Termina un encuentro con clientes y queda una caja de obsequios junto a la puerta. Al día siguiente llega la factura de todo el lote. ¿Cómo explicas qué se repartió, qué volvió al almacén y qué se devolvió al proveedor? Empieza por el albarán y el recuento del equipo. Relaciona cada movimiento con la factura y deja sin cerrar la parte que todavía no puedas comprobar.
Comprueba qué operaciones describe la factura
El Reglamento de facturación incluye la descripción de las operaciones entre los datos de una factura completa. Si la factura reúne el montaje del encuentro y el material que se entregó, localiza cómo se describe cada servicio o artículo. Guarda también el pedido o presupuesto que pueda ayudarte a identificar la partida del lote.
Contrasta esa partida con el albarán. El pedido dice qué esperabas recibir, mientras que el albarán y el recuento permiten investigar qué llegó. Si alguien anotó una falta de unidades o una sustitución en la recepción, conserva esa observación con la fecha y el documento al que se refiere.
Sigue el material que salió de la sala
Pregunta quién recogió el material al terminar y a dónde llevó lo que sobró. Una caja que vuelve al almacén de la empresa y una caja que recoge el proveedor tienen recorridos distintos. Si todavía nadie ha comprobado qué pasó con ella, señala el hueco en vez de atribuirla por memoria a uno de los dos destinos.
| Dato que necesitas | Evidencia que puedes buscar |
|---|---|
| Material que llegó | Albarán y recuento en la recepción |
| Material entregado durante el encuentro | Recuento o registro de salida del equipo |
| Material que volvió al almacén | Anotación del recuento al recoger el encuentro |
| Material devuelto al proveedor | Prueba de recogida y documento de ajuste, cuando corresponda |
Si hubo más de una caja o dos tipos de obsequio, identifica cada lote antes de comparar totales. Una nota que solo diga «sobraron varios» puede servir para recordar la incidencia, pero necesitarás más detalle si quieres relacionarla con una línea de la factura.
Una caja que volvió sin repartir
Ejemplo ilustrativo. Una empresa organiza una presentación y recibe la factura del material que solicitó para los asistentes. Al recoger la sala, el equipo encuentra una caja sin abrir y la lleva al almacén. Otra persona cree que la recogió el proveedor y espera que llegue un ajuste de la factura.
La responsable consulta el albarán y habla con quien cerró la sala. Comprueba la entrada de la caja en el almacén y pide que anoten el lote y la fecha. Solo después pregunta al proveedor si existe otra devolución pendiente. La caja almacenada queda identificada con su destino comprobado.
Así puede explicar por qué una parte del material comprado no salió del encuentro hacia los asistentes. Todavía falta confirmar si hubo una devolución distinta. Si estás revisando una situación parecida, revisa con Alexis qué parte de la factura sigue sin un destino comprobado.
Cierra el recuento antes de revisar el gasto
El artículo 15.e de la Ley del Impuesto sobre Sociedades menciona por separado las atenciones a clientes o proveedores y los gastos para promocionar bienes o servicios. Antes de revisar esa cuestión, guarda el programa del encuentro, qué material se encargó y qué se hizo con él. Que se haya comprado para un acto no te dice por sí solo qué parte se utilizó allí.
Si llega un documento del proveedor después del encuentro, relaciona la fecha y la partida con la recogida que figure en tu seguimiento. Si el material continúa guardado para otra ocasión, conserva la anotación de su ubicación. Si tienes que explicar el recuento a alguien que no asistió al encuentro, indica quién comprobó cada movimiento. Un inventario posterior puede aclarar dónde quedó una caja, pero resulta más fácil relacionarla con el evento si conserva la referencia del albarán que la acompañaba.
Distinguir esos resultados ayuda a preparar una consulta sin presentar todos los sobrantes como devueltos.
Para ordenar otros documentos del negocio puedes consultar la guía fiscal de Taxea para la actividad. Para el expediente del encuentro, comenta con Alexis el recuento, la factura y los documentos de devolución. Empieza por lo que pudiste comprobar y señala las unidades cuyo destino aún necesita aclaración.
Fuentes oficiales
BOE, Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades, artículo 15.e y BOE, Reglamento de facturación, artículo 6.1.f.