Gestión del Modelo 145 en 2026: Obligaciones y Ajustes de Nómina

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Respuesta corta: El Modelo 145 permite al trabajador comunicar su situación familiar para ajustar las retenciones de IRPF a su capacidad económica real. En 2026, es obligatorio presentarlo al inicio del contrato, cada enero o ante cambios personales. Su omisión puede acarrear sanciones de la AEAT de entre el 35% y el 150% de las cantidades no retenidas.

• Obligación: El trabajador debe comunicar su situación personal y familiar mediante el Modelo 145 para que la empresa calcule correctamente su retención de IRPF.
• Plazo general: Se debe presentar al inicio de la relación laboral y cada mes de enero, o cuando existan variaciones relevantes en la situación del perceptor.
• Responsabilidad: El trabajador es el único responsable de la veracidad de los datos. La empresa se limita a aplicar el cálculo basado en la información recibida.
• Riesgo fiscal: Omitir datos que supongan una retención menor puede acarrear sanciones de la AEAT al trabajador (entre el 35% y el 150% de lo no retenido).
• Siguiente paso: Revisar la situación familiar actual (hijos, ascendientes a cargo o discapacidad) y entregar el modelo firmado al departamento de RR.HH. antes de la próxima nómina.

El Modelo 145 es el documento administrativo mediante el cual el empleado comunica al pagador (empresa) su situación personal y familiar. En el contexto de 2026, con un marco normativo que sigue exigiendo una precisión técnica absoluta en el cálculo de las retenciones a cuenta del IRPF, este documento se mantiene como el eje central de la relación fiscal entre trabajador y empleador. Como asesores, observamos que gran parte de los desajustes en la Declaración de la Renta anual derivan de una cumplimentación negligente o desfasada de este formulario.

¿Qué es el Modelo 145 y por qué es crítico en 2026?

Legalmente, el Modelo 145 es la materialización de lo dispuesto en el Artículo 88 del Reglamento del IRPF. Su función no es otra que permitir que la empresa, actuando como retenedora obligada por ley, pueda aplicar los mínimos por descendientes, ascendientes y discapacidad, así como otras deducciones estatales que afectan directamente al tipo de retención mensual. El sistema de retenciones español es un sistema de «pago a cuenta» progresivo; si los datos del Modelo 145 son incorrectos, el tipo de retención aplicado no será el adecuado a la capacidad económica real del contribuyente.

En 2026, la correcta comunicación de estos datos es vital. Un error en la comunicación no solo desajusta el flujo de caja mensual del trabajador, sino que puede generar una deuda inesperada con la Agencia Tributaria al realizar la Declaración de la Renta en el ejercicio siguiente. Además, con la digitalización de los procesos de la AEAT, el cruce de datos entre el Modelo 190 (resumen anual de retenciones de la empresa) y los datos fiscales del trabajador es instantáneo, lo que eleva el riesgo de requerimientos por discrepancias.

A quién afecta la obligación de comunicación

La obligación de comunicar los datos recae sobre cualquier perceptor de rendimientos del trabajo. Esto incluye:

• Trabajadores por cuenta ajena con contrato indefinido, temporal o de formación.
• Pensionistas y perceptores de prestaciones por desempleo (quienes deben comunicar variaciones a la Seguridad Social o al SEPE).
• Consejeros y administradores de entidades.
• Perceptores de haberes pasivos.

Marco Normativo: El sustento legal de la retención

El sistema de retenciones en España se erige sobre pilares normativos estrictos que definen no solo la cuantía, sino el procedimiento administrativo. Como expertos fiscales, nos remitimos siempre a la base:

• Ley 35/2006 (LIRPF): Establece en sus artículos 99 y siguientes la obligación de retener e ingresar a cuenta.
• Real Decreto 439/2007 (RIRPF): Los artículos 80 a 89 regulan detalladamente el procedimiento para determinar el importe de la retención. Especialmente relevante es el artículo 88.1, que prescribe que los contribuyentes «deberán comunicar al pagador las circunstancias personales y familiares que influyan en la determinación del tipo de retención».
• Orden HAC/1177/2024: (O la normativa vigente en 2026) que aprueba los modelos de declaración y los algoritmos de cálculo.

Tabla Técnica: Variaciones y su Impacto en el Neto

A continuación, presentamos una tabla de referencia para departamentos de RR.HH. y trabajadores sobre cómo gestionar los supuestos más comunes en 2026:

Supuesto de hecho	Plazo de comunicación	Impacto en la retención	Documentación Soporte
Nacimiento o adopción	10 días desde el hecho	Disminución del tipo	Libro de familia / DNI
Matrimonio (Cónyuge <1.500€)	Antes de la próxima nómina	Disminución del tipo	Certificado matrimonio
Divorcio o separación	Antes de enero o inmediato	Aumento del tipo (generalmente)	Sentencia judicial
Grado discapacidad ≥33%	Inmediato	Disminución significativa	Certificado Oficial CCAA
Movilidad Geográfica	Al inicio del contrato	Reducción base imponible	Certificado empadronamiento
Ascendiente a cargo	Enero del ejercicio	Disminución del tipo	Certificado convivencia

Análisis Técnico de los Bloques del Modelo 145

Para evitar errores de interpretación, desglosamos la lógica fiscal de cada apartado del formulario oficial:

Bloque 1: Datos del perceptor y situación familiar

Este bloque determina el mínimo personal. El contribuyente debe encuadrarse en una de estas tres situaciones:

• Situación 1: Soltero, viudo, divorciado o separado legalmente con hijos menores de 18 años o mayores incapacitados que convivan exclusivamente con él (unidades monoparentales).
• Situación 2: Casado y no separado legalmente cuyo cónyuge no obtiene rentas superiores a 1.500 euros anuales (excluidas las exentas). Esta situación permite una reducción adicional en el cálculo de la retención.
• Situación 3: Cualquier otra situación distinta de las anteriores (ej. soltero sin hijos, casado con cónyuge que trabaja, etc.). Es la opción por defecto.

Bloque 2: Hijos y otros descendientes

Se incluyen hijos, nietos o bisnietos menores de 25 años que convivan con el trabajador y no tengan rentas anuales superiores a 8.000 euros. Ojo: Si el hijo tiene una discapacidad, no opera el límite de edad de 25 años. Es fundamental marcar si los hijos conviven solo con el declarante o con ambos progenitores por mitades, ya que esto divide el mínimo por descendientes al 50%.

Bloque 3: Ascendientes

Padres, abuelos, etc., mayores de 65 años que convivan con el trabajador al menos la mitad del año y no tengan rentas superiores a 8.000 euros. Si el ascendiente tiene discapacidad, se puede incluir aunque sea menor de 65 años.

Bloque 6: Pagos por préstamos para vivienda habitual

Este apartado causa confusión recurrente. Solo deben marcarlo aquellos trabajadores que adquirieron su vivienda habitual mediante préstamo hipotecario antes del 1 de enero de 2013 y que tengan derecho a la deducción por inversión en vivienda habitual en el régimen transitorio. Marcar esta casilla reduce en dos puntos porcentuales el tipo de retención (con ciertos límites de base imponible).

Caso Práctico: El impacto del segundo hijo en 2026

Consideremos a Elena, ingeniera con un salario bruto anual de 42.000 euros. En mayo de 2026, Elena tiene su segundo hijo.

Escenario A (Sin actualizar Modelo 145): Elena sigue reteniendo un 18,5%. Su salario neto mensual es de aproximadamente 2.550 euros. Al hacer la renta en 2027, Hacienda le devolverá el exceso pagado, pero habrá perdido liquidez mensual durante 7 meses.

Escenario B (Actualizando Modelo 145): Elena entrega el modelo 145 indicando el nuevo descendiente. Su mínimo por descendientes aumenta. El programa de nómina recalcula el tipo, que baja al 17,2%. Su neto aumenta a 2.600 euros aproximadamente. Elena dispone de 50 euros más al mes para los gastos derivados del nuevo hijo.

Nota: Las cifras son simulaciones pedagógicas basadas en el algoritmo de retenciones previsto para 2026.

Responsabilidad y Sanciones: El papel de la AEAT

Es un error común pensar que la empresa es responsable si la retención es baja. El artículo 205 de la Ley General Tributaria tipifica como infracción grave el hecho de no comunicar datos o comunicar datos falsos, incompletos o inexactos al pagador de rentas sometidas a retención.

Si el trabajador marca que su cónyuge no gana más de 1.500€ cuando sí lo hace, está provocando una retención menor. La sanción puede oscilar entre el 35% y el 150% de la cantidad que se hubiera dejado de retener. La empresa queda eximida de responsabilidad siempre que haya aplicado el cálculo en base al Modelo 145 firmado que tiene en su archivo.

Checklist de revisión para el cierre de ejercicio

Desde Taxea Strategies recomendamos a nuestros clientes (empresas) realizar una campaña de actualización cada mes de diciembre/enero con los siguientes puntos:

• Solicitar firma (física o digital certificada) de todos los empleados, aunque no haya cambios.
• Verificar que los hijos que han cumplido 25 años en el ejercicio actual desaparezcan del modelo para el año siguiente.
• Confirmar que los certificados de discapacidad aportados siguen vigentes y no han caducado.
• Asegurarse de que el domicilio fiscal comunicado coincide con el que consta en el sistema de nóminas para evitar errores en el Modelo 190.

Conclusión: Un documento vivo

El Modelo 145 no es un trámite estático de contratación. Es una declaración responsable que protege la salud financiera del trabajador y la seguridad jurídica de la empresa. En un entorno fiscal tan dinámico como el de 2026, la proactividad en la comunicación de variaciones es la mejor estrategia para evitar sorpresas en la campaña de Renta y posibles sanciones administrativas.