En la primera sede lo llamaban E-14; en la segunda figura como LAB-06. Si los dos códigos corresponden al mismo equipo de I+D, ¿cómo puedes demostrar qué ensayos hizo antes y después del traslado? Empieza por reunir la identificación física del equipo, la entrega entre sedes y los partes de ensayo de cada tramo. Deja como pendiente el uso que todavía no puedas asociar al activo y al proyecto.
El cambio de sede puede resultar obvio para el equipo de laboratorio y pasar inadvertido para quien prepara la memoria económica. En el cierre aparecen dos códigos, un solo activo en contabilidad y una semana sin registros. Resolver esa diferencia a tiempo evita que el expediente trate el traslado como una compra nueva o dé por hecho que hubo actividad durante el trayecto.
Comprueba que las dos referencias identifican el mismo bien
Pide al responsable de cada sede la ficha que usaba en el momento del traslado. El número de serie, la etiqueta de inventario y la referencia de inmovilizado son datos distintos. Si uno cambió, conserva el documento que une el código anterior con el nuevo. Si se cambiaron dos módulos de la máquina a la vez, aclara qué componente corresponde a cada registro.
Un parte de transporte demuestra una entrega. Para enlazar los ensayos hace falta, además, que los partes técnicos de cada sede remitan al equipo identificado. Si la nueva sede ya utilizaba un equipo del mismo modelo, el modelo no basta para saber cuál intervino en un ensayo.
Identifica qué trabajo puedes explicar antes y después
Para los gastos de investigación y desarrollo, el artículo 35.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades exige relación directa con la actividad, aplicación efectiva e identificación por proyecto. Por eso, en este expediente interesa conectar cada ensayo con un proyecto y con el equipo que lo realizó. La ubicación ayuda a encontrar el documento, pero no permite deducir el uso sin comprobar qué pasó.
| Documento que tienes | Qué permite comprobar | Qué sigue sin acreditar |
|---|---|---|
| Acta de entrega con número de serie | Qué equipo salió y a cuál sede llegó | El trabajo realizado allí |
| Parte de ensayo con código de equipo y proyecto | Qué actividad se documentó y dónde buscar el resultado | La continuidad durante días sin partes |
| Parte técnico de puesta en marcha tras el traslado | Qué actuaciones se completaron en la nueva sede | La vinculación de esas actuaciones a un proyecto determinado |
Si no encuentras el enlace entre dos códigos, plantea a Alexis qué documentos unen el número de serie con los partes de cada sede. Localizar esa correspondencia puede ahorrar una revisión de todo el inventario cuando la duda se refiere a un solo equipo.
Una semana entre el último ensayo y el siguiente
En un supuesto ilustrativo, un centro tecnológico traslada un equipo óptico en mitad de una campaña. La primera sede conserva el último resultado con el código E-14. El justificante de entrega identifica su número de serie y el parte del primer ensayo en la segunda sede usa LAB-06. Entre esos dos ensayos hay una semana sin partes de uso.
La ficha de recepción une el número de serie y LAB-06. El responsable incorpora esa ficha a los documentos de ambos tramos y señala por separado los días sin prueba de ensayos. Descubre, además, que el primer día en destino se dedicó a la comprobación del equipo y que el parte técnico no identifica proyecto. Lo conserva como prueba de la comprobación, sin convertirlo en parte de ensayo.
Al cerrar la revisión hay dos tramos documentados y un intervalo que queda identificado para comprobar. El resultado práctico es que otra persona puede reproducir el enlace entre la contabilidad y los partes sin asumir que hubo una actividad continua. El ejemplo no calcula una deducción ni determina el tratamiento de los días intermedios.
Entrega la correspondencia junto a la memoria
Para los informes del artículo 2.a) del Real Decreto 1432/2003, su artículo 9.1 exige documentar los gastos e inversiones efectivamente incurridos que pudieran integrar la base de deducción. Si vas a utilizar un informe de ese tipo, identifica por separado el soporte técnico y el rastro de los importes que se revisan. Una referencia cruzada permite que quien lea la memoria encuentre el registro correcto aunque no conozca los nombres internos de cada sede.
Conserva también la fecha en que encontraste el enlace si tuviste que reconstruirlo. En la nota puedes indicar qué documento de la época lo confirma, quién comprobó la ficha y qué fechas siguen abiertas. Una explicación posterior de por qué cambió la etiqueta ayuda a entender la correspondencia; no sustituye el parte que falta.
La guía de impuestos para autónomos sitúa otras obligaciones del negocio. Si el problema de tu centro es un traslado concreto, revisa con Alexis el tramo que sigue sin conciliar en tu expediente de I+D. Empieza por la referencia del activo y por un ejemplo de lo que figura a cada lado del cambio.
Fuentes oficiales
BOE: Ley 27/2014, artículo 35.1 y BOE: Real Decreto 1432/2003, artículos 2 y 9.