La empresa sigue enviando facturas a la dirección del despacho anterior y otras ya llegan al nuevo. ¿Quién registra cada documento durante el traspaso contable? Acordad un punto de entrada a partir del corte y una forma de comprobar si cada factura ya está contabilizada. Conviene fijar también quién revisa lo que llega al buzón antiguo hasta que se cierre la transición.
Acordar que un despacho lleva hasta el cierre de un mes y otro comienza al siguiente resuelve parte del trabajo. Todavía quedan documentos que llegan tarde, abonos relacionados con facturas anteriores y reenvíos que no indican si se han procesado. Dejad ese recorrido por escrito antes de que el cliente cambie su manera de enviar archivos.
Pon por escrito quién recibe y quién registra
La colaboración entre despachos requiere acordar alcance, capacidad, responsabilidades y presupuesto antes del encargo. Para esta parte del trabajo, concretad el buzón o sistema que recibirá las facturas del cliente y la fecha en que comenzará a utilizarlo. Elegid también quién recogerá los documentos que queden en la dirección anterior y qué información acompañará cada remisión.
Designar una entrada principal facilita que el cliente deje de repartir los mensajes. Mientras siga entrando correo en dos sitios, quien remita una factura al nuevo despacho puede acompañarla de su referencia y del estado que conoce. Si ya se contabilizó, interesa el asiento o la referencia del libro correspondiente. Si no se ha comprobado, esa falta de comprobación debe quedar visible para quien recibe el archivo.
Distingue el período de la fecha en que recibiste el archivo
El Código de Comercio exige al empresario una contabilidad ordenada que permita seguir cronológicamente sus operaciones. En un cambio de despacho, el día en que entró un correo es una pista para encontrarlo. Para decidir quién lo revisará, usad el período acordado, la documentación de la operación y el estado del registro.
| Qué llega durante el cambio | Qué debería acompañar el documento |
|---|---|
| Copia de una factura ya contabilizada | Referencia del asiento y aviso de que se entrega como soporte |
| Factura anterior al corte sin constancia de registro | Identificación del período y señal de revisión pendiente |
| Abono que corrige una factura del tramo anterior | Referencias del abono y de la factura que relaciona |
| Factura enviada a los dos buzones | Una única persona comprueba el libro antes de darla por recibida para registro |
Un mensaje marcado como leído no acredita el registro. Si el nuevo despacho recibe un documento sin estado y encuentra otro de la misma empresa con el mismo importe, compara proveedor, número y fecha antes de decidir. La igualdad de importes puede darse en dos facturas diferentes.
Una factura reenviada puede tener ya su asiento
En un supuesto ilustrativo, el despacho anterior registra una factura de mantenimiento al cerrar el mes. El cliente, al recibir la nueva dirección de correo, vuelve a enviar el PDF y lo mete en la carpeta del mes siguiente junto con otras facturas. El nuevo despacho no puede saber por ese correo si el anterior llegó a anotarla.
Antes de incorporarla, coteja el proveedor y el número de factura con el listado que recibió del despacho anterior. Allí aparece el asiento y el documento coincide. Conserva el PDF como respaldo vinculado a esa referencia y deja constancia de que comprobó el reenvío. Si faltara el listado, quedaría por resolver una factura concreta, identificada por sus datos, en vez de una petición imprecisa sobre todo el mes.
El acuerdo funciona si, al revisar ese documento después, ambos equipos pueden indicar dónde se registró y por qué apareció también en el otro buzón.
Si al comprobar una factura descubrís que el abono llegó solo al buzón antiguo, dejad constancia de quién lo asumió y qué factura debe poder localizar. Si falta una copia legible o el número coincide con el de otro proveedor, la incidencia sigue abierta hasta despejar esa duda. Un documento pendiente puede cruzar la fecha acordada de traspaso sin cambiar por eso el responsable que ambos despachos designaron.
Cierra el buzón anterior con una comprobación acotada
Antes de dejar de recoger documentos de la dirección antigua, confirmad con el cliente cuál será su canal habitual y qué asuntos siguen abiertos. Interesa acordar quién responderá si llega un último abono, un duplicado o una factura de un período ya entregado. La lista de incidencias del traspaso puede quedarse abierta hasta que se resuelva cada documento concreto.
En Colabora con Taxea puedes valorar con el despacho un traspaso que todavía recibe facturas por dos canales. Para explicar el encargo bastan la fecha de corte, los canales que se usaban y un ejemplo sin datos de clientes. Si el punto de conflicto es quién revisará los reenvíos, comenta con Alexis cómo vais a identificar los documentos ya registrados y los que aún requieren revisión.