Tu cliente devuelve una factura porque el número de pedido no coincide. ¿Toca emitir otra? Empieza por identificar qué falla. Si el encargo, el importe y el cliente son correctos, puede bastar con que compras asocie la factura al pedido adecuado. Si el aviso revela un error en un dato exigido por el reglamento, tendrás que revisar cómo rectificar la factura ya expedida.
Esta comprobación también te servirá si estás cambiando de programa de facturación. Cuando cada documento tiene su propia referencia, un aviso del portal de compras resulta más fácil de entender y de resolver.
Localiza la factura y el pedido que espera el cliente
Abre la factura que realmente enviaste. Apunta su número y serie, si la tiene, y localiza la confirmación del pedido o la instrucción escrita que te dio compras. Si el cliente te mandó varios códigos, pregunta cuál corresponde al trabajo facturado. Un presupuesto aprobado, un albarán y un pedido pueden tener referencias distintas dentro de la misma operación.
El número y, cuando proceda, la serie forman parte del contenido de la factura. El artículo 6 del reglamento admite menciones adicionales y deja a salvo las que puedan ser obligatorias a otros efectos. La referencia interna del pedido no aparece en la lista general del artículo 6. Puede importar para que el cliente tramite el pago o porque la habéis pactado en el encargo.
Lee qué rechaza compras antes de volver a enviar el archivo
Pregunta si el portal devuelve la factura por falta de coincidencia en un campo o si el equipo de compras ha detectado una diferencia en el encargo. Guarda el aviso con la factura a la que se refiere. Un mensaje corto puede quedarse en «pedido incorrecto» aunque el problema sea que se ha seleccionado otra empresa del grupo o que la cantidad facturada supera lo autorizado.
| Lo que encuentras | Qué puedes comprobar a continuación |
|---|---|
| Se tecleó mal el código en el portal | Pregunta si compras puede asociar la factura existente al pedido correcto. |
| La factura muestra otro pedido del mismo cliente | Conserva la versión enviada y confirma el procedimiento que el cliente admite para aclarar la referencia. |
| El pedido identifica un destinatario distinto | Vuelve al acuerdo y a la entrega para determinar quién contrató antes de modificar datos fiscales. |
| Importe o servicio distintos de los acordados | Concreta qué operación se realizó y revisa si procede rectificar la factura. |
Si el mensaje de compras mezcla pedido, destinatario e importe, cuéntale a Alexis qué dato difiere entre la factura y el pedido. Para empezar sirve una descripción sin adjuntar facturas de terceros por WhatsApp.
El pedido pertenece a otro encargo del mismo cliente
Supuesto ilustrativo. Un diseñador entrega los cambios de una web y expide la factura al cliente que aprobó el trabajo. Cuando la carga en el portal, selecciona por error un pedido anterior de ese mismo cliente. El portal le devuelve el envío.
Al comparar los documentos encuentra que el pedido correcto cubre los cambios de la web. La referencia equivocada figura solo en el campo de carga del portal. El destinatario, los trabajos descritos y el importe de la factura corresponden al encargo correcto.
Compras confirma en este ejemplo que puede volver a recibir la misma factura con la referencia bien asignada. El diseñador conserva la factura enviada y anota la confirmación junto al acuse del reenvío. Eso permite localizar el documento que sigue pendiente de cobro sin crear una segunda factura por el mismo trabajo.
Si hay un dato exigido incorrecto, revisa la rectificación
Si la factura original incumple algún requisito de los artículos 6 o 7, el artículo 15.1 prevé la expedición de una factura rectificativa, con la salvedad de su apartado 6. La rectificación se realiza mediante una nueva factura que identifica la rectificada, con las excepciones previstas en el propio artículo. Esa vía tiene sentido cuando el error afecta a la factura y procede rectificarla.
Para futuras entregas, reserva un campo propio para el número de pedido en el programa o en la ficha del cliente. Antes de la primera emisión, confirma quién revisa ese dato y de dónde se toma. En la guía de facturación para autónomos puedes revisar los demás datos de la factura.
Si ya expediste la factura y el cliente pide una nueva, cuéntale a Alexis qué enviaste y qué cambio te pide el equipo de compras. Incluye si el aviso afecta al pedido, al destinatario o al trabajo descrito.
Fuentes oficiales
Reglamento de las obligaciones de facturación, artículos 6 y 15. El procedimiento del portal de compras depende del cliente y de lo acordado para ese encargo.