Tu programa acaba de importar dos extractos bancarios que incluyen parte del mismo mes. ¿Cómo distingues un apunte duplicado de dos cargos reales? Coteja el intervalo de cada fichero con el extracto original de la cuenta. Busca referencias bancarias y comprueba cuántas veces se produjo el movimiento. Solo corrige la importación después de identificar los apuntes añadidos de más y revisar si alguno ya estaba conciliado. Dos pagos iguales pueden corresponder a compras distintas.
Encuentra la parte común de los archivos
Abre los ficheros de origen antes de tocar el listado del programa. Revisa la cuenta y el período de cada exportación. Puedes tener un fichero mensual y otro descargado a mitad de semana que empieza antes de terminar el mes. Identifica el intervalo que ambos incluyen y acota la revisión a esa parte. Las líneas que están fuera de la intersección también ayudan a situar dónde empezó la segunda importación.
Anota el nombre y la fecha de cada descarga. Si el programa muestra un lote de importación, guarda su referencia. Este dato permite saber qué líneas llegaron de cada fichero cuando en pantalla solo aparece una larga relación de cargos y abonos. Conserva los archivos tal como los descargaste para poder repetir el contraste.
Usa el extracto como prueba de cuántos cargos hubo
El Banco de España explica que el extracto recoge la fecha, el concepto y el importe de los pagos realizados o recibidos. Si tu banco muestra una referencia para cada apunte, úsala junto con esos campos. Una misma referencia en los dos archivos puede ayudarte a reconocer el movimiento que ya estaba incluido. Cuando falten referencias, vuelve al extracto y verifica si aparecen una o dos líneas.
| Qué encuentras en el cotejo | Qué conviene revisar | |
|---|---|
| Una operación del banco aparece en los dos ficheros | Si el programa incorporó dos filas para el mismo movimiento | |
| Hay dos cargos con la misma fecha e importe | Si el banco los muestra como dos operaciones y cómo distingue sus referencias | |
| Una fila repetida está conciliada y la otra sigue abierta | Qué vínculo conservar antes de revertir la importación sobrante | |
| El saldo ya difería antes de la segunda descarga | Si hay una incidencia anterior al solapamiento que requiere revisión separada | |
Si el programa marcó como pendiente un cargo que ya tenías conciliado, explica a Alexis qué fichero introdujo la segunda fila. La referencia del lote permite investigar la duplicación sin empezar de cero.
Tres filas en el programa y dos cargos en la cuenta
Supuesto ilustrativo. Un comercio importa el extracto mensual y unos días después incorpora otro archivo que incluye los últimos días de ese mismo mes. En el programa encuentra tres cargos iguales del mismo proveedor. Dos ya aparecían en el primer fichero y el tercero llegó en el segundo.
El extracto de la cuenta muestra dos operaciones. La referencia bancaria de una aparece en las dos exportaciones. La otra corresponde a un cargo independiente, aunque el importe y el proveedor coinciden. El comercio conserva las dos operaciones del extracto y localiza en qué lote entró la fila repetida.
Cuando comprueba qué fila tiene la conciliación que ya estaba hecha, corrige la importación duplicada y revisa el tramo afectado. El saldo del período vuelve a concordar con el extracto, y la compra del segundo cargo sigue en la contabilidad. El resultado se puede comprobar porque quedan los ficheros de origen y la referencia del movimiento que entró dos veces.
Repite el cruce en el tramo que has corregido
Antes de dar por cerrado el ajuste, revisa los movimientos de ese intervalo en orden. Comprueba que cada línea legítima sigue registrada y que las referencias enlazadas a facturas o pagos permanecen donde corresponden. Si aparece una diferencia, compara el saldo anterior y el final del tramo con los del extracto. Una corrección que iguala un total puede seguir dejando dos cargos aplicados a facturas equivocadas.
Registra qué lote se revisó, qué apuntes se corrigieron y qué comparación permitió resolverlo. Puedes usar la guía de contabilidad de la empresa para situar esta tarea en el cierre. Si tienes dos exportaciones que se pisan y no puedes aislar la repetición, cuéntale a Alexis qué días comparten los extractos y qué fila quedó conciliada.
Fuentes oficiales
Banco de España, información que facilita tu entidad sobre la cuenta.