Tu programa asigna una referencia interna a una compra, pero la factura del proveedor tiene otro número. ¿Cuál debes identificar al llevar el libro de facturas recibidas mediante el SII? El Reglamento del IVA exige el número y, en su caso, la serie que figuran en la factura, en sustitución del número de recepción utilizado fuera de ese sistema.
Puedes necesitar una referencia interna para organizar el trabajo. Lo que debes comprobar es que no ocupe por error el lugar del dato del proveedor. Esta guía trata la identificación de una factura recibida ordinaria; no determina el derecho a deducir su cuota ni cómo resolver un registro ya enviado con errores.
El código de la compra y el número del proveedor no coinciden
Supuesto ilustrativo: un comercio recibe una factura de embalajes y su aplicación le asigna una referencia de compra. La persona que prepara la información para el SII ve esa referencia destacada en la ficha, mientras que el documento original muestra la serie y número del proveedor.
Antes de utilizar el dato de la ficha, compara qué campo contiene cada referencia y cuál se trasladará al registro. El razonamiento es que un identificador creado para organizar compras no pasa a ser el número de la factura expedida por el proveedor. Debe poder relacionar ambas referencias sin intercambiarlas.
La comprobación permite preparar el dato del documento original y conservar la referencia interna para localizar la compra. Si la aplicación no muestra qué información utiliza, pide al proveedor del programa una explicación de esa configuración antes de darla por correcta.
El caso no acredita el funcionamiento de un producto real ni afirma que se haya presentado el registro. Tampoco describe una importación, un asiento resumen o una corrección de una factura: esas situaciones necesitan sus comprobaciones específicas.
La regla del libro llevado a través de la sede es específica
El artículo 64.4 del Reglamento del IVA diferencia la información de las facturas recibidas para quienes llevan ese libro por la sede electrónica conforme al artículo 62.6. En ese ámbito, el número y la serie de la factura sustituyen al número de recepción.
Por eso no conviene trasladar sin revisar una columna diseñada para otro circuito. El título «número» en una hoja de cálculo puede referirse a un asiento, una entrada de archivo o una factura del proveedor. Mira qué representa el contenido y de dónde se ha obtenido.
El Reglamento de facturación incluye número y, en su caso, serie entre los datos de la factura. Utiliza el documento recibido para identificar esa referencia, no una estimación basada en el orden en que has contabilizado las compras.
Si el documento es poco legible o no reconoces su numeración, pide aclaración al emisor. Añadir un código inventado para completar el campo no resuelve esa falta de información. Conserva la respuesta relacionada con el documento al que se refiere.
Mantén las referencias relacionadas en tu control de compras
| Referencia | Qué debes reconocer |
|---|---|
| Número y serie de la factura | La referencia que figura en el documento del proveedor |
| Número de recepción o código de compra | La identificación interna que usa tu circuito |
| Referencia del asiento contable | El registro en el que se ha reflejado la operación |
La tabla no exige que todas las aplicaciones utilicen esos tres campos. Distingue sus funciones para que puedas interpretar los que realmente aparecen en tu programa. Una búsqueda por referencia interna puede ser útil, siempre que permita volver a la factura correcta y reconocer su número.
Conserva también la identificación del proveedor y la fecha del documento. Que dos proveedores utilicen una numeración parecida no convierte sus facturas en el mismo documento. Evita decidir que una compra está duplicada comparando únicamente una cifra aislada.
Para revisar cómo se ha preparado el dato, muestra a Alexis qué referencia aparece en la factura y cuál utiliza tu control de compras para localizarla.
Comprueba el dato de salida sin alterar la factura
Cuando la información se prepare desde una aplicación o un archivo, revisa qué columna o campo se traslada. Cambiar el nombre de una cabecera no transforma el contenido de las filas. Si el programa hace una conversión, pide que se explique con un documento identificable.
Esta comprobación no autoriza a sobrescribir una factura del proveedor ni decide el procedimiento para corregir datos ya remitidos. Si el error se detecta después de enviar, identifica primero el registro afectado y las instrucciones oficiales aplicables a su corrección.
La guía de facturación sitúa los datos del documento original. Puedes relacionarlos con el impuesto en la guía de IVA repercutido y soportado. Para aclarar una confusión de referencias, consulta con Alexis qué identificación necesita revisar tu circuito de facturas recibidas antes de continuar.