La factura de sonido de tu festival incluye la edición que acaba de celebrarse y otro evento de la misma entidad. ¿Cómo la preparas para justificar la ayuda del ICAA? Pide al proveedor que detalle los servicios y su importe por evento. Después identifica qué líneas corresponden al festival subvencionado y enlázalas con el pago. Si la documentación disponible no permite separar ambos trabajos, deja esa partida pendiente de aclaración.
La cuenta justificativa debe permitir que otra persona siga la relación entre la edición, el servicio y el pago. Un cuadro interno ayuda a explicarla cuando conserva la referencia de los documentos de origen.
Un montaje compartido entre dos actividades
En un caso ilustrativo, la empresa de sonido atiende una proyección del festival y una gala ajena a la edición durante el mismo fin de semana. La factura engloba el alquiler de equipos y la asistencia de personal, sin indicar cuánto corresponde a cada actividad.
La organización solicita que se aclare qué equipo y qué asistencia se asignaron a la proyección. Con el desglose recibido compara esa parte con la orden de trabajo y la deja vinculada a la factura original. La gala queda identificada como otra actividad en el cuadro.
Al revisar el expediente, una persona puede localizar la línea de la proyección y entender por qué su importe difiere del total de la factura. Si el proveedor solo confirma que acudió a ambos eventos pero no puede detallar los importes, queda pendiente aclarar la asignación antes de usarla.
Localiza qué servicio corresponde a la edición
Abre la factura, el presupuesto aceptado y el programa del festival. Busca qué fechas y espacios cubrió el proveedor, qué equipos o personal aportó y quién recibió el servicio. A veces el concepto de la factura solo dice «servicios técnicos» y el presupuesto contiene el detalle necesario para identificar la edición.
El artículo 6 de las bases de estas ayudas vincula el gasto a la edición para la que se pide la ayuda y exige que sea necesario para el festival o certamen. El extracto de la convocatoria de 2026 recoge esa vinculación con la edición celebrada en ese año. La modificación publicada en abril forma parte de la documentación de la convocatoria que conviene conservar con el expediente.
Cuándo basta el desglose y cuándo falta una prueba
Si cada línea indica qué servicio se prestó y para qué evento, conserva el detalle de la factura tal como se emitió. Puedes añadir en tu relación de gastos el programa, el presupuesto o la orden de trabajo que permite localizar esa actuación.
| Documentación disponible | Comprobación antes de incorporarla |
|---|---|
| Líneas separadas por evento | Vincula cada línea incluida con el programa y el documento de pago. |
| Importe global con un presupuesto previo desglosado | Comprueba que la factura cubre ese mismo alcance y pide confirmación si cambió. |
| Importe global y alcance indeterminado | Pide al proveedor que identifique servicio, edición e importe antes de asignar la partida. |
Si el programa cambió y hubo menos servicios de los previstos, compara la factura con el encargo finalmente ejecutado. Un reparto por mitades puede parecer cómodo. Lo que hace útil el desglose es poder reconstruir qué trabajo y qué importe pertenecen a la edición.
Relaciona el servicio con el pago que lo cubrió
Las bases exigen incluir las facturas o documentos equivalentes y sus justificantes de pago en la cuenta justificativa. Si abonaste la factura entera con una transferencia, conserva el movimiento completo e indica en la relación qué parte del documento corresponde a la edición. Si el proveedor hizo un abono posterior, guarda ese documento y revisa cómo afecta a la partida que estás justificando.
Si la organización pagó la factura en varios movimientos, anota la fecha y la referencia de cada uno. Pide a quien lleva la tesorería que confirme si todos corresponden a ese documento y conserva el importe total. Una suma que no coincide con la factura merece aclararse antes de llevarla al expediente.
Si estás reuniendo las facturas, pide a Alexis que revise cómo enlazar el servicio y el pago. La guía sobre la concesión de festivales del ICAA explica la fase anterior. Con el expediente abierto, consulta con Alexis la factura que agrupa actividades de dos eventos.