si una parte del resultado depende de un filtro, conserva su descripción y el dato anterior al filtro cuando el servicio permita obtenerlo.
| Lo que muestra la plataforma | Qué te interesa poder reproducir fuera | |
|---|---|
| Una gráfica con mediciones agregadas | Qué datos y qué intervalo aparecen en el resumen | |
| Un fichero por cada prueba | Qué equipo, proyecto y versión corresponden a ese archivo | |
| Un estado que cambia al actualizar el panel | En qué fecha y con qué configuración se hizo la lectura | |
| Una referencia al servicio contratado | Qué ensayo y qué concepto se pueden relacionar con ese soporte | |
Si el proveedor ofrece una exportación pero el equipo no sabe qué campos se conservan, comenta con Alexis qué dato del ensayo necesitas poder reconstruir. Así puedes priorizar la documentación que da sentido al fichero antes de que se cierre la cuenta.
El gráfico se descarga y la unidad de medida no aparece
Ejemplo ilustrativo. Un equipo obtiene una imagen del panel y una tabla con los valores originales. Al abrir la tabla fuera del servicio, ve una columna llamada «resultado». El fichero no dice qué unidad utilizó la aplicación ni qué versión del ensayo se mostró en el gráfico.
Antes de perder acceso, el equipo consulta la configuración y guarda una explicación de la unidad, la versión y el intervalo. Abre después la exportación en su entorno de trabajo y relaciona unas filas con la prueba identificada. La gráfica queda vinculada a su soporte y a la fecha de la lectura.
Cuando otra persona revisa el proyecto, puede entender de qué ensayo proceden los valores y qué configuración se utilizó. Si el proveedor no puede entregar algún campo, el equipo identifica la parte que no puede reconstruir. El expediente puede reflejar esa limitación en lugar de presentar toda la prueba como completamente reproducible.
Relaciona la prueba con lo que pagaste por el servicio
El artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades exige, para los gastos de I+D que describe, relación directa con la actividad, aplicación efectiva e individualización por proyectos. Una factura de acceso a una herramienta puede abarcar varios usos. Conserva por separado el soporte del coste y las referencias que muestran qué uso tuvo el servicio para el ensayo. Si no puedes separar con claridad los usos, anota qué falta por justificar antes de formular una conclusión fiscal.
Deja a mano un archivo breve que indique dónde abrir los datos y qué versión se usó para verificarlos. Si el programa de lectura también depende de una suscripción, comprueba si el equipo puede acceder por otro medio que ya tenga disponible. Señala cualquier dependencia que siga abierta.
Para valorar la documentación de una operación puedes consultar la guía fiscal de la actividad empresarial. Si el cierre del servicio está próximo, indica a Alexis qué resultados están todavía dentro de la plataforma y cuáles puedes verificar ya fuera.
Fuentes oficiales
Ley del Impuesto sobre Sociedades, artículo 35.1.b (BOE) y Real Decreto 1432/2003, artículo 5.3 (BOE).